Podio testen, aber richtig

Teststellung mit konkretem Verwendungszweck ohne Lizenzkosten anfordern

Bevor man in Podio produktiv starten kann, muss man seinen Prozess abbilden oder aus dem Podio Market eine „Umsetzung“ wählen, bei der sich ein Anderer überlegt hat, wie man das mal machen könnte.

Ersteres kostet die meisten Nutzer viel Zeit und Nerven, gerade am Anfang, wo noch alles neu und unbekannt ist. Letzteres endet meist in einer Sackgasse, da man Unternehmensprozesse, bei aller Ähnlichkeit, eben nicht aus der Konserve abbilden kann.

Podio vom Spezialisten

Die Kollaborateure machen sich seit 2012 einen Namen als erster deutscher Podio Preferred Partner. Neben einer umfangreichen technischen Expertise, zum Beispiel bei der Anbindung von Podio an Drittsysteme, haben wir auch sehr viel Erfahrung bei der Implementierung von Podio im Unternehmensumfeld. Dabei sind zwei Bereiche besonders wichtig. Erstens die wechselseitige Anpassung von Podio an die Unternehmensprozesse und umgekehrt, denn mit jeder Systemeinführung sollten wichtige Prozesse geprüft und ggf. angepasst werden. Und zweitens der individuelle Change Prozess der Mitarbeiter, die zwar häufig wissen, wie man das morgendliche Frühstück bei Facebook postet, aber oft Anpassungsschwierigkeiten haben, wenn es darum geht, Unternehmensprozesse in Social Collaboration Tools abzuwickeln (übrigens kein reines Podio Problem).

Diesen Erfahrungsschatz nutzen wir, um kurzen Prozess zu machen. Und zwar mit der Aufnahme Ihrer individuellen Parameter und Anforderungen an genau die Bereiche, die wir in unserer Podio-Teststellung anbieten. Um es auf den Punkt zu bringen: wir haben schon so oft CRM, Projektmanagement, Reisekosten, Kassenbuch, Aufgabenmanagement und und und mit Podio umgesetzt, dass wir einen sehr kurzen Lernprozess haben, um zu verstehen, was Sie genau benötigen. Warum sollten Sie also nicht von unseren Erfahrungen direkt profitieren?

Ob Trello, Wrike, Kanban oder Scrum – mit Podio ist (fast) alles machbar

Oft begleiten wir Kunden beim Auswahl- und Entscheidungsprozess und haben somit viel Kontakt zu anderen Systemen, die auch im Rennen sind. Daher können wir bestätigen, was Podio auf seiner Webseite schreibt, nämlich, dass man mit Podio den Funktionsumfang von gleich mehreren anderen Online-Tools ersetzen kann – man muss nur wissen wie.

Am Beispiel Trello.com wird das schnell klar. Es geht um Teams, deren Prozess-Schritte und den daraus resultierenden Tasks. Was ist „to do“, wer macht gerade was und was ist bereits erledigt. Checklisten, Zuständigkeiten und nicht zuletzt die Kommunikation am Vorgang machen Trello zu einem intuitiven und flexibel anpassbaren Tool, wie das folgende Video anschaulich darstellt.

Was viele Nutzer bei Trello auch toll finden, ist das Drag & Drop der s.g. Cards, die damit dem nächsten Arbeitsfortschritt zugeordnet werden. Das erspart vielfache Klicks, wie man sie in anderen Programmen ausführen muss, um den eigenen Arbeitsstatus aktuell zu halten.

Um mit den vielfältigen Einstellungsmöglichkeiten in Podio ein „Trello-nahes“ Nutzererlebnis zu kreieren, braucht es einige Erfahrung und das Wissen an welchen Schrauben zu stellen ist. Wir haben diese Erfahrung und stellen sie Ihnen gern zur Verfügung.

In Podio sind die einzelnen Funktionen, die Trello ausmachen, ebenfalls enthalten. Es ist außerdem möglich, im Gegensatz zu Trello, diese flexibel zu verwenden und in vorgegebenen Abläufen allen Nutzern im Arbeitsablauf vorzugeben. Soll es also Pflicht sein, dass ein Bild eingefügt wird, ist dies einstellbar. Soll sich eine Frist für ein Teilprojekt automatisch anhand des Startdatums errechnen, bitte sehr. Soll ein anderer Mitarbeiter automatisch informiert werden, wenn ein bestimmter Status erreicht ist, kein Problem. Sollen an manchen Stellen Hinweise oder Informationen von einer anderen Stelle in Podio angezeigt werden, so ist auch dies flexibel möglich.
Und natürlich geht in Podio auch das aus Trello bekannte drag & drop der Cards, die in Podio Items heissen.

Status aktualisieren mit drag & drop

Status aktualisieren mit drag & drop

Zugegeben, Podio ist nicht out of the Box so wie Trello oder eines der anderen genannten Tools. Aber dafür gibt es ja uns.

Podio ist, nein Podio sind alle genannten Tools.

Sollten Sie interessiert sein, zu sehen, wie Sie zukünftig mit Podio so wie bisher mit Trello, oder Wrike, oder [hier Namen einsetzen] arbeiten, jedoch mit unbegrenztem Speicher, eigenen Stammdaten und der Möglichkeit individuelle Auswertungen und Reports zu erstellen, dann ordern Sie hier unsere kostenfreie Podio-Teststellung.

