House of Resources Berlin überarbeitet die Podio Apps
Organisation / Auftraggeber
Seit mehreren Jahren berät und unterstützt das House of Resources Berlin Migrant*innenorganisationen und Vereine, die sich für Integration und Partizipation engagieren. Das House of Resources Berlin arbeitet mit einem fünfköpfigen Team an unterschiedlichen Standorten.
Ausgangssituation / Basis
Das Angebot vom House of Resources Berlin reicht von Einzelberatungen über Fortbildungen, Vernetzungsveranstaltungen, Technik- und Raumverleih bis zur Finanzierung von Mikroprojekten. All diese Dimensionen der Projektarbeit wurden lange Zeit vom Team nebeneinander dokumentiert. Nur mit großem Aufwand konnten die Werte zueinander in Beziehung gesetzt werden, um die Beratungsarbeit zu optimieren.
Herausforderung / Aufgabe
Das zentrale Ziel der Beauftragung der Kollaborateure war die Effektivität der Arbeit mit Podio spürbar zu erhöhen. Dies beinhaltet auf der einen Seite die Reduktion der Bearbeitungszeit für die Eingabe der Daten und auf der anderen Seite gleichzeitig die Erhöhung der Auswertbarkeit der Daten.
Verbesserung und Integration der folgende Funktionen:
- Erstellen und Verwalten von Einzelkontakten und Organisationen (Kontaktverzeichnis mit der Möglichkeit zur Hinterlegung detaillierter Informationen) –> Einzelkontakte können den Organisationen zugeordnet werden, so dass Entwicklungsprozesse von Vereinen dokumentiert werden können, auch wenn Unterschiedliche Personen involviert waren.
- Systematische Dokumentation von Beratungen –> Anlegen von Wirkungsdokumentationen als Leitfaden für den Beratungsprozess und zur Darstellung von Entwicklungsprozessen
- Systematische Dokumentation von Mikroförderungen
- Teilnehmermanagement von Fortbildungen
- Systematische Dokumentation von Vernetzungstätigkeiten des HoR mit Akteuren des Wirkungsfeldes
- Management des Technik- und Raumverleihs
Entscheidend ist die komplexe Vernetzung der unterschiedlichen Ebenen der Projektarbeit, so dass unterschiedliche Ebenen der Unterstützung in der Dokumentation zu den unterstützten Organisationen abgebildet werden können, auch wenn unterschiedliche Vereinsmitglieder involviert sind. Informationen können über jede Ebene der HoR Arbeit herausgefiltert und wieder zusammengeführt werden.
Lösung / Umsetzung (Zitat)
Durch die kompetente und kreative Programmierung unseres Workspace durch die Kollaborateure ist es nun möglich, Wissen und Informationen unterschiedlicher Mitarbeiter*innen im Team so zusammenzuführen, dass Beratungsprozesse von Vereinen über längere Zeiträume zurückverfolgt werden können, auch wenn Berater*innen wechseln oder unterschiedliche Vereinsmitglieder involviert sind. Es erleichtert die Arbeit im Team sehr und ermöglicht es, die Qualität der Projektarbeit ortsunabhängig zu sichern und fortzuführen. Gerade in der aktuellen Situation hat Podio es uns möglich gemacht, trotz Corona bedingten Kontakt Beschränkungen arbeitsfähig zu bleiben.
Dr. Sulamith Hamra, Akademie für Ehrenamtlichkeit Deutschland (im fjs e.V.), Projektleitung des House of Resources Berlin, August 2020
Systeme, die durch Podio ersetzt wurden?
Podio war bereits vor der Zusammenarbeit mit den Kollaborateuren im Einsatz. Programme per se wurden nicht ersetzt. Die Arbeit mit dem Tool Podio wurde im Nachgang deutlich ausgeweitet. Kommunikation wurde vom Medium E-Mail, Telefon und WhatsApp zum Teil zu Podio verschoben.
Kundenstimme (Zitat)
Entscheidend ist die durch die Kollaborateure konfigurierte komplexe Vernetzung der unterschiedlichen Ebenen der Projektarbeit. Wo vorher viele parallele Dokumentationsebenen notwendig waren, können Informationen nun über jede Ebene unserer Beratungsarbeit herausgefiltert und wieder zusammengeführt werden um Beratungsprozesse fokussiert voranzubringen.
Dr. Sulamith Hamra, Akademie für Ehrenamtlichkeit Deutschland (im fjs e.V.), Projektleitung des House of Resources Berlin, August 2020