Veranstaltungs-Management mit Podio und Xing Events

Wie die Kommunikationslotsen aus Köln ihr weiteres Wachstum sichern und schlanke interne Prozesse realisieren

TL;DR

Stark wachsende Unternehmensberatung und Trainingsanbieter für Facilitation und Visual Facilitation professionalisiert sein Veranstaltungs-Management mit Xing Events, Podio und den Kollaborateuren. Prozess-Harmonisierung, Automatisierung und Skalierbarkeit stehen dabei im Vordergrund.

  • Kunde: Kommunikationslotsen Scholz & Vesper GmbH & Co. KG
  • Produkte: Podio, Zapier, Podio-2-Wordpress-Plugin, Xing Events
  • Integration: Anbindung von Xing Events an Podio

Die Kommunikationslotsen

“Ein Facilitator kann ein Prozess- oder Dialogbegleiter sein, der eine Gruppe darin unterstützt, ihre eigenen Grundannahmen, Überzeugungen und Werte zu verstehen.” Im Facilitation Curriculum der Kommunikationslotsen wird genau das gelehrt.

Ebenfalls zur Lotsen-Gruppe gehört die bikablo® akademie, die Visual Facilitation Seminare anbietet. „Visual Facilitation ist die verantwortliche visuelle Begleitung von Gruppenprozessen“, wie Wikipedia weiß.

Seit den 90er Jahren sind die Lotsen dabei, diese ursprünglich in den 50er Jahren in Texas entwickelte Methode nach Europa zu bringen, und sie gehören zu den etabliertesten Anbietern in diesem Bereich.

Quelle: bikablo akademie® http://bikablo.kommunikationslotsen.de/Quelle: bikablo akademie® bikablo.kommunikationslotsen.de

Der Anbieter

Die Firma Xing Events wurde 2006 in München als Amiando gegründet und gehört seit 2011 zur Xing AG. Xing Events ist neben dem amerikanischen Anbieter Eventbrite die führende Plattform im globalen Marktplatz für Veranstaltungen und besonders für deutsche Firmen die erste Anlaufstelle.

Wenn man also Anbieter von unterschiedlichsten Veranstaltungen ist, wie es die Kommunikationslotsen sind, und man langfristig Themen wie Zahlungsabwicklung, Verbindlichkeit von Reservierungen, Stornierungen und das Risiko von Zahlungsausfällen professionell abwickeln will, dann ist man bei Xing Events an der richtigen Adresse. Zum festen prozentualen Satz kann man all diese Themen von Xing Events regeln lassen und sich selbst um sein Kerngeschäft kümmern.

Die Vorbereitung

Die Frage Make-or-Buy stellte sich bei den Kommunikationslotsen sehr frühzeitig, da der gesamte Prozess von Anfrage-Reservierung-Buchung-Bestätigung-Bezahlung-Storno-Veranstaltungsbesuch nach eingehender Analyse der Lotsin Verena Hanke enorme Prozesskosten verursachte. Und da es bei den Lotsen, wie bei jeder gewachsenen Unternehmung, einige suboptimale Tools (Excel-Tabellen), unklar definierte Abläufe und sehr viel Detailwissen in den Köpfen der engagierten Mitarbeiter gab, war der erste Meilenstein, ein Tool zu finden, mit dem man alle Prozesse nachvollziehbar und reproduzierbar dokumentieren und abbilden kann.

Dieses Tool sollte Podio sein und wir, die Kollaborateure, haben dabei geholfen den schrittweisen Prozess der Einführung zu begleiten.

Die Aufgabenstellung

Wenn man die Kommunikationslotsen nicht direkt zu sich in die Firma bestellt, besucht man eines ihrer offenen Seminare, die sie auf ihrer Webseite anbieten.

Eigentlich ein simpler Prozess.

