Kulturbüro Dresden erweitert die Podio Workspaces
Organisation / Auftraggeber
Das Kulturbüro Dresden mit dem Projekt „House of Resources Dresden+“ stärkt das gesellschaftliche Engagement von Migrantinnen und Migranten.
Dafür bietet das Kulturbüro Dresden Beratung, Weiterbildung und Vernetzung an. Mit dem Mikroprojektefonds fördern die Organisation integrativ wirkende Projekte. Das Kulturbüro Dresden verleiht Veranstaltungstechnik und unterstützt bei der Suche nach geeigneten Räumen für Veranstaltungen. Alle Angebote des House of Resources Dresden+ sind kostenfrei und richten sich an Engagierte in Dresden und den Landkreisen Meißen, Mittelsachsen sowie Sächsische Schweiz / Osterzgebirge.
Ausgangssituation / Basis
Podio wird vom Kulturbüro Dresden seit 2018 eingesetzt. Die Organisationsabläufe vom Kulturbüro wurden zum Teil durch die interne Mitarbeiter, zum Teil durch andere Beratungspartner in Podio umgesetzt. In verschiedenen Workspaces und Apps wurden in der Vergangenheit bereits zahlreiche Datensätze im System erfasst.
Herausforderung / Aufgabe
Mit dem erweiterten Podio Workspace und App – Paket von den Kollaborateuren, welches für das BamF in Zusammenarbeit mit dem House of Resources Berlin und Frankfurt erarbeitet wurde, standen eine Reihe von Funktionen zur Verfügung, die bei der Podio Lösung vom Kulturbüro Dresden so noch nicht umgesetzt waren.
Das House of Resources Dresden+ wollte die zusätzlichen Funktionen ebenfalls nutzen, mit den bestehenden Apps war dies noch nicht möglich.
Lösung / Umsetzung
Die vorhandene Podio Arbeitsumgebung musste angepasst und erweitert werden, damit die zusätzlichen Funktionen integriert werden konnten. Die bestehenden Workspaces und Apps wurden zunächst gesichtet, Verbindungen analysiert und mögliche Ansätze von den Kollaborateuren mit Mitarbeitern vom Kulturbüro Dresden besprochen.
Im zweiten Schritt wurde ein neuer kollaborativer Workspace geschaffen in dem die produktiven, von den Mitarbeitern täglich genutzten Apps zusammengeführt wurden. Dazu wurden bestehende Apps aus anderen Workspaces neu angelegt und Bestandsdaten importiert. Neue Apps wurden hinzugefügt und miteinander verknüpft, neue Ansichten wurden erstellt und Auswertungen voreingestellt.
Ein zentraler Workspace mit den Kontaktdaten der Kunden und Organisationen, der nicht verändert werden durfte, wurde in die neue Struktur integriert. Die Datensätze des neuen Workspaces wurden mit dem Alten verknüpft.
Nach Fertigstellung der Integration und des Datenimportes wurde das große Team im Rahmen eines 2-stündigen Webmeetings geschult. Die Neuerungen wurden von den Mitarbeitern mit Freude aufgenommen, Fragen beantwortet und weitere Anregungen besprochen. Im Nachgang wurden weitere von den Mitarbeitern angeregte Optimierungen am System umgesetzt.
Systeme, die durch Podio ersetzt wurden?
Da Podio bereits vor der Zusammenarbeit mit den Kollaborateuren im Einsatz war, wurden keine Programme ersetzt. Lediglich die Arbeit mit Podio wurde im Nachgang ausgeweitet. Kommunikation wurde vom Medium E-Mail, Telefon und WhatsApp zu Podio verschoben.
Kundenstimme / Zitat
Interne Kommunikations- und Abstimmungsprozesse spielen in größeren Teams, deren Mitglieder in verschiedenen Projekten und/oder in Teilzeit tätig sind, eine essentielle Rolle. Unser Team hatte sich dafür entschieden, Citrix „Podio“ als CRM-Tool zu nutzen, um interne Abstimmungsprozesse zu verschlanken. Die Kollaborateure begleiteten uns in der individuellen Anpassung und Verknüpfung, schulten das Team und die Administrator:innen und standen für alle Anwendungsfragen zur Verfügung. Für individuelle Wünsche und Bedürfnisse wurden kreative Lösungen gefunden. Die Begleitung hat uns als Team sehr geholfen, die Implementierung des Tools sinnvoll und bedarfsorientiert begleiten zu können. Besonders hilfreich war der offene, transparente und niedrigschwellige Zugang der Kollaborateure: In Beratungen und Schulungen war jede Idee erlaubt und keine Frage verboten. Auch unerfahrenere oder unsicherere Kolleg:innen wurden stets mitgenommen. Wir bedanken uns für die gute Zusammenarbeit und hoffen, diese weiterführen zu können!
Katja Schröder, Kulturbüro Dresden, Projektleitung „House of Resources Dresden“, Dezember 2020