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Pipedrive und Podio mit Zapier verbinden

Schneller im Verkauf mit Pipedrive / effizienter in der Abwicklung mit Podio

Wir zeigen wie man die zwei Cloud-Produkte clever miteinander verbindet

Verkauf folgt festen Regeln

Egal ob man mit Zitronen handelt oder, wie wir als Kollaborateure, eine Dienstleistung erbringt. Es gibt einen mehr oder weniger ähnlichen Verkaufsprozess, der neben hoher persönlicher Disziplin der Handelnden vor allem eines verlangt: die richtigen Tools, oder besser das eine richtige Tool.

Der Spezialist vs. die eierlegende Wollmilchsau

Nun hat Podio ja den Anspruch, und wir können das aus unserer täglichen Praxis bestätigen, ein derart flexibles Tool zu sein, dass man damit auch einen Sales Funnel in Teams abbilden kann. Das geht selbstverständlich und das machen auch viele. Die Arbeit an der vertrieblichen Front unter zur Hilfenahme von Podio folgt aber Podio’s internen Regeln, Rechten und Restriktionen, und vor allem der Podio-typischen Oberfläche bei Webseite und mobiler iOS- und Android-App.

Und an dieser Stelle bin ich der Meinung, dass ein Spezialist, im Sinne von spezialisierter Software, besser mit diesen vertriebsspezifischen Anforderungen und Bedürfnissen umgehen kann, vor allem denen der ausführenden Nutzer. Um es in einem Satz zu formulieren: Podio ist super im Abbilden komplexer und dynamischer interner Prozesse. Aber es ist einfach zu mächtig, um einen so fokussierten Bereich abzubilden, wie es der Verkauf ist. Hier kommt es ausschliesslich auf die Konzentration auf das abzuschliessende Geschäft an. „Man führt ja zu Hause auch kein SAP ein, nur um eine Einkaufsliste zu erstellen.“

Ein weiterer erheblicher Punkt ist die Transparenz und Kollaboration, die tief in Podio verankert ist. Vielerorts im Vertrieb ist diese einfach nicht gegeben. Die Zuordnung Verkaufschance zu Vertriebsmitarbeiter ist schon deshalb häufig 1-zu-1, weil ja irgendwer für den Deal auch die Lorbeeren kassieren will. Gemeinsam im Team an der Sache arbeiten ist toll, im Vertrieb aber oft fehl am Platz. Und diese Alle-arbeiten-an-Allem-Mentalität, die Podio ausmacht, sorgt gleichzeitig dafür, dass ein Spezialist wie Pipedrive den vertrieblichen Bereich einfach gezielter abdeckt.

Zum Glück leben wir im Zeitalter von API-Schnittstellen und Automatisierung und so stellt es überhaupt kein Problem dar, die beiden Cloud-Systeme vollständig automatisiert miteinander arbeiten zu lassen.

Zusammenspiel von Pipedrive und Podio

Zusammenspiel von Pipedrive und Podio

Aber was sind eigentlich genau die Anforderungen an ein Tool das den Verkauf maximal unterstützt?

Unsere bisherige Erfahrung in unterschiedlichen Branchen (und nicht nur mit Podio), von 2-Mann-Teams bis multinationaler, mehrsprachiger Vertriebsstruktur, haben die folgende Handvoll Gemeinsamkeiten ergeben:

  • Kontakte – Alle meine vorhandenen Kontakte müssen verfügbar sein und neue müssen im 2-Way-Sync mit meinem Adressbuch abgeglichen werden.
  • Organisationen – Firmen und Organisationen müssen flexibel mehreren Personen zugeordnet werden können.
  • Stages – Vom Lead, über Angebots- und Verhandlungsphase bis zum Abschluss muss ich meinen individuellen Verkaufsprozess abbilden können.
  • Aufgaben / Fristen – Ich muss mir und meinem Team Aufgaben und Fristen zu Ansprechpartnern und Verkaufschancen zuteilen können, inkl. Reminder-Funktion.
  • Zuständigkeiten – Leads und Kontakte müssen „übergebbar“ sein und ich muss Auswertungen nach Zuständigen machen können (im Vertrieb ist Controlling ja bekanntlich alles).
  • Kommunikation – Anruf, Email, Präsentation oder Café trinken, alles muss einfach und maximal automatisiert dokumentierbar sein, auch mobil.
  • Archiv – Ich muss auch nach einem Abschluss sehen können, wer wann mit wem etwas besprochen hat.

Alle genannten Funktionen lassen sich grundsätzlich auch mit Podio realisieren. Die Spezialisierung von Pipedrive auf genau diesen Teil der Prozesskette eines Unternehmen machen Pipedrive in seiner Effizienz zu einer einzigartigen vertrieblichen Software.

Was man von Pipedrive / Podio erwarten kann

Wie erwähnt, glänzt Pipedrive mit der Fokussierung auf das Thema Vertrieb, speziell bei der Qualifizierung, also dem s.g. Sales Funnel.

Wie einfach ein Sales Funnel sein kann, erklärt dieses kurze Video.

So individuell der Verkaufsprozess in vielen Firmen ist – einige gemeinsame Nenner sind immer dabei:

  • Es soll Produkt A oder Produkt B verkauft werden.
  • Karl Käufer ist für den Einkauf bei Firma A und Firma B zuständig.
  • Verkäufer A und Verkäufer B hatten schon Kontakt mit Karl Käufer.
  • Karl Käufer kaufte bereits letzten Monat und ist schon wieder kurz vorm Abschluss.
  • Kunden die Produkt A kauften, könnten sich auch für Produkt B interessieren (Upselling).

Was ich damit sagen will: Die Kombinationen sind zahlreich, die Beteiligten am Gesamtprozess sind aber grundsätzlich überschaubar.