Eigentlich ein simpler Prozess. Die Herausforderung besteht jetzt darin, die begrenzte Anzahl an Plätzen eines Seminars mit den sich zeitlich überlappenden Entscheidungsprozessen der Anfragen, Reservierungen (mit individueller Frist) und Buchungen über mehrere interne Arbeitsplätze zu verwalten und sicher zu stellen, dass zu jedem Zeitpunkt alle Beteiligten gegenüber dem Kunden aussagefähig sind. Manuelle Rückfragen unter den Kollegen á la „Du sag mal, ist der eine Platz in Seminar xyz noch frei?“ sollten vermieden werden. Podio als maßgebliches System sollte zu jeder Zeit und ortsungebunden (auch mobil) aussagefähig sein, über den Stand der Anfragen, den Stand der Reservierungen und den Stand der Buchungen. Und das jährlich für bis zu hundert, teilweise mehrmodulige Events. Jedes mit bis zu 30 Teilnehmern, viele zeitlich parallel laufend und einem Team aus drei Lotsen, das an zwei Standorten den gesamten Prozess gleichzeitig bearbeitet.

In der finalen Ausbaustufe sollten dann die Buchungen über die noch zu schaffende Schnittstelle zu Xing Events in Echtzeit in Podio eintreffen. Der interne Bearbeitungsprozess sollte weitestgehend automatisiert werden, damit auch zukünftig ein kleines Team die stetig wachsende Auslastung der Seminare abwickeln kann.

Die Umsetzung

Mit den Kommunikationslotsen war eine agile Einführung vereinbart. Es ging vor allem darum, die Mitarbeiter in ihrer bestehenden Arbeitsumgebung und mit ihren aktuellen Tools abzuholen. Es musste sicher gestellt werden, dass in kurzer Abfolge Schulung, Implementierung, Daten-Migration, Feedback und Nachbesserung so durchgeführt werden, dass der laufende Betrieb nicht gestört wird. Wir nennen das intern eine „Operation am offenen Herzen“, da der gesamte Ablauf nur wenige Fehler verzeiht und schon kleine Abweichungen große Folgen haben können. Glücklicherweise ist diese Vorgehensweise eine der Stärken der Kollaborateure. In unserem Fokus stehen dabei vor allem der ausführende Mitarbeiter, sein individueller Change-Prozess und die operative Lauffähigkeit des Gesamtablaufs.

An diesem Punkt hatten wir erreicht:

  • Übernahme mehrerer Tausend Kundendaten in den neuen podiobasierten Kundenstamm.
  • Abbilden eines skalierbaren Anfrage-, Reservierungs- und Buchungsprozesses in Podio.
  • Seminarpool mit allen zeitlichen und organisatorischen Teilaspekten (geplant, veröffentlicht, abgesagt, ausgebucht, etc.).
  • Generierung von seminarbezogenen Übersichten für Trainer, Veranstalter und Teilnehmer inkl. Übersicht der Übernachtungs- und Essensbestellungen.
  • Automatisierter Übertrag des aktiven Seminarangebotes aus Podio heraus auf mehrere öffentliche Webseiten der Kommunikationslotsen. Inklusive der vollautomatischen Weiterverarbeitung und Publizierung in den jeweiligen WordPress-Installationen. (Hier nutzten wir ein WordPress-Plugin von Friedhelm Oja)

Es fehlte noch der letzte Schritt, die Anbindung an Xing Events und die Ausgliederung des gesamten kaufmännischen Prozesses, sowie die Übergabe der Buchungsdaten an Podio.

Hier hat sich ausgezahlt, dass seitens der Lotsen mit Xing Events ein deutscher Anbieter gewählt wurde, inkl. persönlichem Ansprechpartner und Entwicklungsabteilung in München. Gemeinsam mit Xing Events haben die Kollaborateure definiert, was die Zapier-Integration können muss und so kamen die Kommunikationslotsen als erste in den Genuss der neu entwickelten Schnittstelle. Damit kann man nicht nur die Basisdaten der Buchungen an Podio übertragen, sondern so ziemlich den gesamten Datenbestand aus Xing Events nach Podio bringen, um dort damit weiter zu arbeiten. An dieser Stelle auch nochmal ein großes Lob und Dankeschön an Lennart Bosche und sein Team von Xing Events, die hier für die Lotsen und jeden anderen interessierten Kunden eine Möglichkeit geschaffen haben, Xing und Podio in Zukunft (fast) wie ein einziges System nutzen zu können.

