Mitarbeiter auf Geschäftsreise, im Home-Office oder bei Kunden vor Ort, interdisziplinäre Teams, die global vernetzt miteinander agieren: Die heutige Arbeitswelt unterliegt einem enormen Flexibilitäts- und Mobilitätstrend – alternative Arbeitsmodelle und individuelle Arbeitsumgebungen stellen längst keine Ausnahme mehr dar. Dementsprechend wird der mobile Zugriff auf zentrale Geschäftsanwendungen und -prozesse immer bedeutender, um den reibungslosen Informationsaustausch und die ortsunabhängige Erledigung von Arbeitsaufgaben zu gewährleisten. Zudem erfordern schnelle, wettbewerbsentscheidende Abstimmungsprozesse die Abrufbarkeit von geschäftsrelevanten Informationen von jedem Ort, zu jeder Zeit. Mobilität und Flexibilität der IT-Infrastruktur sind zu entscheidenden Erfolgsfaktoren in Unternehmen geworden.

Dezentralisierte Arbeitsplätze

Der beschriebenen Entwicklung wird mit der Virtualisierung von Unternehmens-IT sowie der Integration von Cloud-basierten Strukturen zunehmend Rechnung getragen. So ist eine Tendenz zu dezentralisierte Arbeitsplätzen mit webbasierten Schnittstellen zu beobachten, während traditionelle Desktop-Arbeitsplätze an Bedeutung verlieren. Dies spiegelt sich auch im Absatz von Desktop-PCs wieder: Dieser vermerkte erstmals 2012 einen Rückgang, der Absatzeinbruch setzt sich seitdem fort. Das Marktforschungsunternehmen Gartner ermittelte beispielsweise, dass im zweiten Quartal 2013 weltweit 10,9 Prozent weniger Desktop-Rechner verkauft wurden als im Vorjahreszeitraum.

Google Chromebooks: Die neue Unabhängigkeit von der Hardware

Warum die Abhängigkeit von klassischen Desktops und lokalen Hardwarekomponenten zusehends abnimmt, wird mit dem Blick auf die Zunahme von Cloud Computing deutlich: Daten, Einstellungen und Anwendungen sind in der Cloud gespeichert beziehungsweise werden aus ihr heraus genutzt – der Zugriff erfolgt über den Webbrowser. Google griff diese Entwicklung auf und bietet seit 2011 Chromebooks als (preisgünstige) Alternative zu traditionellen Notebooks an. Bei den Chromebooks rückt die Hardware in den Hintergrund, auf den Geräten selbst werden so gut wie keine Daten oder Anwendungen gespeichert – gearbeitet wird cloudbasiert über den Webbrowser, der als Benutzeroberfläche dient und durch das Google-Betriebssystem Chrome OS betrieben wird. Der Nutzer meldet sich lediglich mit seinem Konto an – die Geräte können so abwechselnd von mehreren Personen genutzt werden. Die lokale Komponente wird dadurch in den Hintergrund gestellt, Installationen auf den Geräten sind nicht mehr nötig. Software- und Sicherheitsupdates werden von Google on-Demand vorgenommen, aktuelle Applikationen und Services stehen dem Anwender sofort bereit. Um die Chromebooks auch für Unternehmen steuerbar zu machen, können die Geräte über die webbasierte zentrale Chromebox verwaltet werden. Dank geringer Anschaffungs- und Betriebskosten als bei Standard Desktop-PCs lassen sich die Ausgaben erheblich reduzieren – welche Einsparungen möglich sind, kann mithilfe dieses Rechners geschätzt werden. Die Chromebooks als solche sind leicht und in weniger als acht Sekunden betriebsbereit, gebraucht wird lediglich eine Internetverbindung.

