Green Building Group setzt auf Google
Die Green Building Group baut hochwertige, langlebige und energieeffiziente Häuser für unterschiedliche Bedürfnisse und Lebensphasen. Das Unternehmen hat in vier Hauptstandorten in drei Ländern über 500 Mitarbeitern, davon viele extern, an 50 weiteren, verteilten Standorten.
Die bestehende IT-Landschaft war über zwei Jahrzehnte gewachsen. Viele Systeme waren überlastet und häufig konnten die dadurch entstandenen Defizite nur durch hohes persönliches Engagement der Mitarbeiter ausgeglichen werden.
Google Workspace (ehemals G Suite bzw. Google Apps for Work) war eine passende Lösung für diese Probleme. Aber es handelt sich um eine vertriebsintensive Branche und der Vertrieb reagiert empfindlich auf jede Veränderung. Wenn ein Umstieg in die Cloud gelingen sollte, dann musste er behutsam erfolgen.
Welche Argumente sprachen aus Sicht des Unternehmens für Google Workspace?
Im Nachhinein sind wir beeindruckt, welches Optimierungspotential durch die Einführung von Google freigesetzt wurde. Unsere Mitarbeiter sind über ganz Deutschland und Österreich verteilt und vorher machte die Distanz Vieles schwierig. Jetzt sind wir alle viel näher an die Deutschlandzentrale gerückt. Wir können Hunderte von Kilometern überbrücken, weil wir alle ein System aus einem Guss verwenden. Diese erste Erfahrung gepaart mit Nebeneffekten, wie z.B. deutlich geringerem Schulungsaufwand, hat uns gezeigt, was möglich ist.
Wie verlief die Umstellung und die Zusammenarbeit mit den Kollaborateuren?
Gemeinsam mit den Kollaborateuren haben wir einen Prozess der ’sanften Migration‘ entwickelt. Der Vertrieb reagiert häufig sehr sensibel auf Veränderungen und wir konnten nicht riskieren, dass ein Umstieg in die Cloud zur Quelle negativer Stimmung wird.
Alle Mitarbeiter an unseren 50 Standorten wurden gründlich geschult und bekamen ein auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Paket aus dem Funktionsumfang von Google Workspace. Dabei fand sich für jeden ein Feature das begeistert.
Die Kollaborateure haben während der Umstellung eng mit unseren Vertriebsmitarbeitern zusammen gearbeitet. Nach dem Motto ’so sanft wie nötig und so effizient wie möglich‘ wurde der Einfühungsprozess ein voller Erfolg für Mitarbeiter und Unternehmensführung. Auf Basis eines einheitlichen IT- und Kommunikationssystems können wir in Zukunft nahezu beliebige Workflows umsetzen.
Altsysteme, die durch Google Workspace ersetzt wurden
- Verschiedene Mail-Server
- MS Outlook, Thunderbird
- MS Office Installationen (Excel, Word, Powerpoint), bis auf wenige Ausnahmen