Das Fazit

Die Kommunikationslotsen verfügen jetzt über ein System, dass mit Ihnen wachsen kann und dabei individuell flexibel anpassbar bleibt. Ein System, dass von der konzeptionellen Phase („Was wollen wir eigentlich für Seminare anbieten?“), über den gesamten kaufmännischen Prozess (mit Xing Events), auch den internen (Seminarverwaltung, Reports) und externen organisatorischen Ablauf (Anfragen, Listen) abbildet und inzwischen auch als innerbetriebliche Kommunikationsplattform für alle Lotsen und Mitarbeiter genutzt wird. Zum Beispiel für die Disposition der externen Visualisierer, die in vielfältigen Jobs in ganz Europa zum Einsatz kommen. Weniger Mails, mehr Transparenz und schlanke, skalierbare Prozesse.

die von Verena Hanke gezeichnete Idee vom Januar 2015

 

Axel Springer Plug and Play entscheidet sich für Podio

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Seit Februar 2013 führt das Accelerator-Programm von Axel Springer Plug and Play innovative Start-up-Unternehmen nach ihrer Gründungsphase durch intensives Coaching und Anschubfinanzierung zum Erfolg. Für Axel Springer Plug and Play – mit Sitz in Berlin – kollaborieren die Axel Springer SE und das Plug and Play Tech Center, das zu den führenden Startup-Investoren und Acceleratoren aus dem Silicon Valley zählt. Jährlich werden drei Programmdurchläufe angeboten, für die international jeweils bis zu 15 Start-ups ausgewählt werden. Im Rahmen des dreimonatigen Programms werden die Jungunternehmer mit einer Anschubfinanzierung von 25.000 € ausgestattet und die Teams ziehen in die Büroräume von Axel Spring Plug and Play nach Berlin-Kreuzberg. Workshops, der Zugang zum internationalen Netzwerk sowie umfassendes Mentoring und Coaching sorgen für die individuelle Weiterentwicklung und Realisierung der jungen Geschäftskonzepte. Die Start-ups haben zum Abschluss des Programms die Möglichkeit sich einem renommierten Publikum potentieller Kapitalgeber vorzustellen, um die Folgefinanzierungen zu sichern. Axel Springer Plug and Play erhält fünf Prozent der Unternehmensanteile der geförderten Start-ups.

Die Herausforderung

Um den jungen, kreativen Gründerteams individuelle sowie zielführende Unterstützung zu geben, bedient sich Axel Springer Plug and Play seines hervorragenden internationalen Netzwerkes. Global zu denken und zu vernetzen ist fester Bestandteil der Start-up-Förderung: Einige der Jungunternehmer haben unter anderem die Möglichkeit einen Teil des Programms in Silicon Valley zu absolvieren. Ansonsten ist Berlin als zentraler Ort des Geschehens fix – nur alles drum herum ist eben extrem beweglich. So müssen die zahlreichen Mentoren und Netzwerkpartner in das Programm-Geschehen integriert sowie laufend verschiedenste Veranstaltungen koordiniert werden. Im Mittelpunkt aller Kommunikationsprozesse stehen dabei die geförderten Start-up-Teams, für die ein schneller, stetiger Informationsfluss sowie ein nachhaltiger Wissenstransfer elementar sind. Ein digitaler Treffpunkt, in dem alle Prozesse abgebildet werden und der sich flexibel für alle Ebenen der Kommunikation und Kollaboration rund um das Accelerator-Programm einsetzen lässt, musste her.

