Seit 1970 besteht die Druckerei Gläser in Berlin. Für Inhaber Jan Gläser und seine Mitarbeiter hat die Zufriedenheit der Kunden höchste Priorität. Bestmögliche Produktqualität und Zuverlässigkeit bei der Erbringung der Dienstleistungen sind für das Team selbstverständlich. Doch was passiert, wenn ohne eigenes Verschulden plötzlich die Produktion lahmgelegt ist und vereinbarte Liefertermine nicht eingehalten werden können? Bereits vier Mal war der Berliner Druckereibetrieb das Ziel von Einbrechern. Vor allem PCs, Notebooks, Bildschirme und weitere Hardware wurden entwendet – die lokal gesicherten Daten waren somit ebenfalls verloren. Die Druckerei Gläser ist damit längst kein Einzelfall. Im Erdgeschoss gelegene Gewerbeflächen sowie die Ausstattung mit modernster Druck-, Grafik- und Computertechnik rücken Druckereien immer wieder ins Visier von Dieben.
Die Herausforderung: Mehrkosten und Terminschwierigkeiten vermeiden
Während die teuren Arbeitsgeräte umfassend versichert sind und in der Regel kurzfristig ersetzt werden können, ziehen die Diebstähle ein anderes schwerwiegendes Problem nach sich: Den Datenverlust. Bereits bearbeitete Druckvorlagen und weitere Daten zur Auftragsabwicklung können nicht einfach wiederhergestellt werden. Die geplante Ausführung von Aufträgen gerät ins Stocken, wertvolle Arbeitszeit ist verloren. So entstehende Mehrkosten und Probleme bei der Einhaltung von Terminen sind die Folgen. Jan Gläser hat sich deshalb für eine einfache, aber überaus effektive Lösung entschieden: Die Daten der Berliner Druckerei landen nun nicht mehr auf lokalen Speichermedien, sondern in der Cloud von Google Drive. Diese Verlagerung der Daten – in Kombination mit neuer Sicherheitstechnik (wie Alarmanlagen und Videoüberwachung) sowie einem Wachschutz – sorgt für einen umfassenden Schutz der Druckerei Gläser vor Einbrüchen bzw. dessen Folgen.
Die Lösung: Konsequente Absicherung bei unendlicher Speicherkapazität
Gerade für Druckereien bzw. Unternehmen, in denen große Mengen an Daten gespeichert, bewegt und abgestimmt werden müssen, bietet die Arbeit mit der Cloud enorme Vorteile. Google Apps for Work bietet Unternehmen beispielsweise – für 8 € pro Nutzer und Monat – unbegrenzten Speicherplatz, sodass Engpässe bei der Speicherkapazität keine Rolle mehr spielen. Zudem hat die Druckerei Gläser mit der Verwendung von Google Drive die völlige Unabhängigkeit von der Hardware erreicht: Auf die in Google Drive abgelegten Daten kann über jedes Gerät mit Internetzugang zugegriffen werden. So resultieren aus zukünftigen Verlusten oder Ausfällen der Hardware keine Beeinträchtigungen durch fehlende Daten. Es muss entsprechend kein zusätzlicher Fileserver zur Datenablage betrieben werden, während auch Backups überflüssig werden. Weiterer Vorteil ist die Zentralisierung der Daten: Alles wird an einem Ort gespeichert, während alle Aktualisierungen in Echtzeit gesichert werden. So arbeiten alle Mitarbeiter der Druckerei Gläser immer an bzw. mit der aktuellsten Version einer Datei. Über die Änderungshistorie kann jederzeit nachvollzogen werden, von welchem Anwender zu welchem Zeitpunkt etwas geändert wurde. Gleichzeitig kann auf ältere Versionen einer Datei zugegriffen werden – sofern man diese nicht dauerhaft speichert, werden sie nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Jegliche Inhalte können nach der Bearbeitung gezielt für Kollegen oder Kunden freigegeben werden. Diese können jederzeit über ihre mobilen Geräten von unterwegs auf Google Apps for Work zugreifen. Auch die Suche nach der richtigen Datei ist mit der in Google Drive integrierten Volltextsuche schnell erledigt, auch wenn eine Datei mal nicht im richtigen Ordner abgelegt ist. Mit der Entscheidung für die Cloud hat Jan Gläser neben hohem Komfort seinen Betrieb konsequent vor den Folgeschäden eines Diebstahls abgesichert.