Citrix Webinar: Best-Practice: Mit Podio die Effizienz von Teams drastisch erhöhen

m 09.12.2014 um 10:00 Uhr geben die Kollaborateure im Rahmen der Citrix Webinar Reihe gemeinsam mit Peter Küssner (CEO, frinch AG) einen Überblick über Podio und praktische Anwenderbespiele am Beispiel der Podio Einführung bei der frich AG. Im kostenlosen Webinar erklären die Kollaborateure, wie Sie mit firmenspezifischen Apps und Workspaces Ihre Arbeitsprozesse transparent in Podio abbilden können. Zudem zeigt die frinch AG am Best-Practice Beispiel, wie sie Podio genutzt hat, um ihr dezentral aufgestelltes Vertriebsteam effektiv zu steuern und einen transparenten Sales-Funnel zu kreieren. Sie können sich hier kostenlos anmelden.

Bericht vom Treffen der Podio User Gruppe in Hamburg

Ein Viertel der stetig wachsenden Usergruppe für Deutschland, Österreich und die Schweiz hat sich am 19. Juni in Hamburg zum ersten Mal persönlich kennengelernt. Die Neugierde aufeinander und die jeweiligen Erfahrungen mit Podio war groß. Die Neuerungen von Podio sowie Tools aus dem Partnernetzwerk wurden vorgestellt und viele spannende Aspekte aus dem Podio-Kosmos diskutiert. Am Ende eines produktiven Tages stand fest: Das muss wiederholt werden.

Eine Gruppe so facettenreich wie Podio selbst

Jeder Nutzer hat seinen ganz eigenen Weg mit Podio beschritten – manche sind von der ersten Stunde dabei, andere erst seit kurzer Zeit. Allen gemein, so wurde schnell deutlich, ist aber die Begeisterung für das Kollaborationstool. In der Vorstellungsrunde ließen die Teilnehmer die anderen an ihrer persönlichen Podio-Geschichte teilhaben. Ob Software-Berater, Entwickler, Prozessberater, Interim-Manager, App-Lotse, Vorstand einer Non-Profit-Organisation, Initiator einer Schulgründung oder Podio Implementierer – die Teilnehmergruppe und ihr jeweiliger Einatz von Podio spiegelte wieder, was Podio als flexibles Organisations- und Kommunikationstool ausmacht: Anpassungsfähigkeit und Mobilität.

Neuerungen in Podio: Der Daumen ist oben

Im April 2014 wurde ein umfassendes Podio-Update veröffentlicht. Auffälligste Änderung war die neu gestaltete Oberfläche. Das Feedback der Teilnehmer fiel innerhalb einer kurzen Diskussion sehr positiv aus – es sei einfach alles noch besser geworden. Ähnlich verhielt es sich mit dem Meinungsbild zum neuen Berechnungsfeld in Podio, das durch Stefan Ukena von den Kollaborateuren vorgestellt wurde. Die Durchführung komplexer Berechnungen mit JavaScript sind ein mächtiges Werkzeug und somit ein Feature, das die Teilnehmer begeistert.

„Kannst du das mal zeigen, bitte?“

Auf der Agenda stand zunächst die Vorstellung interessanter Partnertools durch die Kollaborateure. Die Vor- und Nachteile von Tools wie SmartGantt (Visualisierung im Projektmanagement) und GlobiFlow (Workflow-Automatisierung) wurden im anschließenden Dialog herausgestellt und kritisch hinterfragt. Schlussendlich wird ein erweitertes Funktionsspektrum, das durch solche Partner-Tools entsteht, begrüßt – man ist gespannt auf weitere innovative Tools.

Am Nachmittag folgten die Open Sessions. Dabei wurde live in Podio abgestimmt, was thematisiert werden soll. Die Entscheidung fiel auf die Interaktion zwischen Google und Podio sowie zwei Praxisbeispiele aus dem Alltag. Rico (dieKollaborateure) zeigte anhand seiner „Planung und Abrechnung mehrerer Babysitter“, wie schnell und einfach unübersichtliche Planungs- und Abrechnungsvorgänge in Podio gelöst werden können. Auch die Telefonnotiz, vorgestellt vom Holger von Holger (p3t), zeigte, wie ein simpler Anwendungsfall in Podio eine enorme Wirkung auf die Arbeit im Team hervorbringen kann. Zur Interaktion von Google Apps und Podio ging Rico auf Fragen der Usergruppe ein. Viele bis dato unbekannte Funktionen kamen ans Licht – Wissen wurde geteilt und wichtige Aspekte für eine weitere Recherche nach dem Treffen notiert. Im Anschluss demonstrierte der Applotse Jan Florian Funktionen wie etwa die Einbettung verschiedener Medienformate (z.B. Youtube Videos, Präsentationen, etc.), die im Gespräch aufgegriffen wurden und für Staunen bei den Anwesenden sorgten.