Desktop-as-a-Service

Schlussendlich geht Google mit den Chromebooks den konsequenten Schritt in Richtung des eingangs besprochenen Trends zur Mobilität und Flexibilität der Unternehmens-IT. Doch viele Unternehmen können oder wollen auf Microsoft Office-Anwendungen nicht gänzlich verzichten oder können sich die Arbeit ohne den gewohnten Desktop nur schwer vorstellen. Google bietet daher in Kooperation mit VMware seinen geschäftlichen Kunden mit Chromebooks Zugriff auf Windows-Anwendungen, -Daten und -Desktops. So wird die fehlende Kompatibilität zum bestehenden Industriestandard mithilfe der Desktop-Virtualisierung über eine Desktop-as-a-Service-Plattform aufgehoben. Vom Chromebook aus kann nun auf die browserbasierten Versionen von Word, PowerPoint, Excel und Co. sowie die gewohnten Desktops zugegriffen werden.

Auch die Kollaborateure sind Vertriebspartner für Chromebooks. Wenn Sie dazu Fragen haben, sich für Chromebooks interessieren oder Hilfe bei der Einführung benötigen, so kontaktieren Sie uns gerne.

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Anlässlich der SXSW-Konferenz in Austin versicherte Googles Verwaltungsratschef Eric Schmidt, dass die Nutzerdaten von Google-Kunden nun geschützt seien.

Nachdem im Rahmen des NSA-Skandals bekannt wurde, dass die NSA und andere US-Geheimdienste wohlmöglich illegal direkten Zugriff auf die internen Google-Netzwerke hatten, beschleunigte Google die bereits laufenden Arbeiten an zusätzlichen Verschlüsselungssystemen im großen Umfang. Nach Abschluss dieser, so Schmidt, sei er sich heute ziemlich sicher, dass die Nutzerdaten der Google-Kunden nun vor unrechtmäßigen Fremdzugriffen geschützt sind.

Hier der Link zur Quelle (heise online).

Bildquelle: http://www.google.de/press/images.html

Die Cloud Alliance for Google Apps hat in Zusammenarbeit mit dem Marktforschungsunternehmen Frost & Sullivan die Ergebnisse des zweiten halbjährlichen „State of the Google Apps Ecosystem report“ veröffentlicht.

Der Statusbericht enthält Antworten von 1.158 Google Apps-Administratoren und Endnutzern, die zwischen Dezember 2013 und Januar 2014 befragt wurden. Die Ergebnisse zeigen, dass Google Apps-Nutzer mit der Cloud-basierten Produktivitätssuite sehr zufrieden sind und sie in Anwendungen von Drittanbietern einen wichtigen Bestandteil für die Umstellung auf die Cloud sehen. Zudem ergab die Umfrage, dass sowohl Endnutzer als auch IT-Administratoren gleichermaßen dazu bereit sind, Eigenmittel für Produkte von Drittanbietern auszugeben und, dass die Nutzung von Microsoft Office abnimmt.

Wichtige Erkenntnisse:

  • 89% der Befragten sind mit Google Apps zufrieden
  • 33% der IT-Administratoren geben an, dass Marketplace-Apps für ihren Wechsel zu Google Apps sehr wichtig waren
  • 71% der IT-Administratoren wünschen sich mehr Integration zwischen Drittanbieterprodukten und Google Apps
  • 60% der Befragten sind bereit ihr Geld für Apps auszugeben, die zur Optimierung der Arbeitsproduktivität beitragen
  • 60% der Endnutzer sind für die Auswahl der Web-Anwendungen, die sie bei der Arbeit verwenden, verantwortlich
  • 83% der Befragten arbeiten in Unternehmen, die „Bring Your Own Device“ (BYOD), also die Integration von privaten mobilen Endgeräte in das Unternehmensnetzwerk unterstützen
  • 58% der IT-Administratoren nutzen Microsoft Office nicht mehr oder reduzieren den Gebrauch

Den gesamten Bericht gibt es unter (englisch): www.cloudallianceforgoogleapps.com