Die Lösung

Axel Springer Plug and Play hat sich für Podio entschieden, um sämtliche IT- und Kommunikationsprozesse zentral abzubilden. Für die Implementierung wurde ein Partner benötigt, der bei der Prozessanalyse, der anschließenden Konzeption und Umsetzung unterstützt. Das Team stellte eine Anfrage an Podio – die vorgeschlagenen Kollaborateure wurden ins Boot geholt. Nach einem initialen Workshop wurden gemeinsam die bereits vorhandenen Anläufe analysiert, um alle internen Prozesse in Podio abbilden zu können. Im Anschluss an die Implementierung und die Datenübernahme ließen sich in Zusammenarbeit mit den Kollaborateuren schnell einsatzbereite und verlässliche Strukturen zur Ablauforganisation schaffen, die nun vom Axel Springer Plug and Play-Team nach Bedarf mit maßgeschneiderten Apps angepasst und erweitert werden. Dank der sorgfältigen Konstruktion der Workspaces, in denen die Kommunikation aller Start-ups eines Programmdurchlaufs organisiert ist, konnte Podio in der Praxis schnell überzeugen. Damit sich die Gründerteams von Beginn an sicher in Podio bewegen konnten, wurden sie – ebenso wie das Axel Springer Plug and Play-Team – von den Kollaborateuren in jeweilgen Podio-Trainings vorbereitet. Das Feedback zur Plattform zeigt: Podio ist ein Platz, an dem sich alle gut aufgehoben fühlen und der viel Platz für Ideen und Fortschritt bietet.

Wie hat Podio die Arbeit bei Axel Springer Plug and Play verändert?

Ziel war es die vielschichtigen Kommunikationswege und organisatorischen Abläufe innerhalb von Axel Springer Plug and Play zu strukturieren. Seit mit Podio alles an einem Ort gemanaged werden kann, ist alles einfacher – unsere Arbeitsprozesse sind effizienter geworden. So haben neue Mitarbeiter und unsere Kollegen in den USA sofort Zugriff auf alle relevanten Informationen. Auch der gesamte Bewerbungs- und Entscheidungsprozess zur Auswahl der Start-ups lässt sich – dank Übersicht und Transparenz – optimal abwickeln.

– Charlotte Bilzer, Associate Program & Operations

Wie verliefen die Umstellung und die Zusammenarbeit mit den Kollaborateuren?

Der Entscheidung für Podio folgte eine durch die Kollaborateure begleitete gründliche Analyse der vorhandenen Prozesse. Dank der bedürfnisorientierten Entwicklung der Workspaces und Anwendungen in Podio, dem Support bei der Datenübernahme und der Vergabe von Zugriffsberechtigungen für die verschiedenen Ebenen durch die Kollaborateure – intern für unser Team sowie für die Start-ups – ist schnell ein gewinnbringendes System entstanden. Die Trainings brachten allen Beteiligten Sicherheit im Umgang mit Podio. Heute können wir das System unserem Bedarf entsprechend selber erweitern und unsere Start-ups nutzen Podio sogar für ihre Freizeitgestaltung.

– Jörg Rheinboldt, CEO

Fotos: Rico Seiferth / Kollaborateure

Die Kommunikationslotsen setzen auf Podio

Die Kommunikationslotsen beraten und begleiten Teams, Abteilungen und Organisationen bei der Planung und Durchführung von komplexen Veränderungs- bzw. Entwicklungsprozessen und Zukunftsprojekten. Dabei setzt das interdisziplinäre Team aus Beratern und Visualisierern vor allem auf die Weitergabe von Erfahrungswissen aus den Ansätzen des Facilitation und des Visual Facilitating sowie dem Bereich der Dialog- und Großgruppenformate. Um ihren Kunden entsprechende Fertigkeiten und Methoden an die Hand zu geben, bieten die Kommunikationslotsen sowohl offene Trainings als auch Inhouse-Fortbildungen an. Aus der Praxis heraus entwickelt das Beratungsunternehmen zugehörige Produkte und Tools, die sie über einen Partner-Shop vertreiben.

