Quelle: https://pixabay.com/de/hand-typ-tastatur-geld-finanzen-2722107/

Transformation des Finanzberichtswesens mit ShareFile- und Podio-Workflows

Ein aus dem Englischen übersetzter Artikel aus dem Podio-Blog. Zu finden unter: https://blog.podio.com/2017/08/15/22619/

Mein Name ist Brett Morrone, ein Customer Success Engineer bei Citrix Cloud Adoption Services. Ich helfe unseren Kunden ihre Arbeitsabläufe zu verbessern und zu automatisieren. Vor kurzem habe ich mit CRH, einem der weltweit führenden Hersteller von Baumaterialien, zusammengearbeitet, um ihre Finanzberichterstattungsprozesse mithilfe von Podio- und ShareFile-Workflows zu rationalisieren.

CRH beschäftigt sich mit der Herstellung und Lieferung einer breiten Palette von Baumaterialien. Mit einer Geschichte, die bis in die 1930er Jahre zurückreicht, wurde CRH durch eine Reihe von Fusionen und Übernahmen gegründet und entwickelt. Heute ist CRH nicht nur das größte Unternehmen in Irland, sondern nimmt auch eine Spitzenposition in der Branche ein.

Mit Niederlassungen in Europa, Amerika und Asien suchte das Konzernfinanzteam mit Sitz in Dublin nach einer Möglichkeit, die Art und Weise zu verbessern, wie sie die Finanzberichterstattung zwischen ihrem Hauptsitz und den lokalen Teams auf der ganzen Welt verwalten.

Ich traf mich mit Toni Donnelly, dem Senior Manager des Berichtswesens, um zu erfahren, wie ShareFile’s Funktionen zur sicheren Dokumentenfreigabe, sowie Podios anpassbare Anwendungen und Workflow-Automatisierung CRH dabei geholfen haben, das Berichtswesen zu transformieren und wie sie die Vorteile der Integration dieser beiden Citrix Cloud-Produkte nutzen konnten.

Was hat Sie zu Podio und ShareFile geholt? Welchen Anwendungsbedarf mussten Sie erfüllen?

Ich habe ShareFile zum ersten Mal im Jahr 2015 kennengelernt, als ich nach einer sicheren Lösung für die Dokumentenverteilung suchte, die benutzerfreundlich und auf mobilen Geräten zugänglich ist. ShareFile erfüllte diese beiden Anforderungen und bot viele weitere Vorteile.

Anschließend suchte unser Team nach einem Tool, um einen Review-Prozess zu managen, der die Zusammenarbeit mit Finanzteams weltweit umfasste. Wir brauchten eine Möglichkeit, einen Abfrage- und Antwortprozess automatisiert, benutzerfreundlich und leicht skalierbar zu verwalten. Ich habe mich an meinen Citrix-Kontakt in den USA gewandt, der mir während meines Einstiegs in ShareFile sehr geholfen hatte. Nachdem wir unsere Bedürfnisse erläutert hatten, wurde Podio für die anpassbaren Anwendungen und Workflow-Automatisierung empfohlen. Diese Eigenschaften, gepaart mit Benutzerfreundlichkeit und der Integration in ShareFile, haben uns dazu veranlasst, eine Teststellung zu evaluieren.

Haben Sie auch nach anderen Produkten geschaut? Welche waren es? Was hat Podio und mit der Möglichkeit Arbeitsabläufe zu automatisieren von der Masse abgehoben?

Bei der Betrachtung des Problems der Dokumentenverteilung war es meine Aufgabe, einen geeigneten Geschäftspartner zu finden, der uns bei der Entwicklung einer maßgeschneiderten App unterstützt; ich war jedoch der Meinung, dass es bereits existierende „Paketlösungen“ geben muss, die den meisten, wenn nicht sogar alle unsere Anforderungen erfüllen. Ich habe mir Amazon WorkDocs angesehen, aber es passte nicht ganz zu dem, was ich suchte. Schließlich kam der „Heureka Moment“, als mir die ShareFile Mobile App vorgestellt wurde. Dies führte zur Implementierung von ShareFile für eine signifikante Anzahl unserer Dokumentenaustauschprozesse in der Finanzabteilung.

Die positiven Erfahrungen mit ShareFile haben bei unserem Team Interesse an weiteren Citrix-Produkten geweckt. Konkret waren wir auf der Suche nach einer automatisierten Lösung für die Abfrage und Antwort-Prozesse. Hier hat sich Podio von der Masse abgehoben – es erfüllt alle unsere Anforderungen in Bezug auf Prozessführung, Automatisierung, Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Reporting.

Wer benutzt die Lösung heute? Was ist Ihre Prognose für das nächste Jahr?

Da wir das Berichtswesen von allen unseren Niederlassungen in Europa, Amerika und Asien steuern, haben Teams aus der ganzen Welt Podio im Einsatz. Podio wird in unserer Finanzabteilung unternehmensweit in über 40 Unternehmensbereichen eingesetzt. Wir haben Finanz-, Steuer-, Buchhaltungs- und IT-Abteilungen, die Podio nutzen, daraus folgt, dass jederzeit CRH-Analysten, Business- oder Country Controller, Manager oder leitende Angestellte in Podio eingeloggt sind.

Welche Workflows haben Sie bereits implementiert? Was sind ihre Hauptfunktionen? Wie haben Sie das vor der Verwendung von Podio und ShareFile gemacht?