Bildquelle: http://www.cloudallianceforgoogleapps.com

Seit im Sommer 2013 die Veröffentlichung der von Edward Snowden entwendeten geheimen Dokumente der National Security Agency (NSA) ihren Anfang nahm, hat der größte Überwachungsskandal der Geschichte längst ungeahnte Dimensionen erreicht – wenngleich ein Ende der Enthüllungsmeldungen nicht absehbar ist. Während die Veröffentlichung der geheimen Informationen anfangs Reaktionen massiver Empörung über die Macht, Unkontrollierbarkeit und Intransparenz der Geheimdienste hervorriefen, scheinen neue „skandalträchtige“ Meldungen nun immer mehr an medialem Aufreger-Potenzial zu verlieren – wohl weil sie den eigentlichen Erkenntnisprozess kaum mehr maßgeblich beeinflussen. Denn längst steht fest: Das erlangte Wissen über die weltweite Überwachungsinfrastruktur hat die Sicht auf Datensicherheit in digitalen Sphären nachhaltig verändert.

Eine generelle Skepsis ist im Kontext der Digitalisierung zwar nicht neu, doch ist sie infolge der NSA-Affäre mit voller Wucht ins Bewusstsein der Anwender eingedrungen. Im Mittelpunkt stehen – im privaten wie im geschäftlichen Kontext – die Themen Datenschutz und Datensicherheit im Netz. Gekoppelt an die diffuse Informationslage im Skandalgeschehen, wirkt bei den Nutzern von Online-Diensten vor allem Verunsicherung nach: Was bedeutet Überwachung für den Anwender von Online-Diensten (wie Google Apps for Business)?

Rechtliche Autorisierung der NSA-Überwachung

Die geheimdienstlichen Aktivitäten spielen sich selbstverständlich weiterhin im Verborgenen ab, eine effektive Kontrolle und parlamentarische Überwachung wird als nahezu unmöglich eingeschätzt, obwohl verschiedenen Regierungszweigen die Aufsicht über die Programme und das Vorgehen der NSA obliegt. Doch was darf die NSA überhaupt aus rechtlicher Sicht? Die NSA agiert nach Aussage ihres Direktors getreu dem Prinzip, „wer die Nadel finden will, braucht eben auch den Heuhaufen.“ Als Rechtfertigung für die weltweite Massenüberwachung wird jedenfalls stets der Kampf gegen den Terrorismus (und den Waffenhandel) hervorgehoben.

Die geheimdienstliche Informationssammlung wird mit einer Vielzahl an Programmen und (rechtlich erzwungenen) Kooperationen mit Internet- und Telekommunikationsdienstleistern vorgenommen – rechtliche Autorisierung für ihre Vorgehensweise und eingesetzten Programme erhält die NSA durch komplexe Gesetzes-Mechanismen. Diese wurden vornehmlich nach dem 11. September 2001 geschaffen oder entsprechend ausgeweitet. Die wichtigsten Rechtsgrundlagen bieten der USA PATRIOT Act sowie der Foreign Intelligence Surveillance Act (FISA), die jeweils Grundrechte betreffende Gesetze einschränken. Der USA PATRIOT Act soll die Vereinfachung von Ermittlungen durch die Bundesbehörden im Fall einer terroristischen Bedrohung gewährleisten. Im Rahmen dieses Gesetzes können zum Beispiel anhand der National Security Letter (NSL) der Federal Bureau of Investigation (FBI) ohne richterlichen Beschluss Auskunftsersuchen zu Nutzern an Unternehmen wie Google gerichtet werden, sofern Ermittlungen zur nationalen Sicherheit durchgeführt werden. Herausgegeben werden müssen dann Metadaten (Adresse, Dauer des Dienstes oder Abrechnungsunterlagen) der Nutzer, aber keine Kommunikationsinhalte. Die Herausgabe der Inhalte kann dann im Rahmen des Abhörgesetzes FISA eingefordert werden – durch Anordnungen, die von einem speziellen FISA-Gerichtshof erteilt werden. Dies ist nur ein kurzer Abriss zum gesetzlichen Hintergrund des Überwachungsapparats der NSA, der noch viel größere Bogen spannen kann. Ebenso verfügen auch andere westliche Geheimdienste über ähnliche Rechtsmittel, mit denen sie aus Gründen der nationalen Sicherheit die Offenlegung von Informationen fordern können.

