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Pipedrive und Podio mit Zapier verbinden

Schneller im Verkauf mit Pipedrive / effizienter in der Abwicklung mit Podio

Wir zeigen wie man die zwei Cloud-Produkte clever miteinander verbindet

Verkauf folgt festen Regeln

Egal ob man mit Zitronen handelt oder, wie wir als Kollaborateure, eine Dienstleistung erbringt. Es gibt einen mehr oder weniger ähnlichen Verkaufsprozess, der neben hoher persönlicher Disziplin der Handelnden vor allem eines verlangt: die richtigen Tools, oder besser das eine richtige Tool.

Der Spezialist vs. die eierlegende Wollmilchsau

Nun hat Podio ja den Anspruch, und wir können das aus unserer täglichen Praxis bestätigen, ein derart flexibles Tool zu sein, dass man damit auch einen Sales Funnel in Teams abbilden kann. Das geht selbstverständlich und das machen auch viele. Die Arbeit an der vertrieblichen Front unter zur Hilfenahme von Podio folgt aber Podio’s internen Regeln, Rechten und Restriktionen, und vor allem der Podio-typischen Oberfläche bei Webseite und mobiler iOS- und Android-App.

Und an dieser Stelle bin ich der Meinung, dass ein Spezialist, im Sinne von spezialisierter Software, besser mit diesen vertriebsspezifischen Anforderungen und Bedürfnissen umgehen kann, vor allem denen der ausführenden Nutzer. Um es in einem Satz zu formulieren: Podio ist super im Abbilden komplexer und dynamischer interner Prozesse. Aber es ist einfach zu mächtig, um einen so fokussierten Bereich abzubilden, wie es der Verkauf ist. Hier kommt es ausschliesslich auf die Konzentration auf das abzuschliessende Geschäft an. „Man führt ja zu Hause auch kein SAP ein, nur um eine Einkaufsliste zu erstellen.“

Ein weiterer erheblicher Punkt ist die Transparenz und Kollaboration, die tief in Podio verankert ist. Vielerorts im Vertrieb ist diese einfach nicht gegeben. Die Zuordnung Verkaufschance zu Vertriebsmitarbeiter ist schon deshalb häufig 1-zu-1, weil ja irgendwer für den Deal auch die Lorbeeren kassieren will. Gemeinsam im Team an der Sache arbeiten ist toll, im Vertrieb aber oft fehl am Platz. Und diese Alle-arbeiten-an-Allem-Mentalität, die Podio ausmacht, sorgt gleichzeitig dafür, dass ein Spezialist wie Pipedrive den vertrieblichen Bereich einfach gezielter abdeckt.

Zum Glück leben wir im Zeitalter von API-Schnittstellen und Automatisierung und so stellt es überhaupt kein Problem dar, die beiden Cloud-Systeme vollständig automatisiert miteinander arbeiten zu lassen.

Zusammenspiel von Pipedrive und Podio

Zusammenspiel von Pipedrive und Podio

Aber was sind eigentlich genau die Anforderungen an ein Tool das den Verkauf maximal unterstützt?

Unsere bisherige Erfahrung in unterschiedlichen Branchen (und nicht nur mit Podio), von 2-Mann-Teams bis multinationaler, mehrsprachiger Vertriebsstruktur, haben die folgende Handvoll Gemeinsamkeiten ergeben:

  • Kontakte – Alle meine vorhandenen Kontakte müssen verfügbar sein und neue müssen im 2-Way-Sync mit meinem Adressbuch abgeglichen werden.
  • Organisationen – Firmen und Organisationen müssen flexibel mehreren Personen zugeordnet werden können.
  • Stages – Vom Lead, über Angebots- und Verhandlungsphase bis zum Abschluss muss ich meinen individuellen Verkaufsprozess abbilden können.
  • Aufgaben / Fristen – Ich muss mir und meinem Team Aufgaben und Fristen zu Ansprechpartnern und Verkaufschancen zuteilen können, inkl. Reminder-Funktion.
  • Zuständigkeiten – Leads und Kontakte müssen „übergebbar“ sein und ich muss Auswertungen nach Zuständigen machen können (im Vertrieb ist Controlling ja bekanntlich alles).
  • Kommunikation – Anruf, Email, Präsentation oder Café trinken, alles muss einfach und maximal automatisiert dokumentierbar sein, auch mobil.
  • Archiv – Ich muss auch nach einem Abschluss sehen können, wer wann mit wem etwas besprochen hat.

Alle genannten Funktionen lassen sich grundsätzlich auch mit Podio realisieren. Die Spezialisierung von Pipedrive auf genau diesen Teil der Prozesskette eines Unternehmen machen Pipedrive in seiner Effizienz zu einer einzigartigen vertrieblichen Software.