Der entscheidende Punkt ist die Richtigkeit der Informationen zum Zeitpunkt des gewonnen Abschlusses, denn nur dann erfolgt eine Übergabe der Daten an Podio, wo es dann mit der Abwicklung weiter geht.

Es spricht also nichts gegen ein „hektisches Gewusel“ in Pipedrive, das mit der „Gewusel-Auswertung“ deutlich besser klar kommt.

Live-Dashboard in Pipedrive

Live-Dashboard in Pipedrive (©pipedrive.com)

Vertrieb ist das Gesetz der großen Zahl. Und diese grossen Zahlen lassen sich in Pipedrive sehr schön auswerten, ohne dass die Beteiligten umfangreiche Regularien bei der Dateneingabe befolgen müssen (was in vielen Podio-Umgebungen allein wegen der Verbindlichkeit der Auswertungen notwendig ist).

Statistiken in Pipedrive

Statistiken in Pipedrive (©pipedrive.com)

Von Podio kann man nun in gewohnter Weise erwarten, dass es den Ball, den Pipedrive abspielt, aufnimmt und in der individuellen Struktur weiter verarbeitet. Das kann bedeuten, dass gewonnene Deals von Produkt A in Podio-Workspace X müssen, oder dass Deals von Verkäufer B einen speziellen internen Bearbeiter benötigen.

Wie man in zwei Systemen so arbeitet wie in einem

Grundsätzlich: dass mehrere Systeme bisweilen problematisch sein können ist Fakt. Dass zwei Systeme auch zweimal Geld kosten ebenfalls. Da jedoch Podio, als auch Pipedrive alles andere als teure Unternehmenssoftware sind (Pipedrive 9€ pro Nutzer pro Monat / Podio ab 9 USD pro Nutzer pro Monat (Stand 10/2015)) braucht man eine Verrechnung mit ineffizienten internen Prozessen gar nicht erst anfangen.

Ziel der Verzahnung beider Systeme muss es also sein, das Konstrukt technisch, als auch von der Bedienbarkeit her so aufzubauen, dass möglichst wenig Reibungsverluste zwischen den Systemen entstehen. Erfahrungsgemäß zuverlässig funktioniert dies mit Zapier.

Übergabe der Daten von Pipedrive an Podio via Zapier

Übergabe der Daten von Pipedrive an Podio via Zapier

Zapier macht hier den Job der Sachbearbeitung, und den Hirnschmalz, den man von einer guten Sachbearbeitung erwarten kann, gießt man in die Logik des Systems. Gibt es also, wie oben erwähnt, Bedingungen, die eine andere Übergabe an Podio als die Übliche erfordern, können diese in Zapier hinterlegt werden. Die Datenübergabe von Pipedrive an Podio erfolgt dann so individuell wie die Abläufe in dem jeweiligen Unternehmen nun mal sind.

Fazit

Klar kann man das alles auch auch via Copy/Paste oder mit der x-ten Excel-Tabelle lösen. Leider ist das auch tatsächlich noch die gelebte Realität in vielen Unternehmen.

Aber auch bei kleinen und mittleren Unternehmen muss eine digitale Transformation stattfinden und die beiden Cloud-Dienste Pipedrive und Podio sind ein guter Anfang, wie man das auch ohne „großes SAP“ hinbekommt. Flexibel, weil jederzeit anpassbar. Bedienbar ohne Spezialwissen oder extra-teure Software-Spezialisten. Und allemal „günstiger“ als die ineffizienten Abläufe und Copy/Paste.

Lust Pipedrive zu testen? Hier geht´s zu Pipedrive, die ersten 30 Tage sind kostenfrei.

Lust Podio zu testen? Hier können Sie eine kostenfreie Teststellung anfordern.

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Veranstaltungs-Management mit Podio und Xing Events

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Wie die Kommunikationslotsen aus Köln ihr weiteres Wachstum sichern und schlanke interne Prozesse realisieren

TL;DR

Stark wachsende Unternehmensberatung und Trainingsanbieter für Facilitation und Visual Facilitation professionalisiert sein Veranstaltungs-Management mit Xing Events, Podio und den Kollaborateuren. Prozess-Harmonisierung, Automatisierung und Skalierbarkeit stehen dabei im Vordergrund.

  • Kunde: Kommunikationslotsen Scholz & Vesper GmbH & Co. KG
  • Produkte: Podio, Zapier, Podio-2-Wordpress-Plugin, Xing Events
  • Integration: Anbindung von Xing Events an Podio

Die Kommunikationslotsen

“Ein Facilitator kann ein Prozess- oder Dialogbegleiter sein, der eine Gruppe darin unterstützt, ihre eigenen Grundannahmen, Überzeugungen und Werte zu verstehen.” Im Facilitation Curriculum der Kommunikationslotsen wird genau das gelehrt.

Ebenfalls zur Lotsen-Gruppe gehört die bikablo® akademie, die Visual Facilitation Seminare anbietet. „Visual Facilitation ist die verantwortliche visuelle Begleitung von Gruppenprozessen“, wie Wikipedia weiß.

Seit den 90er Jahren sind die Lotsen dabei, diese ursprünglich in den 50er Jahren in Texas entwickelte Methode nach Europa zu bringen, und sie gehören zu den etabliertesten Anbietern in diesem Bereich.

Quelle: bikablo akademie® http://bikablo.kommunikationslotsen.de/Quelle: bikablo akademie® bikablo.kommunikationslotsen.de

Der Anbieter

Die Firma Xing Events wurde 2006 in München als Amiando gegründet und gehört seit 2011 zur Xing AG. Xing Events ist neben dem amerikanischen Anbieter Eventbrite die führende Plattform im globalen Marktplatz für Veranstaltungen und besonders für deutsche Firmen die erste Anlaufstelle.