Google: Reaktionen und Transparenzbemühungen

Besonders geriet die amerikanische Internet-Branche unter Erklärungsdruck, nachdem veröffentlichte Dokumente den Eindruck erweckten, die NSA könne nach Belieben direkt auf Nutzerdaten zugreifen. Inwieweit ein unautorisierter Zugriff auf die großen Internet-Konzerne tatsächlich stattgefunden hat, kann nur bedingt nachvollzogen werden – Google und Co. reagierten empört, die NSA dementierte die Zugriffe. Google, Facebook, LinkedIn, Microsoft und Yahoo hatten unter anderem Ende 2013 gemeinschaftlich auf das Recht geklagt, ihre Kunden detaillierter über das Ausmaß der Anfragen von Seiten der NSA informieren zu dürfen. Ende Januar 2014 wurden ihnen Zugeständnisse bezüglich der Herausgabe von Informationen eingeräumt: In seinen Transparenzberichten darf Google nun etwas genauere Angaben darüber machen, wie oft Behörden die geheime Herausgabe von Nutzerdaten verlangt haben oder auf welcher rechtlichen Grundlage dies geschehen ist. In Bezug auf NSLs war dies bereits vorher möglich, neu ist die Auskunft über die FISA-Anfragen. Dabei werden den Konzernen zwei Varianten der Informationsweitergabe zur Auswahl gestellt: Es kann die Gesamtzahl aller Behörden-Nachfragen mit Bezug zur nationalen Sicherheit mit Schritten von jeweils 250 Anträgen genannt werden oder es darf aufgeschlüsselt werden, worauf die Anträge rechtlich beruhen (NSLs oder FISA-Anordnungen). Dabei dürfen die Zahlen der Nachfragen aber weiterhin nur in 1000er-Schritten angeben werden. Grundsätzlich darf die Veröffentlichung erst sechs Monate nach Stellung der Anfrage erfolgen.

Die fünf Internetkonzerne haben nach ihrem jüngsten Teilerfolg angekündigt, sich stetig vor Gericht für mehr Transparenz stark zu machen. Sie fordern außerdem innerhalb einer gemeinsamen Kampagne die Reform der staatlichen Überwachung.

Ferner gibt Google längst nicht nur Auskunft über die Anträge seitens amerikanischer Geheimdienste, sondern veröffentlicht Statistiken, die detailliert über Auskunftsersuchen von Strafverfolgungsbehörden aller Länder informieren. Denn weltweit können Behörden mithilfe von Gesetzen Nutzerdaten von Google fordern, um kriminelle Aktivitäten zu untersuchen. Google überprüft jedes Ersuchen, um sicherzustellen, dass es dem Gesetz entspricht. In einigen Fällen so Google, könne man die Herausgabe von Informationen ablehnen oder den Umfang des Ersuchens eingrenzen. Ein Beispiel: Deutschland rangiert nach den USA und Indien an dritter Stelle, wenn es um das Ersuchen von Nutzerkontendaten geht. Google hat in nur 48% der Fälle von Auskunftsersuchen Daten vorgelegt.

Fragen die sich Entscheider / Unternehmen als Nutzer von Google Apps for business in Bezug auf Sicherheitsbedenken stellen:

Haben amerikanische Behörden Zugriff auf meine Daten ohne dass ich davon etwas mitbekomme?

    • Ja, genauso, wie deutsche Behörden auch, wenn z.B. eine Straftat vorliegt. Google informiert seine Nutzer normalerweise über Rechtsersuchen, sofern dies nicht per Gesetz oder gerichtlicher Verfügung untersagt ist. Über FISA-Ersuchen darf nicht informiert werden, und auch als Empfänger eines NSL kann Google zum Stillschweigen verpflichtet werden.