Wo sind eigentlich die Grenzen?

Das noch viel mehr geht, als jeder einzelne Teilnehmer momentan mit Podio macht, war wohl kein Geheimnis. Das es aber so viel mehr zu entdecken und ausprobieren galt vielleicht schon. Anregungen dafür gab es bei diesem ersten Treffen sehr viele. Und, wie es sich für echte “Podios“ gehört, wurden die Themen direkt online weiterdiskutiert. Vielleicht werden zukünftig vermeintliche Grenzen von Podio noch einfacher überschritten, denn was die Teilnehmer an speziellem Know-How mitbringen, ist eine wertvolle Ressource für die Usergruppe.

So geht es weiter

Die Websessions in Podio, in denen je ein User als Experte seine Arbeit mit Podio oder ein Schwerpunktthema vorstellt, haben bereits in der Vergangenheit für die Usergruppe einen wichtigen Input geliefert. Diese werden in Zukunft weiterhin regelmäßig stattfinden, um den regen Austausch über Podio weiter zu fördern. Die Usergruppe freut sich außerdem über den stetigen Zuwachs an Mitgliedern. Spätestens im nächsten Jahr besteht beim zweiten Treffen der Usergruppe für Deutschland, Österreich und die Schweiz wieder die Möglichkeit sich persönlich kennenzulernen.

Wenn Sie sich für die Podio User Gruppe interessieren oder Mitglied werden wollen, dann melden Sie sich hier an.

1. Treffen der Podio Usergruppe Deutschland

Die Podio Usergruppe Deutschland…

… ist die Anlaufstelle für alle Podio-Nutzer, Podio-Partner und Kunden im deutschsprachigen Raum. Ideenaustausch, neue Impulse, interessante Projekte: Innerhalb der direkt in Podio integrierten Usergruppe finden angeregte Dialoge und Diskussionen rund um die flexible, cloudbasierte Arbeitsplattform statt. Die Vorstellung von zukunftsweisenden Lösungen, neuen Anwendungen und Strukturen (z.B. in regelmäßigen Online-Meetings), die in Podio realisiert werden, ist wichtiger Bestandteil des aktiven Austauschs. Der wachsende Ideen-Pool wird auch an den Podio-Hauptsitz in Kopenhagen weitergegeben. Zudem fließen Fragestellungen und Lösungskompetenzen der User innerhalb der Gruppe zusammen, wodurch kontinuierlich Mehrwerte innerhalb der Community generiert werden. Betreut wird die Usergruppe für Nutzer aus Deutschland, Österreich und der Schweiz seit März 2013 durch ihre Initiatoren: „Die Kollaborateure“. Als Podio-Experten leisten sie schnelle Hilfestellung, informieren über Neuerungen und sorgen stetig für neuen Input. Werden auch Sie Teil der Podio Usergruppe Deutschland. Hier geht es zur Anmeldung (die Mitgliedschaft ist kostenfrei).

1. Treffen der Podio Usergruppe Deutschland

Am Donnerstag, 19. Juni 2014, findet das erste Treffen der Podio Usergruppe Deutschland außerhalb der Online-Welt statt. Die ideale Gelegenheit, um der künftigen Zusammenarbeit innerhalb der User Group neue, gewinnbringende Strukturen zu verpassen, sich aktiv über Erfahrungen mit Podio auszutauschen sowie interessante Beispiele aus dem vielfältigen Podio-Kosmos kennenzulernen. Eingeladen sind – ob von der ersten Stunde an oder ganz neu dabei – alle Mitglieder der Podio Usergruppe Deutschland.

Die Location

Die Podio Usergruppe Deutschland kommt im schönen Gastwerk Hotel in Hamburg-Bahrenfeld zusammen. Einzigartig – historisch – kreativ: Das Industriedenkmal aus Backstein und Stahl bietet für diesen besonderen Anlass das passende Ambiente.

Das Angebot

Die Kosten für den gesamten Tag betragen pro Person 59 EUR. Enthalten sind Standardtechnik, Tagungsgetränke, Kaffeepausen sowie ein Business-Lunch in Form eines Buffets.

Als Initiatoren der deutschen Usergruppe übernehmen „Die Kollaborateure“ jeweils 29 EUR für jedes Mitglied, sodass die Teilnehmer jeweils nur 30 EUR selber tragen müssen.

Die Agenda

Wir, die Kollaborateure, freuen uns als Veranstalter über eure Ideen und Wünsche bezüglich Gestaltung und Themen unseres ersten gemeinsamen Podio Usergruppen-Treffens. Zur Orientierung und als Diskussionsgrundlage haben wir eine vorläufige Agenda erstellt.