Wenn man also Anbieter von unterschiedlichsten Veranstaltungen ist, wie es die Kommunikationslotsen sind, und man langfristig Themen wie Zahlungsabwicklung, Verbindlichkeit von Reservierungen, Stornierungen und das Risiko von Zahlungsausfällen professionell abwickeln will, dann ist man bei Xing Events an der richtigen Adresse. Zum festen prozentualen Satz kann man all diese Themen von Xing Events regeln lassen und sich selbst um sein Kerngeschäft kümmern.

Die Vorbereitung

Die Frage Make-or-Buy stellte sich bei den Kommunikationslotsen sehr frühzeitig, da der gesamte Prozess von Anfrage-Reservierung-Buchung-Bestätigung-Bezahlung-Storno-Veranstaltungsbesuch nach eingehender Analyse der Lotsin Verena Hanke enorme Prozesskosten verursachte. Und da es bei den Lotsen, wie bei jeder gewachsenen Unternehmung, einige suboptimale Tools (Excel-Tabellen), unklar definierte Abläufe und sehr viel Detailwissen in den Köpfen der engagierten Mitarbeiter gab, war der erste Meilenstein, ein Tool zu finden, mit dem man alle Prozesse nachvollziehbar und reproduzierbar dokumentieren und abbilden kann.

Dieses Tool sollte Podio sein und wir, die Kollaborateure, haben dabei geholfen den schrittweisen Prozess der Einführung zu begleiten.

Die Aufgabenstellung

Wenn man die Kommunikationslotsen nicht direkt zu sich in die Firma bestellt, besucht man eines ihrer offenen Seminare, die sie auf ihrer Webseite anbieten.

Eigentlich ein simpler Prozess.

Eigentlich ein simpler Prozess. Die Herausforderung besteht jetzt darin, die begrenzte Anzahl an Plätzen eines Seminars mit den sich zeitlich überlappenden Entscheidungsprozessen der Anfragen, Reservierungen (mit individueller Frist) und Buchungen über mehrere interne Arbeitsplätze zu verwalten und sicher zu stellen, dass zu jedem Zeitpunkt alle Beteiligten gegenüber dem Kunden aussagefähig sind. Manuelle Rückfragen unter den Kollegen á la „Du sag mal, ist der eine Platz in Seminar xyz noch frei?“ sollten vermieden werden. Podio als maßgebliches System sollte zu jeder Zeit und ortsungebunden (auch mobil) aussagefähig sein, über den Stand der Anfragen, den Stand der Reservierungen und den Stand der Buchungen. Und das jährlich für bis zu hundert, teilweise mehrmodulige Events. Jedes mit bis zu 30 Teilnehmern, viele zeitlich parallel laufend und einem Team aus drei Lotsen, das an zwei Standorten den gesamten Prozess gleichzeitig bearbeitet.

In der finalen Ausbaustufe sollten dann die Buchungen über die noch zu schaffende Schnittstelle zu Xing Events in Echtzeit in Podio eintreffen. Der interne Bearbeitungsprozess sollte weitestgehend automatisiert werden, damit auch zukünftig ein kleines Team die stetig wachsende Auslastung der Seminare abwickeln kann.

Die Umsetzung

Mit den Kommunikationslotsen war eine agile Einführung vereinbart. Es ging vor allem darum, die Mitarbeiter in ihrer bestehenden Arbeitsumgebung und mit ihren aktuellen Tools abzuholen. Es musste sicher gestellt werden, dass in kurzer Abfolge Schulung, Implementierung, Daten-Migration, Feedback und Nachbesserung so durchgeführt werden, dass der laufende Betrieb nicht gestört wird. Wir nennen das intern eine „Operation am offenen Herzen“, da der gesamte Ablauf nur wenige Fehler verzeiht und schon kleine Abweichungen große Folgen haben können. Glücklicherweise ist diese Vorgehensweise eine der Stärken der Kollaborateure. In unserem Fokus stehen dabei vor allem der ausführende Mitarbeiter, sein individueller Change-Prozess und die operative Lauffähigkeit des Gesamtablaufs.

An diesem Punkt hatten wir erreicht:

  • Übernahme mehrerer Tausend Kundendaten in den neuen podiobasierten Kundenstamm.
  • Abbilden eines skalierbaren Anfrage-, Reservierungs- und Buchungsprozesses in Podio.
  • Seminarpool mit allen zeitlichen und organisatorischen Teilaspekten (geplant, veröffentlicht, abgesagt, ausgebucht, etc.).
  • Generierung von seminarbezogenen Übersichten für Trainer, Veranstalter und Teilnehmer inkl. Übersicht der Übernachtungs- und Essensbestellungen.
  • Automatisierter Übertrag des aktiven Seminarangebotes aus Podio heraus auf mehrere öffentliche Webseiten der Kommunikationslotsen. Inklusive der vollautomatischen Weiterverarbeitung und Publizierung in den jeweiligen WordPress-Installationen. (Hier nutzten wir ein WordPress-Plugin von Friedhelm Oja)

Es fehlte noch der letzte Schritt, die Anbindung an Xing Events und die Ausgliederung des gesamten kaufmännischen Prozesses, sowie die Übergabe der Buchungsdaten an Podio.