Sind meine Daten bei Google Apps for business sicher?

    • Ja, im technischen Sinne ist Google so ziemlich der sicherste Ort der Welt. Denn kaum ein Unternehmen investiert in Datensicherheit so viel wie Google. Dieser hohe Standard ist auch mehrfach zertifiziert.

Muss ich meinen deutschen Kunden und Partnern mitteilen, dass ich meine Daten bei Google Apps for Business speichere?

    • Grundsätzlich ja, das Bundesdatenschutzgesetz schreibt vor, dass beim Speichern von personenbezogenen Daten eine Informationspflicht vorliegt. Allerdings lässt sich die Frage nicht immer pauschal beantworten. Da wir keine Rechtsanwälte sind und keine Rechtsberatung leisten können, sollten Sie sich im konkreten Fall von einem Anwalt beraten lassen.

Sicherheit als höchste Prioriät

Der unerlaubte Zugriff auf sensible Daten – gerade in Unternehmen ist diese Befürchtung seit Bekanntwerden der Ausspäh­aktivitäten inter­nationaler Geheim­dienste größer denn je. Gleichzeitig wird es als positiver Trend bewertet, dass durch den Überwachungsskandal neue Impulse für eine intensive Auseinandersetzung mit Datensicherheit gegeben wurden. Die Technologie- und Kommunikationsunternehmen reagieren entsprechend mit noch größeren Sicherheitsmaßnahmen, fordern eine verschärfte Kontrolle der Geheimdienste sowie mehr Transparenz. Google hat zusätzliche Verschlüsselungen für den internen Datenverkehr eingeführt, um die Daten seiner Nutzer vor unautorisierten Zugriffen stärker zu schützen. Grundsätzlich misst Google dem Schutz von Kundendaten höchste Priorität zu – die Kunden profitieren entsprechend von der komplexen Sicherheitsinfrastruktur, die stets optimiert wird.

+++Update: Google erweitert Sicherheit++++

Bildquelle: http://pixabay.com/de/google-suchmaschine-76522/

Google Apps for Business erfüllt alle unsere Anforderungen an ein effizientes Team-Postfach. Und das Beste: es ist auch noch preiswerter als alle anderen von uns betrachteten Lösungen.

Sebastian Rehn, Geschäftsführer Ferienhausvermittlung Kröger+Rehn GmbH

Die Firma

Die Ferienhausvermittlung Kröger+Rehn GmbH mit Sitz in Hamburg hat sich seit über 30 Jahren auf die Vermittlung und Vermietung dänischer Ferienhäuser spezialisiert. Das Unternehmen besteht aus 10 Mitarbeitern und Partneragenturen in Dänemark. Tägliches Geschäft ist die Bearbeitung zahlreicher Anfragen, die telefonisch, über die Webseite Dansk.de oder per Mail eingehen.

Die Herausforderung

Zum Tagesgeschäft gehört wie bei jedem kundenorientierten Unternehmen die Bearbeitung von Anfragen per Email. Dabei legt das Unternehmen besonderen Wert darauf, jede Anfrage möglichst schnell zu beantworten. Aufgrund der großen Anzahl von Anfragen ist dies nur möglich, indem mehrere Mitarbeiter gleichzeitig den die eintreffenden Kundenanfragen bearbeiten. Bisher passierte dies mit einem herkömmlichen Email-System, bei dem die Kunden-Emails über mehrere zentrale Adressen ins System gelangten und gleichzeitig an mehrere Mitarbeiter verteilt wurden. Einer der zuständigen Mitarbeiter öffnete dann die Mail, bearbeitete die Anfrage und schickte die Antwort an den Kunden.

Gerade zu Stoßzeiten kam es hierbei vor, dass zwei Mitarbeiter dieselbe Kundenanfrage gleichzeitig bearbeiteten. In Einzelfällen wurden deshalb sogar zwei Antworten von zwei verschiedenen Mitarbeitern an den Kunden geschickt. Doppelte Arbeit für die Mitarbeiter und unklare Kommunikation mit dem Kunden. Für Sebastian Rehn, Geschäftsführer und Inhaber von Ferienhausvermittlung Kröger+Rehn GmbH, war klar: Hier hier muss eine bessere Lösung her.