Was man von Pipedrive / Podio erwarten kann

Wie erwähnt, glänzt Pipedrive mit der Fokussierung auf das Thema Vertrieb, speziell bei der Qualifizierung, also dem s.g. Sales Funnel.

Wie einfach ein Sales Funnel sein kann, erklärt dieses kurze Video.

So individuell der Verkaufsprozess in vielen Firmen ist – einige gemeinsame Nenner sind immer dabei:

  • Es soll Produkt A oder Produkt B verkauft werden.
  • Karl Käufer ist für den Einkauf bei Firma A und Firma B zuständig.
  • Verkäufer A und Verkäufer B hatten schon Kontakt mit Karl Käufer.
  • Karl Käufer kaufte bereits letzten Monat und ist schon wieder kurz vorm Abschluss.
  • Kunden die Produkt A kauften, könnten sich auch für Produkt B interessieren (Upselling).

Was ich damit sagen will: Die Kombinationen sind zahlreich, die Beteiligten am Gesamtprozess sind aber grundsätzlich überschaubar.

Der entscheidende Punkt ist die Richtigkeit der Informationen zum Zeitpunkt des gewonnen Abschlusses, denn nur dann erfolgt eine Übergabe der Daten an Podio, wo es dann mit der Abwicklung weiter geht.

Es spricht also nichts gegen ein „hektisches Gewusel“ in Pipedrive, das mit der „Gewusel-Auswertung“ deutlich besser klar kommt.

Live-Dashboard in Pipedrive

Live-Dashboard in Pipedrive (©pipedrive.com)

Vertrieb ist das Gesetz der großen Zahl. Und diese grossen Zahlen lassen sich in Pipedrive sehr schön auswerten, ohne dass die Beteiligten umfangreiche Regularien bei der Dateneingabe befolgen müssen (was in vielen Podio-Umgebungen allein wegen der Verbindlichkeit der Auswertungen notwendig ist).

Statistiken in Pipedrive

Statistiken in Pipedrive (©pipedrive.com)

Von Podio kann man nun in gewohnter Weise erwarten, dass es den Ball, den Pipedrive abspielt, aufnimmt und in der individuellen Struktur weiter verarbeitet. Das kann bedeuten, dass gewonnene Deals von Produkt A in Podio-Workspace X müssen, oder dass Deals von Verkäufer B einen speziellen internen Bearbeiter benötigen.

Wie man in zwei Systemen so arbeitet wie in einem

Grundsätzlich: dass mehrere Systeme bisweilen problematisch sein können ist Fakt. Dass zwei Systeme auch zweimal Geld kosten ebenfalls. Da jedoch Podio, als auch Pipedrive alles andere als teure Unternehmenssoftware sind (Pipedrive 9€ pro Nutzer pro Monat / Podio ab 9 USD pro Nutzer pro Monat (Stand 10/2015)) braucht man eine Verrechnung mit ineffizienten internen Prozessen gar nicht erst anfangen.

Ziel der Verzahnung beider Systeme muss es also sein, das Konstrukt technisch, als auch von der Bedienbarkeit her so aufzubauen, dass möglichst wenig Reibungsverluste zwischen den Systemen entstehen. Erfahrungsgemäß zuverlässig funktioniert dies mit Zapier.

Übergabe der Daten von Pipedrive an Podio via Zapier

Übergabe der Daten von Pipedrive an Podio via Zapier

Zapier macht hier den Job der Sachbearbeitung, und den Hirnschmalz, den man von einer guten Sachbearbeitung erwarten kann, gießt man in die Logik des Systems. Gibt es also, wie oben erwähnt, Bedingungen, die eine andere Übergabe an Podio als die Übliche erfordern, können diese in Zapier hinterlegt werden. Die Datenübergabe von Pipedrive an Podio erfolgt dann so individuell wie die Abläufe in dem jeweiligen Unternehmen nun mal sind.

Fazit

Klar kann man das alles auch auch via Copy/Paste oder mit der x-ten Excel-Tabelle lösen. Leider ist das auch tatsächlich noch die gelebte Realität in vielen Unternehmen.

Aber auch bei kleinen und mittleren Unternehmen muss eine digitale Transformation stattfinden und die beiden Cloud-Dienste Pipedrive und Podio sind ein guter Anfang, wie man das auch ohne „großes SAP“ hinbekommt. Flexibel, weil jederzeit anpassbar. Bedienbar ohne Spezialwissen oder extra-teure Software-Spezialisten. Und allemal „günstiger“ als die ineffizienten Abläufe und Copy/Paste.

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