Die Herausforderung

Die Zentrale der Kommunikationslotsen ist in Köln, das etwa 20-köpfige Team aus festen Mitarbeitern und assoziierten Partnern aber stets in Bewegung – deutschlandweit ebenso wie im Ausland. Sie bieten ein breites, stufenweise aufgebautes Fortbildungsangebot an verschiedenen Orten sowie auf die Kunden zugeschnittene Inhouse-Lösungen. Für jeden Einsatz erfolgt die Zusammenstellung von passenden Lotsenteams. Die flexiblen Angebote erfordern flexible, über Distanzen gut vernetzte Lotsen und eine übersichtliche Kunden- und Seminarverwaltung. Zusätzlicher Koordinationsaufwand ergibt sich aus der Kooperation mit einem Shop als Vertriebspartner der eigenen Produkte und der Zusammenarbeit mit neuen Beraterpersönlichkeiten. Wer arbeitet an was, mit wem, wann und wo? Mit Exel- und Papierlisten, Telefon, Email und der professionsbedingt ausgeprägten Affinität zu Kommunikationsprozessen konnte das erfahrene Team seine Abläufe bewältigen. Doch dies bedeutete zu viel Aufwand – vor allem für echte Kommunikationsexperten.

Die Lösung

Die Kommunikationslotsen setzen mit Podio auf eine flexible IT- und Kommunikationsinfrastruktur, die ihnen stetigen und ortsunabhängigen Informationsfluss sowie strukturierte, kontextbezogene Kommunikationsprozesse inner- und außerhalb der inderdisziplinären Beraterteams ermöglicht. Kommunikation und Kollaboration sind als essentielle Begleiter der Lotsen nun im Tagesgeschäft innerhalb eines Systems verwirklicht. Auf einen Blick ist nun sichtbar, welcher Kunde von welchem Beraterteam betreut wird, welche Angebote dieser bereits genutzt hat oder was zukünftig geplant ist. Jeder Mitarbeiter kann seine Prozesse abbilden und derer anderer Kollegen folgen. Während der an die Bedürfnisse des Teams angepassten Einführung von Podio, stetig begleitet durch die Kollaborateure, standen zunächst die Umsetzung der Kundenverwaltung und Interessentengewinnung im Fokus. Anwendungen zur Verwaltung von Seminaren mit Teilnehmerlisten und Ressourcenbelegung sowie eine Schnittstelle zum Shop sind ebenfalls Teil der Implementierung. Podio erleichtert den Kommunikationslotsen heute nicht nur das Arbeitsleben, sondern steht auch ganz im Zeichen des Facilitation-Ansatzes: Beteiligungs- und Dialogorientierung, Perspektivenvielfalt und kollektive Intelligenz…

Welche Argumente sprachen aus Sicht des Unternehmens für Podio?

Wir brauchten unkomplizierte, schnelle Kommunikationswege, die zu unserer Arbeitsweise passen. Wir arbeiten an vielen verschiedenen Orten und Projekten – was wir wollten war mehr Transparenz und Übersicht an den Schnittstellen der Projektarbeit sowie in der Organisation. Mit Podio haben wir einen Ort gefunden, an dem wir alle zusammenkommen, uns austauschen, informieren und gemeinsam organisieren können – immer und überall.

Verena Hanke, Projektleitung

Wie verlief die Umstellung und die Zusammenarbeit mit den Kollaborateuren?

Von der Vision bis zu den fertigen Anwendungen in Podio haben wir gemeinsam mit den Kollaborateuren eine intensive Entwicklungsphase durchlebt. Nachdem unsere Projektleitung Podio zunächst getestet hat, begann mit Hinzuziehung der Kollaborateure die eigentliche Gestaltung und Einführung des Systems. Im Mittelpunkt ihrer Unterstützung stand die Realisierung von exakt den Features, die wir wirklich benötigen. Zusammengearbeitet wurde ausschließlich in Online–Meetings – ebenso regelmäßig wie spontan, wenn Rat gefragt war.

Holger Scholz, Geschäftsführer

http://www.kommunikationslotsen.de/

Benötigen Sie auch Hilfe bei der Implementierung von Podio oder Training? Kontaktieren Sie uns!

Ferienhausvermittlung Kröger+Rehn GmbH setzt auf Google Apps for Business für die effiziente Bearbeitung von Kundenanfragen

Google Apps for Business erfüllt alle unsere Anforderungen an ein effizientes Team-Postfach. Und das Beste: es ist auch noch preiswerter als alle anderen von uns betrachteten Lösungen.