Die Lösung

Bei der Suche nach einer Lösung standen folgende Kriterien im Vordergrund:

  • mehrfache Emails an einen Kunden durch verschiedene Mitarbeiter verhindern
  • bessere Übersicht, welche Kundenanfragen bereits beantwortet sind und welche noch bearbeitet werden müssen
  • bereits versendete Antworten einsehen können
  • vertretbare Kosten
  • einfache Wartbarkeit

Neben speziellen Branchenlösungen wurde Sebastian Rehn auch immer wieder Microsoft Exchange als Lösung vorgeschlagen. Nach einiger Suche und Prüfung verschiedener Lösungen erhielt Sebastian Rehn den Tipp von einem Geschäftspartner: Frag‘ die Kollaborateure.

Die Kollaborateure haben sich die Anforderungen von Ferienhausvermittlung Kröger+Rehn GmbH nach einem Eingangsbearbeitungssystem angesehen und daraufhin eine Lösung auf Basis von Google Apps for Business ausgearbeitet, die alle genannten Punkte erfüllt. Ferienhausvermittlung Kröger+Rehn GmbH nutzen jetzt den kollaborativen Posteingang von Google Apps for Business, um die eingehende Kunden-Emails im Team zu bearbeiten. Ganz nebenbei profitiert das Unternehmen jetzt vom verbesserten Leistungsumfang von Google Apps:

  • Das veraltete Email-System wurde abgelöst durch Googles sichere, leistungsfähige Infrastruktur mit garantiert 99,9% Verfügbarkeit.
  • Der auf einer Excel-Datei basierende Urlaubskalender wurde durch einen Team-Kalender abgelöst, den der Chef jetzt auch auf seinem Mobiltelefon einsehen und bearbeiten kann.
  • Das Marketing wird mit den G+ Profilen noch stärker ausgebaut
  • Hangouts und Chats machen die Kommunikation mit Partnern und untereinander einfacher
  • In google docs kann nun kollaborativ und gleichzeitig zusammen gearbeitet werden.
zuschauer

Die Veranstaltung war gut besucht.

Am Donnerstag, den 07.11.2013 gab Jan Grau von den Kollaborateuren in Frankfurt am Main einen Vortrag auf der Tagung der Vereinigung von Chemie und Wirtschaft (VCW) zum Thema „Soziale Kollaboration in der Chemieindustrie“ einen Vortrag über Podio. Rund 100 Zuschauer und Entscheider aus der Branche verfolgten Vorträge von u.a. Evonik, BASF, Procter & Gamble, IBM und den Kollaborateuren zum Thema soziale Kollaboration, Trends und konkreten Anwendungsbeispielen. Wir möchten uns herzlich für die Teilnahme und interessante Diskussionen bedanken.

In diesem Zusammenhang veröffentlichten wir einen Artikel im Chemanager über Podio (online im Original hier abrufbar)

Soziale Kollaboration mit umfassendem Ansatz

Das Internettool Podio bildet sämtliche Unternehmensprozesse ab

Soziale Kollaboration in Unternehmen ist derzeit eines der prägenden Themen in der IT. Jedoch sollte der Ansatz tiefer und umfassender greifen, um eine wirkliche Effizienz zu erzeugen. Podio zeigt Wege für eine umfassende Kollaboration auf.