Unsere Hauptfunktionen, die wir jetzt in Podio managen umfasst:

  1. Abfrageprozess für Management, Budget und Finanzberichterstattung

In Podio kümmern wir uns um die Einholung und Beantwortung von Anfragen bezüglich der Finanz-, Management- und Budgetdaten, die von verschiedenen Geschäftseinheiten an die Konzernzentrale übermittelt werden. Die Workflows von Podio ermöglichen es uns, Termine und Erinnerungen zu automatisieren und Aufgaben bestimmten Teams oder Benutzern automatisch zuzuordnen, basierend auf bestimmten Bedingungen, wie z. B. geographischer Standort oder Art der Abfrage. Tägliche Reports lassen wir auch automatisch im Excel- und/oder PDF-Format generieren und dank der Integration zwischen ShareFile und Podio nach ShareFile exportieren.

Dies ist eine deutliche Verbesserung gegenüber der Art und Weise, wie wir den Abfrageprozess vorher gehandhabt haben. In der Vergangenheit wurden Abfragen in einer MS Access-Datenbank organisiert; MS Excel-Dateien wurden per E-Mail von der Konzernzentrale an die Geschäftseinheiten verteilt und Antworten per Excel-Datei oder E-Mail zurückgeschickt. Dies machte den gesamten Prozess schwer nachvollziehbar und aus administrativer Sicht sehr umständlich.

  1. Überprüfung der Management- und Budgetberichte durch die Vorgesetzten

Nach Überprüfung der berichteten Informationen stellt die Konzernleitung Nachfragen durch Podio. Zuvor führte der Vorgesetzte Prüfung auf Papier durch, in dem allen Fragen, die weitere Informationen von den dort notierten Geschäftsbereichen erforderten, handschriftlich notiert wurden. Durch die Verwaltung in der Cloud haben wir nun einen Echtzeitprozess, der den Informationsfluss zwischen den verschiedenen Nutzern beschleunigt.

  1. Team Kalender

Wir verwenden nun eine der von Podio mitgelieferten Apps, um unseren Teamkalender zu verwalten und alle Abwesenheitstage zusammen mit Teambesprechungen und Fristen zu erfassen. Dies hat die Möglichkeiten erweitert, die Zeit des Teams effektiv zu managen, denn es ist nun leicht zu sehen, wer in Zeiten hoher Auslastung verfügbar ist oder wer im Urlaub, oder unterwegs ist, und so weiter.

Vor Podio war die Sichtbarkeit der Aktivitäten für das gesamte Team ein Schlüsselproblem, insbesondere bei kürzeren Abwesenheiten wie z. B. bei Betriebsversammlungen. Abwesenheitstage wurden in Excel erfasst und Termine in einem Notizformat mit Word- oder PDF-Dokumenten festgehalten.

  1. Gemeinsame Nutzung von Informationen

Wir nutzen Podio Apps auch, um Informationen zu erfassen, die mit dem Team ausgetauscht werden müssen und regelmäßig als Referenz benötigt werden. Podio hat die Art und Weise, wie wir Informationen erstellen, kategorisieren, verteilen und speichern, verbessert und uns in die Lage versetzt, unsere E-Mail Abhängigkeit für die Verteilung von Informationen zu überwinden.

Wo haben Sie seit der Implementierung von Workflows mit Podio und ShareFile die größten Leistungsverbesserungen in Ihrem Team gesehen?

Podio hat die Art und Weise, wie wir unsere Prüfungsverfahren verwalten, verändert. Ein Echtzeitprozess mit automatisierten Arbeitsabläufen bedeutet, dass Fristen und Erinnerungen automatisch gesetzt werden, während Tagesberichte automatisch in unserer Reportingsoftware erstellt werden, die ebenfalls mit ShareFile verbunden sind. Wir haben die Transparenz in unserer Funktion verbessert, da alle aufgeworfenen Fragen im Team sichtbar und nachvollziehbar sind. Ebenso hat es dazu beigetragen, die Separation auf den entsprechenden Ebenen aufrechtzuerhalten, da die lokalen Benutzer außerhalb des Konzerns nur die Abfragen sehen können, die ihrer Geschäftseinheit zugeordnet sind. Schließlich hat es zu einer Verringerung der Anzahl der gestellten Anfragen beigetragen.

Dank der Möglichkeit, Apps und Workspaces in Podio anzupassen, können Sie Daten ganz einfach organisieren und kategorisieren, und zwar auf eine Art und Weise, die speziell auf Ihr Unternehmen und die Bedürfnisse Ihres Teams zugeschnitten sind. Das Gleiche gilt für Workflows. Es gibt viele Aufgaben, die sich automatisieren  lassen – von automatischen E-Mails über die Generierung von Berichten, bis hin zu Erinnerungen und Aufgaben, um nur einige zu nennen. Diese automatisierten Workflows haben den Zeitaufwand für administrative Tätigkeiten reduziert und das Team in die Lage versetzt, sich verstärkt auf wertschöpfende Aktivitäten zu konzentrieren.

Wir sind sehr zufrieden mit unserer Entscheidung, Podio und ShareFile in unserem Team einzuführen; wir freuen uns darauf, unsere Anwendungsszenarien in Zukunft zu erweitern, da wir ein enormes Potential sehen, um mehr Reporting-Funktionen innerhalb von CRH zu optimieren.