Hier hat sich ausgezahlt, dass seitens der Lotsen mit Xing Events ein deutscher Anbieter gewählt wurde, inkl. persönlichem Ansprechpartner und Entwicklungsabteilung in München. Gemeinsam mit Xing Events haben die Kollaborateure definiert, was die Zapier-Integration können muss und so kamen die Kommunikationslotsen als erste in den Genuss der neu entwickelten Schnittstelle. Damit kann man nicht nur die Basisdaten der Buchungen an Podio übertragen, sondern so ziemlich den gesamten Datenbestand aus Xing Events nach Podio bringen, um dort damit weiter zu arbeiten. An dieser Stelle auch nochmal ein großes Lob und Dankeschön an Lennart Bosche und sein Team von Xing Events, die hier für die Lotsen und jeden anderen interessierten Kunden eine Möglichkeit geschaffen haben, Xing und Podio in Zukunft (fast) wie ein einziges System nutzen zu können.

Das Fazit

Die Kommunikationslotsen verfügen jetzt über ein System, dass mit Ihnen wachsen kann und dabei individuell flexibel anpassbar bleibt. Ein System, dass von der konzeptionellen Phase („Was wollen wir eigentlich für Seminare anbieten?“), über den gesamten kaufmännischen Prozess (mit Xing Events), auch den internen (Seminarverwaltung, Reports) und externen organisatorischen Ablauf (Anfragen, Listen) abbildet und inzwischen auch als innerbetriebliche Kommunikationsplattform für alle Lotsen und Mitarbeiter genutzt wird. Zum Beispiel für die Disposition der externen Visualisierer, die in vielfältigen Jobs in ganz Europa zum Einsatz kommen. Weniger Mails, mehr Transparenz und schlanke, skalierbare Prozesse.

die von Verena Hanke gezeichnete Idee vom Januar 2015

 

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Podio-Backup von und mit den Kollaborateuren

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Machen Sie Ihre Podio Daten sicher!

Wir erläutern, wie das neue Backup für Podio funktioniert und warum Sie es nutzen sollten.

Warum überhaupt ein Backup für einen Cloud-Dienst wie Podio?

In Sachen Backup bei Cloud-Software gibt es zwei Meinungen. Die einen fragen sich, warum man überhaupt ein Backup bei einer Cloud-Software machen muss. Diejenigen scheuen zusätzlichen Aufwand für ein Backup, sofern der Cloud-Dienst an sich schon entsprechende Sicherungsmechanismen mitbringt. Die anderen wollen am liebsten das Backup vom Backup und können davon gar nicht genug bekommen.

Im Prinzip sehen wir es auch so, dass Podio’s Sicherheitsmechanismen ausreichend sind, um Daten sicher in der Podio-Cloud ablegen und davon ausgehen zu können, dass sie nicht über Nacht verschwinden oder Unbefugte Zugriff darauf erhalten. Mehr Infos dazu im offiziellen Security White Papier von Podio. Der eigentliche Bedarf für ein Backup von Podio-Daten resultiert aus der Rechtestruktur und der grundsätzlichen Möglichkeit der Nutzer (entsprechende Berechtigungsstufe vorausgesetzt), Daten löschen zu können, die nicht wieder hergestellt werden können. Dass z.B. ein Admin das Recht haben können muss, etwas zu löschen, ist klar. Doch die Realität hat gezeigt, dass in heute üblichen Organisationsstrukturen und flachen Hierarchien viel passieren kann, das hinterher nur unnötig Aufwand verursacht. Und Löschen in Podio heißt: Weg ist weg!

Wenig Aufwand, viel Nutzen.

Wenn man sich nun anschaut, wie ein Backup für Podio aufgebaut sein muss, damit es möglichst wenig laufenden Aufwand verursacht, aber immer absoluten Schutz bietet, dann sind die Anforderungen relativ klar. Es müssen Apps mit allen Items, Dateianhängen, Bildfeldern und Kommentaren (nebst Kommentaranhängen) gesichert werden. Und es müssen unterschiedliche Versionen gesichert werden, damit man nach 2 Wochen auch noch einen inzwischen dreimal überschriebenen oder gelöschten Eintrag wieder herstellen kann.

Und das Backup muss einfach einzurichten sein und im laufenden Betrieb wenig administrativen Aufwand verursachen.

Falls dann mal der Ernstfall eintritt, sollte ein festgelegter Personenkreis in der Lage sein, den ursprünglichen Datenbestand mit wenigen Mausklicks aus dem Backup wieder herzustellen. Für alle, die ganz auf Nummer sicher gehen wollen, muss es möglich sein, das Backup herunterzuladen, auf einen Datenträger zu verbannen und im Safe einzuschliessen.

Wir präsentieren: Deutsches Backup auf europäischen Servern.

Die Kollaborateure, als erster deutscher Podio Preferred Partner, haben sich daher mit dem Developer Daniel Schreiber aus Köln zusammen getan und bieten ihren Kunden ab sofort unbegrenztes Backup zum einheitlichen Preis.

Für monatlich nur 5€ zzgl. MwSt. pro angefangenem Gigabyte gespeicherter Daten, können alle Apps in einem Podio Workspace gesichert werden, inkl. aller Anhänge, Kommentare und allem was dazu gehört.

Hier können Sie das Backup direkt buchen.

Und hier die Highlights des Angebotes (Mehr Details gibt es auf der Angebotsseite).