  • Struktur der Podio Usergruppe Deutschland: Was brauchen wir zukünftig, damit alle Mitglieder mehr Nutzen daraus ziehen können?
  • Aktuelle Beispiele für den Einsatz von Podio: Ziel ist, dass wir unser Bewusstsein über App-Building und Strukturausbau in Podio erweitern und anhand erfolgreicher Praxis-Beispiele voneinander lernen. Gerne stellen wir innerhalb eines Vortrags einige Kundenbeispiele vor. Wer möchte noch?
  • Workshops: Vorstellung von Anwendungsfällen, konkreten Herausforderungen bzw. Prozessen, die in Podio umgesetzt werden sollen: Gemeinsame Diskussion zur Lösungsfindung (je nach Teilnehmerzahl auch in verschiedene Bereiche teilbar).
  • Was machen die Partner? Welche Erweiterungen oder sonstige Lösungen gibt es? Wir können dies gerne zusammenstellen und Lösungen aus dem Partnernetzwerk präsentieren.

Anmeldung

Bitte meldet euch direkt innerhalb der Usergruppe in Podio an. Wir freuen uns auf euch!

Podio für die Baubranche

Die Green Building Group baut hochwertige, langlebige und energieeffiziente Häuser für unterschiedliche Bedürfnisse und Lebensphasen. Das Unternehmen hat in vier Hauptstandorten in drei Ländern über 1000 Mitarbeiter, davon viele extern. Seit dem 4. Quartal 2013 nutzen sie das in Podio integrierte Mängelmanagement-Modul. Einfach, umfassend, individualisierbar: Wo die bestehenden IT-Systeme infolge des hohen Informations- und Kommunikationsaufwands innerhalb der Mängelmanagementprozesse an ihre Grenzen gekommen waren, zeigt sich die Podio-Lösung von ihrer besten Seite.

Mängelmanagement auf Baustellen

Eine Baustelle ganz ohne die Entstehung von Mängeln gibt es nicht. Entscheidend ist der richtige Umgang der am Bauprojekt beteiligten Akteure mit auftretenden Mängeln, um Folgekosten und somit das wirtschaftliche Risiko zu minimieren. Ein professionelles Mängelmanagement ist somit ein wichtiger Erfolgsfaktor von Bauprojekten. Die Green Building Group hat sich deshalb für die Integration ihres Mängelmanagements in Podio entschieden – und konnte mit dem Einsatz des neuen, individualisierten Moduls seine Mängelmanagementprozesse innerhalb kürzester Zeit maßgeblich optimieren.

Die Herausforderung: Viele Informationen, viele Schnittstellen

Ein Blick auf die Baustelle vor dem Einsatz von Podio im Mängelmanagement: Fertighaus-Teile werden angeliefert und die Montagekolonne beginnt mit dem Aufbau. Sie erkennen gegebenenfalls bereits in diesem Stadium erste Mängel verschiedenster Art, die während des Transports oder bei der Herstellung im Werk entstanden sind. Obwohl die Arbeiter der Kolonne die ersten auf der Baustelle sind, haben sie die wenigsten Zugänge zu den vorhandenen Systemen, die der Erfassung und Dokumentation der Mängel dienen. Doch alle Informationen zu den festgestellten Mängeln müssen möglichst schnell von dem Leiter der Kolonne an den Bauleiter weitergegeben werden. Wann und in welcher Form dies geschieht, ist nicht vorgegeben – genutzt werden händisch ausgefüllte Papiere, Excellisten sowie der persönliche Kontakt. Im Anschluss muss die Informationsweitergabe durch den Bauleiter an die Serviceabteilung fortgesetzt werden, damit diese den weiteren Prozess der Mängelbeseitigung koordinieren kann. Es entstehen immer mehr Schnittstellen zwischen den Projektbeteiligten – und es kommt häufig zur mehrfachen Erfassung der Mängel durch die Verantwortlichen. Die Nachteile solcher Strukturen haben die Mitarbeiter der Green Building Group dank ihres hohen persönlichen Engagements ausgleichen können. Die genannten Herausforderungen wurden in Analysen und Machbarkeitsüberlegungen einbezogen – und das Optimierungspotential dank einer flexiblen Podio-Lösung voll ausgeschöpft.