Als 2009 bei Facebook die Nutzerzahlen explodierten, dachten sich drei dänische Studenten aus Kopenhagen, dass diese Art der Kollaboration, der Kommunikation und des Austausches vom privaten Lebensbereich in die Geschäftswelt übertragen werden kann. Sie wollten aber nicht einfach nur ein Social Intranet für Unternehmen entwickeln. Bei ihnen lag der Fokus auf einem Tool, mit dem nicht nur der soziale Austausch gefördert werden sollte, sondern auch sämtliche Prozesse, Abläufe und Vorgänge von Unternehmen abgebildet werden können. Das Ergebnis ist Podio.
Der Anspruch war, dass jeder in die Lage versetzt wird, seine Prozesse abzubilden und dass zugleich die Kommunikation über diese Vorgänge gefördert und strukturiert wird. Dies erkannte auch der Milliardenkonzern Citrix und übernahm das junge Unternehmen im April 2012. Alle Gründer sind noch an Bord. Der Rest wird Geschichte schreiben.

Individuelle Prozesse stehen im Vordergrund
Warum? Weil Podio die Art und Weise grundlegend verändert, wie Mitarbeiter Vorgänge bearbeiten und über diese Vorgänge kommunizieren – sowohl innerhalb des Unternehmens als auch mit Zulieferern und Kunden. Prinzipiell ist dieses Tool eine Mischung aus einem ERP-System und einer sozialen Kollaborations- und Kommunikationsplattform. Kommunikation ist hierbei kein Selbstzweck, sondern erfolgt je nach Unternehmensbereich immer im Kontext von konkreten Projekten, Vorgängen, Informationen usw.
Was Podio wirklich unterscheidet ist, wie es Unternehmen und Mitarbeitern die Kontrolle über ihre Werkzeuge zurückgibt. Der Mensch und seine Arbeitsweise stehen im Mittelpunkt. Das Unternehmen gibt die Prozesse vor, Podio passt sich an – und nicht umgekehrt. Als cloudbasiertes System ist es dabei mobil und stationär von überall und jederzeit abrufbar und immer auf dem neuesten Informationsstand.

Informationsinseln abbauen
Unternehmen nutzen in der Regel unterschiedlichste Systeme, um ihre Vorgänge abzuwickeln. Der Verkauf hat ein CRM-System, die Entwicklungsabteilung ein eigenes System, das Wissensmanagement ist im Intranet, die Produktion nutzt wiederum etwas Anderes und die Personalabteilung bearbeitet Projekte üblicherweise mit Excel. Dies sind Informationsinseln, denn wenn Informationen zwischen Abteilungen ausgetauscht werden, geschieht dies über E-mails, Meetings oder telefonischen Austausch. Mithilfe von Podio arbeiten alle innerhalb eines Systems, geben Vorgänge frei und kommentieren sie. Durch ein Rechte- und Rollensystem kann entschieden werden, wer was sehen soll und darf. E-mails mit endlosen CC-Listen sind damit innerhalb des Unternehmens obsolet. Ähnlich wie in Twitter und Facebook besteht die Möglichkeit, Vorgängen zu folgen und dadurch immer auf dem neuesten Informationsstand zu sein.

Verbreitung
Podio ist bereits bei tausenden Organisationen und Unternehmen im Einsatz. Alcatel, BMW und viele andere kleine und große Unternehmen profitieren schon heute von dieser neuen Art zu arbeiten. Dennoch wird es dauern, bis sich das System flächendeckend durchsetzt. In bestehende Systeme der Unternehmen wurde viel investiert, die durch Podio herbeigeführte Arbeitsphilosophie erfordert ein Umdenken und offene und transparente Strukturen. In allen Unternehmensbereichen kann das System zum Einsatz kommen. Sei es Leadmanagement, Produktion, Rechnungsprüfung, Projektmanagement, Wissensmanagement oder eine Einkaufsliste.
Wir – Die Kollaborateure – nutzen selbstverständlich im Unternehmensalltag ebenfalls Podio: Wir schreiben uns (fast) keine E-mails mehr, sondern bearbeiten, besprechen und erledigen alle Anliegen und Vorgänge in unternehmensspezifischen Podio-„Apps“. Der Kreativität sind wenig Grenzen gesetzt.

Autor:
Jan Grau, Partner Business Development, Die Kollaborateure