  • Unbegrenzter Speicher für alle Inhalte und Dateien in einem Workspace
  • Monatliche Abrechnung und Rechnungslegung durch die Kollaborateure mit 14 Tagen Zahlungsziel
  • einfachste Handhabung (Einrichtung in 5 Minuten)
    • „Backup-Nutzer“ in zu sichernden Workspace einladen
    • in der Weboberfläche zu sichernde Apps auswählen
    • Sicherungsintervall einstellen (täglich, wöchentlich, monatlich)
    • Bei Bedarf zur Weboberfläche wechseln, um z.B. ein zusätzliches manuelles Backup zu erstellen, etwas wiederherzustellen oder ein Backup herunterzuladen

Weitere Details und technische Informationen

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Neues Zertifikat für Google Apps for Work

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Google for Work ist jetzt ISO/IEC 27018:2014 zertifiziert

Wir erklären, was dass für Sie als Kunde und Nutzer bedeutet und warum Sie Google Ihre Daten unbesorgt anvertrauen können.

Neuer Standard war dringend notwendig

Die ISO/IEC 27018 wurde im August 2014 speziell für Clouddienste wie Microsofts Office 365 oder Google Apps for Business (dass jetzt Google Apps for Work heißt) erstellt und hat die Regulierung der Verarbeitung von personenbezogenen Daten in einer öffentlichen Cloud zum Inhalt. Mehr Infos zum Thema in diesem Artikel von datenschutzbeauftagter-info.de.

Ihre personenbezogenen Daten in der Google Cloud

Neben Punkten, wie der gesetzlich geregelten Herausgabe von Nutzer-Informationen an Behörden, regelt dieser neue Standard z.B. auch, dass personenbezogene Daten für Marketing- oder Werbezwecke nur dann genutzt werden dürfen, wenn der Kunde seine ausdrückliche Einwilligung dazu gegeben hat. Speziell diesen Vorwurf musste sich Google Apps for Work in der Vergangenheit des Öfteren gefallen lassen, da viele Kritiker diese Verfahrensweise von den kostenfreien GMail-Konten für Privatnutzer kennen und annahmen, sie träfen auch auf das Business-Produkt zu. Privatnutzer können GMail tatsächlich kostenfrei nutzen, gerade weil Google Ihnen passende Werbung neben dem Posteingang liefert. In Googles Produktlinie für den Business-Bereich, war diese Funktion schon immer deaktivierbar.

Was genau wurde zertifiziert

Ernst & Young, als unabhängiger Auditor, hat nun einen Grossteil der Dienste, die man mit Google Apps for Work und Google Apps for Education nutzen kann, geprüft und entsprechend zertifiziert. Darunter nicht nur Kerndienste wie GMail, Google Kalender und Google Docs, sondern auch die rechtssichere Emailarchivierung Google Apps Vault und den Chat-Dienst Google Hangouts. Auch das Soziale Netzwerk Google+ und Google Apps Script, welche ähnlich verwendet werden können, wie früher die Makros in Microsoft Excel, haben die Zertifizierung erhalten.Übersicht der Zertifikate nach Google Dienst

Alles in allem auch für deutsche Firmen eine echte Alternative

Mit dieser neuen Zertifizierung kommt Google speziell bei Kunden im deutschen Mittelstand ein grosses Stück weiter, da es nun kaum noch Argumente gegen Googles Cloudlösungen gibt. Auch schon vor der neuerlichen Zertifizierung hatten Experten wie Oliver Stutz im Blog von datenschutz-notizen.de aus deutscher datenschutzrechtlicher Sicht geschildert, warum sie das Produkt in Deutschland für uneingeschränkt nutzbar halten.

Offizielle Meldung von Google über die neue Zertifizierung

Das Google Zertifikat mit der Übersicht über alle zertifizierten Dienste

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Android for Work

Was ist Android for Work und was bringt es meinem Unternehmen?

Unternehmen stehen häufig vor dem Problem, dass Mitarbeiter ihre privaten Mobilgeräte für die Arbeit verwenden. Bisher gab es hierfür nur aufwendige oder umständliche Lösungen, die für alle Beteiligten mehr Nachteil als Vorteile brachte. Mit Android for Work bringen aktuelle Android-Geräte bereits alle nötigen Vorraussetzungen für eine sichere Bring-Your-Own-Device Lösung (BYOD) mit: Unternehemsdaten und private Mitarbeiterdaten sind vollständig getrennt. So kann die Geschäftsführung sicher sein, dass Unternehmensdaten nicht unbefugt verwendet werden und gleichzeitig brauchen Mitarbeiter keine Sorge haben, dass die IT-Abteilung Zugriff auf Privates hat.

Wie setze ich Android for Work richtig ein?

Die Grundvorraussetzung ist eine aktuelle Version von Android auf den entsprechenden Endgeräten: d.h. ab Version 4.2 gibt es grundlegende Funktionen; wie empfehlen für den vollen Funktionsumfang auf jeden Fall Android 5.0 und höher. Dann benötigen Sie noch eine sog. Mobile Device Management Plattform. Das klingt kompliziert und teuer, aber das ist es gar nicht. Denn als Google Apps for Work Kunde haben Sie bereits alle benötigen Funktionen an Bord. Einen ersten Überblick und Kurzanleitungen finden Sie auf den Hilfe-Seiten von Google.

Falls Sie noch kein Kunden von Google Apps for Work sind, dann kontaktieren Sie uns gerne. Google Apps for Work ist ein vollständiges Online-Office, einschließlich Kommunikations-, Kollborations- und Speicherlösung für einen geringeren Preis als vergleichbare Angebote, wie Office 365. Für nur 4 EUR pro Monat und Nutzer erhalten Sie alle Funktionen, einschließlich der erwähnten MDM-Lösung für Android for Work und Apple iOS-Geräte. Und für nur 8 EUR erhalten Sie außerdem unbegrenzten Speicherplatz für Emails, Dokumente, Fotos und Filme. (Hinweis: Bei weniger als 6 Nutzern erhalten Sie stattdessen pro Nutzer 1TB Speicher).

