Unserer Mängel-Management-Lösung im Überblick:

• Alles im Griff: Mängel auf der Baustelle mit Ihrem Smartphone oder Tablet erfassen.
• Immer auf dem Laufenden: Statistiken und Auswertungen in Echtzeit abrufen.
• Ein zentraler Ablageort: Alle baustellenrelevante Emails und Dokumente archivieren und finden.

Machen Sie Ihr Projektmanagement am Bau effizienter!

• Kostengünstige Lösung für Baumängel-Management
• Individuell anpassbar auf Ihr Unternehmen
• Persönlicher und zuverlässiger Support durch uns, die Kollaborateure

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Mit den Kollaborateuren haben Sie Ihre Baumängel im Griff!

Wir helfen Ihnen, schnell und unkompliziert Ihre Bauprojekte zu managen. Dabei können sämtliche Prozesse, Abläufe und Vorgänge von Unternehmen abgebildet werden. Die Gestaltung der Prozesse nach den Vorgaben und individuellen Herausforderungen haben wir bei unserem Kunden, der Green Building Group aktiv begleitet.

Die Green Building Group baut hochwertige, langlebige und energieeffiziente Häuser für unterschiedliche Bedürfnisse und Lebensphasen. Das Unternehmen hat in vier Hauptstandorten in drei Ländern über 1000 Mitarbeiter, davon viele extern. Seit dem 4. Quartal 2013 nutzen sie das in Podio integrierte Mängelmanagement-Modul. Einfach, umfassend, individualisierbar: Wo die bestehenden IT-Systeme infolge des hohen Informations- und Kommunikationsaufwands innerhalb der Mängelmanagementprozesse an ihre Grenzen gekommen waren, zeigt sich die Podio-Lösung von ihrer besten Seite.

Mängelmanagement auf Baustellen

Eine Baustelle ganz ohne die Entstehung von Mängeln gibt es nicht. Entscheidend ist der richtige Umgang der am Bauprojekt beteiligten Akteure mit auftretenden Mängeln, um Folgekosten und somit das wirtschaftliche Risiko zu minimieren. Ein professionelles Mängelmanagement ist somit ein wichtiger Erfolgsfaktor von Bauprojekten. Die Green Building Group hat sich deshalb für die Integration ihres Mängelmanagements in Podio entschieden – und konnte mit dem Einsatz des neuen, individualisierten Moduls seine Mängelmanagementprozesse innerhalb kürzester Zeit maßgeblich optimieren.

Die Herausforderung: Viele Informationen, viele Schnittstellen

Ein Blick auf die Baustelle vor dem Einsatz von Podio im Mängelmanagement: Fertighaus-Teile werden angeliefert und die Montagekolonne beginnt mit dem Aufbau. Sie erkennen gegebenenfalls bereits in diesem Stadium erste Mängel verschiedenster Art, die während des Transports oder bei der Herstellung im Werk entstanden sind. Obwohl die Arbeiter der Kolonne die ersten auf der Baustelle sind, haben sie die wenigsten Zugänge zu den vorhandenen Systemen, die der Erfassung und Dokumentation der Mängel dienen. Doch alle Informationen zu den festgestellten Mängeln müssen möglichst schnell von dem Leiter der Kolonne an den Bauleiter weitergegeben werden. Wann und in welcher Form dies geschieht, ist nicht vorgegeben – genutzt werden händisch ausgefüllte Papiere, Excellisten sowie der persönliche Kontakt. Im Anschluss muss die Informationsweitergabe durch den Bauleiter an die Serviceabteilung fortgesetzt werden, damit diese den weiteren Prozess der Mängelbeseitigung koordinieren kann. Es entstehen immer mehr Schnittstellen zwischen den Projektbeteiligten – und es kommt häufig zur mehrfachen Erfassung der Mängel durch die Verantwortlichen. Die Nachteile solcher Strukturen haben die Mitarbeiter der Green Building Group dank ihres hohen persönlichen Engagements ausgleichen können. Die genannten Herausforderungen wurden in Analysen und Machbarkeitsüberlegungen einbezogen – und das Optimierungspotential dank einer flexiblen Podio-Lösung voll ausgeschöpft.

Die Lösung: Mängelerfassung und -dokumentation in Echtzeit

Heute hat sich die Art der Kommunikation innerhalb des Mängelmanagements für die Mitarbeiter der Green Building Group grundlegend verändert: Mithilfe des Mängelmanagement-Moduls werden die Mängel einer Baustelle sofort mit mobilen Endgeräten wie Smartphone und Tablet erfasst und im gleichen Schritt mit allen relevanten Informationen sowie zugehörigen Fotos in Podio dokumentiert. Alle verantwortlichen Stellen erfahren nun über das Internet in Echtzeit von der Feststellung und der Art des Mangels. Dieser kann nun direkt bearbeitet werden, während der Bearbeitungsstand von allen an der Abwicklung beteiligten Personen eingesehen werden kann. Die zugehörigen Kommunikationswege sind dank Chat- und Kommentarfunktionen oder der Möglichkeit zu Video-Konferenzen nun direkt, schnell und zielgerichtet. Somit sind nicht nur die Schnittstellen auf ein Minimum reduziert worden, sondern zugleich ist die lückenlose Dokumentation aller Bearbeitungsschritte innerhalb von Podio gewährleistet. Statt riesigen Papierakten wird jetzt auf der Baustelle lediglich ein Tablet-PC benötigt, mit dem jederzeit alle Informationen rund um die Baustelle abgerufen werden kann – fehlende Unterlagen oder veraltete Informationsstände gehören somit der Vergangenheit an.

Maximal erhöhte Transparenz – Statistiken und Kostenerfassung

Die direkte Erfassung und Dokumentation der Mängel in Echtzeit ermöglicht die automatisierte Auswertung der Mängel-Daten sowie die Erstellung zugehöriger Statistiken. Eine enorme Arbeitserleichterung, denn: Alle Mängel werden kategorisch, z.B. pro Baustelle, pro Montagekolonne oder pro Art des Mangels, im System erfasst und ausgewertet – vor der Nutzung von Podio mussten solche Statistiken pro Halbjahr händisch erstellt werden.

Das Mängelmanagement-Modul der Green Building Group ist außerdem direkt mit einer weiteren Anwendung verknüpft, in der alle zusätzlichen, aufgrund von Mängeln entstandenen Kosten erfasst werden. Diese Mehrkosten werden auf den entsprechenden Mangel referenziert und wie oben beschrieben nach verschiedenen Mangelkategorien und den Verursachern (extern/intern) ausgewertet. Auch eine zusätzliche Verknüpfung des Mängelmanagement-Moduls mit der Zeiterfassung für die Lohnbuchhaltung ist angedacht.

Sollten Sie Hilfe bei der Implementierung durch die Kollaborateure wünschen, so kontaktieren Sie uns gerne.

Bildquelle: Goodluz/www.shutterstock.com