Sebastian Rehn, Geschäftsführer Ferienhausvermittlung Kröger+Rehn GmbH

Die Firma

Die Ferienhausvermittlung Kröger+Rehn GmbH mit Sitz in Hamburg hat sich seit über 30 Jahren auf die Vermittlung und Vermietung dänischer Ferienhäuser spezialisiert. Das Unternehmen besteht aus 10 Mitarbeitern und Partneragenturen in Dänemark. Tägliches Geschäft ist die Bearbeitung zahlreicher Anfragen, die telefonisch, über die Webseite Dansk.de oder per Mail eingehen.

Die Herausforderung

Zum Tagesgeschäft gehört wie bei jedem kundenorientierten Unternehmen die Bearbeitung von Anfragen per Email. Dabei legt das Unternehmen besonderen Wert darauf, jede Anfrage möglichst schnell zu beantworten. Aufgrund der großen Anzahl von Anfragen ist dies nur möglich, indem mehrere Mitarbeiter gleichzeitig den die eintreffenden Kundenanfragen bearbeiten. Bisher passierte dies mit einem herkömmlichen Email-System, bei dem die Kunden-Emails über mehrere zentrale Adressen ins System gelangten und gleichzeitig an mehrere Mitarbeiter verteilt wurden. Einer der zuständigen Mitarbeiter öffnete dann die Mail, bearbeitete die Anfrage und schickte die Antwort an den Kunden.

Gerade zu Stoßzeiten kam es hierbei vor, dass zwei Mitarbeiter dieselbe Kundenanfrage gleichzeitig bearbeiteten. In Einzelfällen wurden deshalb sogar zwei Antworten von zwei verschiedenen Mitarbeitern an den Kunden geschickt. Doppelte Arbeit für die Mitarbeiter und unklare Kommunikation mit dem Kunden. Für Sebastian Rehn, Geschäftsführer und Inhaber von Ferienhausvermittlung Kröger+Rehn GmbH, war klar: Hier hier muss eine bessere Lösung her.

Die Lösung

Bei der Suche nach einer Lösung standen folgende Kriterien im Vordergrund:

  • mehrfache Emails an einen Kunden durch verschiedene Mitarbeiter verhindern
  • bessere Übersicht, welche Kundenanfragen bereits beantwortet sind und welche noch bearbeitet werden müssen
  • bereits versendete Antworten einsehen können
  • vertretbare Kosten
  • einfache Wartbarkeit

Neben speziellen Branchenlösungen wurde Sebastian Rehn auch immer wieder Microsoft Exchange als Lösung vorgeschlagen. Nach einiger Suche und Prüfung verschiedener Lösungen erhielt Sebastian Rehn den Tipp von einem Geschäftspartner: Frag‘ die Kollaborateure.

Die Kollaborateure haben sich die Anforderungen von Ferienhausvermittlung Kröger+Rehn GmbH nach einem Eingangsbearbeitungssystem angesehen und daraufhin eine Lösung auf Basis von Google Apps for Business ausgearbeitet, die alle genannten Punkte erfüllt. Ferienhausvermittlung Kröger+Rehn GmbH nutzen jetzt den kollaborativen Posteingang von Google Apps for Business, um die eingehende Kunden-Emails im Team zu bearbeiten. Ganz nebenbei profitiert das Unternehmen jetzt vom verbesserten Leistungsumfang von Google Apps:

  • Das veraltete Email-System wurde abgelöst durch Googles sichere, leistungsfähige Infrastruktur mit garantiert 99,9% Verfügbarkeit.
  • Der auf einer Excel-Datei basierende Urlaubskalender wurde durch einen Team-Kalender abgelöst, den der Chef jetzt auch auf seinem Mobiltelefon einsehen und bearbeiten kann.
  • Das Marketing wird mit den G+ Profilen noch stärker ausgebaut
  • Hangouts und Chats machen die Kommunikation mit Partnern und untereinander einfacher
  • In google docs kann nun kollaborativ und gleichzeitig zusammen gearbeitet werden.