Wir helfen Ihnen beim Einsatz von Android for Work

Benötigen Sie Hilfe bei Android for Work, den Mobile Device Management Funktionen von Google Apps for Work oder anderen Google Apps for Work Themen? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Wir bieten individuelle Beratung und konkrete Hilfe, sowohl vor Ort als auch remote. Die Kollaborateure sind Ihre Experten für Google Apps for Work.

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Datenverlust bei Hardware-Diebstahl: Schutz durch die Cloud

Seit 1970 besteht die Druckerei Gläser in Berlin. Für Inhaber Jan Gläser und seine Mitarbeiter hat die Zufriedenheit der Kunden höchste Priorität. Bestmögliche Produktqualität und Zuverlässigkeit bei der Erbringung der Dienstleistungen sind für das Team selbstverständlich. Doch was passiert, wenn ohne eigenes Verschulden plötzlich die Produktion lahmgelegt ist und vereinbarte Liefertermine nicht eingehalten werden können? Bereits vier Mal war der Berliner Druckereibetrieb das Ziel von Einbrechern. Vor allem PCs, Notebooks, Bildschirme und weitere Hardware wurden entwendet – die lokal gesicherten Daten waren somit ebenfalls verloren. Die Druckerei Gläser ist damit längst kein Einzelfall. Im Erdgeschoss gelegene Gewerbeflächen sowie die Ausstattung mit modernster Druck-, Grafik- und Computertechnik rücken Druckereien immer wieder ins Visier von Dieben.

Die Herausforderung: Mehrkosten und Terminschwierigkeiten vermeiden

Während die teuren Arbeitsgeräte umfassend versichert sind und in der Regel kurzfristig ersetzt werden können, ziehen die Diebstähle ein anderes schwerwiegendes Problem nach sich: Den Datenverlust. Bereits bearbeitete Druckvorlagen und weitere Daten zur Auftragsabwicklung können nicht einfach wiederhergestellt werden. Die geplante Ausführung von Aufträgen gerät ins Stocken, wertvolle Arbeitszeit ist verloren. So entstehende Mehrkosten und Probleme bei der Einhaltung von Terminen sind die Folgen. Jan Gläser hat sich deshalb für eine einfache, aber überaus effektive Lösung entschieden: Die Daten der Berliner Druckerei landen nun nicht mehr auf lokalen Speichermedien, sondern in der Cloud von Google Drive. Diese Verlagerung der Daten – in Kombination mit neuer Sicherheitstechnik (wie Alarmanlagen und Videoüberwachung) sowie einem Wachschutz – sorgt für einen umfassenden Schutz der Druckerei Gläser vor Einbrüchen bzw. dessen Folgen.

Die Lösung: Konsequente Absicherung bei unendlicher Speicherkapazität

Gerade für Druckereien bzw. Unternehmen, in denen große Mengen an Daten gespeichert, bewegt und abgestimmt werden müssen, bietet die Arbeit mit der Cloud enorme Vorteile. Google Apps for Work bietet Unternehmen beispielsweise – für 8 € pro Nutzer und Monat – unbegrenzten Speicherplatz, sodass Engpässe bei der Speicherkapazität keine Rolle mehr spielen. Zudem hat die Druckerei Gläser mit der Verwendung von Google Drive die völlige Unabhängigkeit von der Hardware erreicht: Auf die in Google Drive abgelegten Daten kann über jedes Gerät mit Internetzugang zugegriffen werden. So resultieren aus zukünftigen  Verlusten oder Ausfällen der Hardware keine Beeinträchtigungen durch fehlende Daten. Es muss entsprechend kein zusätzlicher Fileserver zur Datenablage betrieben werden, während auch Backups überflüssig werden. Weiterer Vorteil ist die Zentralisierung der Daten: Alles wird an einem Ort gespeichert, während alle Aktualisierungen in Echtzeit gesichert werden. So arbeiten alle Mitarbeiter der Druckerei Gläser immer an bzw. mit der aktuellsten Version einer Datei. Über die Änderungshistorie kann jederzeit nachvollzogen werden, von welchem Anwender zu welchem Zeitpunkt etwas geändert wurde. Gleichzeitig kann auf ältere Versionen einer Datei zugegriffen werden – sofern man diese nicht dauerhaft speichert, werden sie nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Jegliche Inhalte können nach der Bearbeitung gezielt für Kollegen oder Kunden freigegeben werden. Diese können jederzeit über ihre mobilen Geräten von unterwegs auf Google Apps for Work zugreifen. Auch die Suche nach der richtigen Datei ist mit der in Google Drive integrierten Volltextsuche schnell erledigt, auch wenn eine Datei mal nicht im richtigen Ordner abgelegt ist. Mit der Entscheidung für die Cloud hat Jan Gläser neben hohem Komfort seinen Betrieb konsequent vor den Folgeschäden eines Diebstahls abgesichert.

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Google Drive mit unbegrenztem Speicher: Das bessere Dropbox für Unternehmen

Das jeder Benutzer seine Dokumente und Daten ortsunabhängig und von jedem Gerät aus abrufen oder synchron mit Kollegen teilen kann, ist längst nicht mehr nur ein Trend, sondern zunehmend nicht mehr aus dem Unternehmensalltag wegzudenken. Besonders aktuelle Entwicklungen im Bereich IT- und Unternehmenskommunikation, wie z.B. die stark zunehmende Implementierung von Social Collaboration-Tools in Unternehmen, treiben die Nutzung von Cloud-Lösungen zusätzlich an. Die Etablierungswelle von Cloud-Diensten ist seit dem NSA-Skandal zwar abgeschwächt, das Interesse an diesen aber ungehemmt – Cloud Computing bleibt auch in Deutschland in der IT-Branche eines der wichtigsten Wachstumsfelder. Die Skepsis gegenüber dem Auslagern von Daten in die Cloud ist aufgrund von Sicherheitsbedenken und Unsicherheiten in Bezug auf die Rechtslage nach wie vor zentrales Diskussionsthema.

