House of Resources Rhein-Main integriert Podio
Organisation / Auftraggeber
Das House of Resources Rhein-Main ist ein Angebot für Initiativen, migrantische Organisationen und Vereine im Rhein-Main-Gebiet.
Bürgerschaftliches Engagement leistet einen wichtigen Beitrag zur Gestaltung einer offenen, diversen Gesellschaft. Das House of Resources Rhein-Main unterstützt diese ehrenamtliche Arbeit, damit diese gestärkt und weiterentwickelt werden kann. Darüber hinaus werden Initiativen bei der Gründung eines Vereins begleitet.
Ausgangssituation / Basis
Die Schwerpunkte der Arbeit vom House of Resources Rhein-Main liegt in der Professionalisierung der ehrenamtlichen Arbeit durch Beratung, Schulung, Planung und Umsetzung von Projekten Dazu kommt die Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von eigenen Veranstaltungen. Darüber hinaus bietet das House of Resources Rhein-Main eine Plattform für Austausch und Vernetzung.
All diese Aufgaben bedeuten einen großen Verwaltungsaufwand. In der Vergangenheit wurde die Übersicht über die Zusammenhänge mit digitalen Listen realisiert. Die Grenzen vom alten noch recht analogen System waren erreicht. Eine digitale Lösung, die die Vernetzung von Daten und den Zugriff für die Mitarbeiter in Echtzeit ermöglicht, war das Ziel.
Herausforderung / Aufgabe
Mit dem erweiterten Podio Workspace und App – Paket von den Kollaborateuren, welches für das BamF in Zusammenarbeit mit dem House of Resources Berlin erarbeitet wurde, gab es eine sehr solide Ausgangsbasis. Eine Reihe von Funktionen standen mit den konzipierten Workspaces in Podio zur Verfügung. Da jeder Standort aber andere Organisationsabläufe inne hat, mussten die Prozesse noch an die Strukturen des Standortes Rhein-Main angepasst werden.
Lösung / Umsetzung
Per Webmeeting wurden zunächst die notwendigen Anpassungen besprochen. Durch die Vorstellung der spezifischen Arbeitsweise der Mitarbeiter vom House of Resources Rhein-Main konnten die Kollaborateure sich ein Bild von den notwendigen Strukturen und Funktionen machen.
Die Anpassungen in den Apps in der Podio Arbeitsumgebung wurden im Verlauf immer wieder mit der Projektleitung abgestimmt und freigegeben. Bereits nach wenigen Tagen konnten die Mitarbeiter nach einer ersten kurzen Einschulung anfangen das Programm zu testen und Daten einzugeben. Nach weiteren Anpassungen an die Bedürfnisse der Mitarbeiter wurden Bestandsdaten intergriert und Ansichten für Auswertungen erstellt.
Systeme, die durch Podio ersetzt wurden?
Durch den Einsatz von Podio wurden Excel, externe Kalender und zahlreiche Handzettel abgelöst. Kommunikation wurde vom Medium E-Mail, Telefon und WhatsApp zu Podio verschoben.
Kundenstimme / Zitat
Podio fasst in einem Instrument viele Ebenen der HoR-Arbeit zusammen. Damit hat sich bei uns eine deutliche Vereinfachung ergeben, was das Suchen und Auffinden von Dokumenten zu Vereinen betrifft. Das bisherige Hindurchklicken durch Serverstrukturen entfällt. Beim Aufrufen eines Vereins sind auf einer Seite die wichtigsten Informationen zusammengefasst, sodass alle HoR-Team-Mitglieder auch spontan auf einer guten Wissensgrundlage mit dem Verein interagieren können.
Die digitale Arbeitsweise ermöglicht uns Teamarbeit trotz räumlicher Distanz. Dabei ist der Stand der Dinge für alle im Team sehr transparent. Ein wichtiges Anliegen war für uns auch die Optimierung der Kontaktverwaltung (Newsletterversand, Einladung zu Veranstaltungen). Das ist durch die Verbindung von Mailchimp mit Podio möglich geworden. Weitere Pluspunkte: Veranstaltungsmanagement mit Anmeldung über ein Webformular sowie Professionalisierung des Technik-Verleihs.
Susanne Zastrau, Beramí e. V., Projektleitung „House of Resources Rhein-Main“, September 2020