Google Cloud Computing: Sicherheit hat höchste Priorität

Cloud-Lösungen für Unternehmen müssen dementsprechend immer größeren Anforderungen gerecht werden – vor allem in Bezug auf Kontrolle und Sicherheit der Datenbestände. Über die enormen Vorteile von Cloud Computing herrscht grundsätzlich aber Einigkeit. Nicht umsonst hat das 2007 gegründete Startup Dropbox, das als Vorreiter im Bereich Cloud-Services gilt, heute über 300 Millionen Nutzer – und das trotz stark umstrittener Datenschutzpolitik. Der populäre Cloud-Dienst steht aufgrund diverser Sicherheitspannen regelmäßig (und bereits vor der NSA-Datenschutzsaffäre) unter heftiger Kritik. Gerade im Unternehmenskontext muss dem Schutz sensibler Daten höchste Priorität zukommen. Mit der Produktpalette von Google for Work (vorher Google Enterprise) stellt sich Google den hohen Sicherheitsanforderungen und bietet seinen Unternehmenskunden die Grundlage für die erfolgreiche, cloudbasierte Arbeit. Die Geschäftskunden profitieren von der komplexen, zuverlässigen Sicherheitsinfrastruktur, die höchsten Standard in Bezug auf Datenschutz garantiert: Die Google Drive for Work-Cloud sowie die Datenzentren sind nach SSAE 16/ISAE 3402 Typ II SOC 2 geprüft und besitzen die Zertifizierung ISO 27001. Google Drive unterstützt die Gesetze FISMA, FERPA und HIPAA und befolgt die Safe-Harbor-Datenschutzprinzipien. Anders als z.B. Dropbox bietet Google for Work zusätzliche Rechtssicherheit durch Standardvertragsklauseln nach EU-Recht. Weiterhin ist durchgehende Verschlüsselung bei der Datenübertragung vom Endgerät zu Google, zwischen den Google-Datenzentren sowie bei der lokalen Speicherung auf Mobilgeräten sichergestellt.

Google Drive for Work: Alleskönner überzeugt im Preis-Leistungs-Vergleich

Google Apps for Business wartet jetzt im Rahmen des Upgrades (Google enterprise wird Google for Work) mit der Premium-Variante Google Drive for Work auf. Unternehmenskunden wird nicht nur unbegrenzter Speicherplatz zur Verfügung gestellt. Unternehmen mit fünf oder mehr Mitarbeitern erhalten unbegrenzten Speicherplatz (bei Kunden mit weniger Mitarbeitern ist die Speicherkapazität auf 1 Terrabyte je Mitarbeiter beschränkt). Die Dateien zum Upload dürfen dabei bis zu 5 Terrbyte groß sein. Der Zugriff auf die vielfältigen Produktivitätsanwendungen von Google Apps for Business bleibt erhalten, wobei neue Features wie das Öffnen, Bearbeiten und Speichern von Word-Dokumenten im Doc-Format ohne vorherige Konvertierung (gleiches gilt für Exel- und Powerpoint-Dateien) zusätzlichen Komfort gewährleisten. Die Kosten für den neuen Dienst betragen 8 Euro pro User/Monat (das Upgrade kostet Bestandskunden also 4 Euro/Monat zusätzlich). Im Vergleich: Der beliebte Cloud-Service Dropbox bietet seinen Geschäftskunden unebgrenzten Speicher ab 12 Euro pro User/Monat. Wer weniger Speicher benötigt kommt bei Google Drive ebenfalls günstigster als bei der Konkurrenz davon: 15 Gigabyte sind kostenlos, 100 GB Pakete können für 1,44 Euro/Monat dazugebucht werden. Dropbox-Kunden können die 2 GB kostenlosen Speicher mithilfe von Weiterempfehlungen auf 16 GB erweitern, wer mehr Speicherplatz braucht, muss den Pro-Zugang für 9,99 Euro/Monat buchen und erhält 1 TB.

Neue Maßstäbe: Datenkontrolle und -sicherheit bei hohem Komfort

Mehr Kontrolle wird den Nutzern künftig durch erweiterte Berichterstatttungs- und Prüffunktionen sowie Tools zur Nutzer- und Geräterverwaltung für Administratoren gewährleistet. So wird beispielsweise im Geräte- und Aktivitäten-Dashboard angezeigt, welche Geräte in den vergangenen 28 Tagen auf den jeweiligen Account zugegriffen haben oder aktuell angemeldet sind – bei ungewöhnlichen Aktivitäten kann sofort reagiert werden. Mit den Freigabebeeinstellungen kann differenziert bestimmt werden, wer berechtigt ist auf die Daten zuzugreifen, diese zu Bearbeiten oder zu Kommentieren. Mehrere Personen können dasselbe Dokument gemeinsam in Echtzeit bearbeiten – es wird verhindert, dass mehrere Versionen der gleichen Datei gespeichert oder versehentlich zusammengeführt werden. Das Netzwerk von Google-Datenzentren garantiert einen verlässlichen Zugriff auf Ihre Daten mit 99,9%iger Verfügbarkeit und einen Telefon-Support rund um die Uhr.

Bildquelle: Google Inc. https://connect.googleforwork.com/docs/DOC-3814

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