Die Lösung: Mängelerfassung und -dokumentation in Echtzeit

Heute hat sich die Art der Kommunikation innerhalb des Mängelmanagements für die Mitarbeiter der Green Building Group grundlegend verändert: Mithilfe des Mängelmanagement-Moduls werden die Mängel einer Baustelle sofort mit mobilen Endgeräten wie Smartphone und Tablet erfasst und im gleichen Schritt mit allen relevanten Informationen sowie zugehörigen Fotos in Podio dokumentiert. Alle verantwortlichen Stellen erfahren nun über das Internet in Echtzeit von der Feststellung und der Art des Mangels. Dieser kann nun direkt bearbeitet werden, während der Bearbeitungsstand von allen an der Abwicklung beteiligten Personen eingesehen werden kann. Die zugehörigen Kommunikationswege sind dank Chat- und Kommentarfunktionen oder der Möglichkeit zu Video-Konferenzen nun direkt, schnell und zielgerichtet. Somit sind nicht nur die Schnittstellen auf ein Minimum reduziert worden, sondern zugleich ist die lückenlose Dokumentation aller Bearbeitungsschritte innerhalb von Podio gewährleistet. Statt riesigen Papierakten wird jetzt auf der Baustelle lediglich ein Tablet-PC benötigt, mit dem jederzeit alle Informationen rund um die Baustelle abgerufen werden kann – fehlende Unterlagen oder veraltete Informationsstände gehören somit der Vergangenheit an.

Maximal erhöhte Transparenz – Statistiken und Kostenerfassung

Die direkte Erfassung und Dokumentation der Mängel in Echtzeit ermöglicht die automatisierte Auswertung der Mängel-Daten sowie die Erstellung zugehöriger Statistiken. Eine enorme Arbeitserleichterung, denn: Alle Mängel werden kategorisch, z.B. pro Baustelle, pro Montagekolonne oder pro Art des Mangels, im System erfasst und ausgewertet – vor der Nutzung von Podio mussten solche Statistiken pro Halbjahr händisch erstellt werden.

Das Mängelmanagement-Modul der Green Building Group ist außerdem direkt mit einer weiteren Anwendung verknüpft, in der alle zusätzlichen, aufgrund von Mängeln entstandenen Kosten erfasst werden. Diese Mehrkosten werden auf den entsprechenden Mangel referenziert und wie oben beschrieben nach verschiedenen Mangelkategorien und den Verursachern (extern/intern) ausgewertet. Auch eine zusätzliche Verknüpfung des Mängelmanagement-Moduls mit der Zeiterfassung für die Lohnbuchhaltung ist angedacht.

Sollten Sie Hilfe bei der Implementierung durch einen deutschen Partner wünschen, so kontaktieren Sie uns gerne.

Bildquelle: Goodluz/www.shutterstock.com

Podio veröffentlicht das bis dato größte Produkt-Update

Teamarbeit produktiver zu machen, indem Teams die Kontrolle über die Werkzeuge gegeben wird, mit denen sie arbeiten: Die Mission des revolutionären Konzepts von Podio hat die Arbeitsweise in hunderttausenden Unternehmen grundlegend verändert – jetzt stellen die Macher das bisher umfassendste Update der beliebten Kollaborationsplattform vor. Den Änderungen ging ein umfassender Forschungsprozess – einschließlich Interviews mit hunderten Podio-Nutzern – voraus.

Konzentration auf das Wesentliche – mehr Leistung für Sie

Das neue Podio hat nicht nur einen neuen, klaren Look. Es bietet vor allem neue, spannende Funktionen zur Effektivitätssteigerung Ihrer Arbeit. Im Zentrum des Updates stand die Vereinfachung der Kernfunktionalität von Podio – also der Nutzung maßgeschneiderter Apps – bei gleichzeitiger Verbesserung der Leistung. So zählen zu den vorgenommenen Verbesserungen eine schnellere Benutzeroberfläche, ein intuitives Drag-and-Drop-Design und leistungsfähigere Möglichkeiten, um innerhalb von Podio Aufgaben zu automatisieren und zu verlinken.

Jetzt noch einfacher: Apps erstellen und anpassen

Mehr als eine Million Apps wurden von Nutzern in Podio bislang geschaffen – und damit viele einzigartige Möglichkeiten, Arbeit effizient zu erledigen. Mit Blick auf die Nutzer-Erfahrungen wurde die App-Erstellung und -Anpassung neu konzipiert und optisch neu aufbereitet. So wurde unter anderem der reglementierte Prozess zur Strukturierung der Inhalte mit Podio entfernt. Apps können jetzt zeitsparend im laufenden Betrieb erstellt und angepasst sowie zeitgleich mit Inhalten gefüllt werden. Dieses englischsprachige Video zeigt, wie die Erstellung eigener Work-Apps in Podio funktioniert: Create your own work apps with Podio (englisch)

Alles auf schnell

Die auffälligste Änderung ist die neue Schnell- und Detailansicht. Hierzu haben die Kollaborateure ein kurzes Video für Sie erstellt: Die neue Schnell- und Detailansicht kurz erklärt.

Doch nicht nur das neue Design für einen perfekten Überblick gestaltet die Arbeit deutlich schneller – zusätzlich sorgt die neue Technologie hinter Podio dafür, dass Inhalte mehr als 200% schneller geladen werden.

Für weitere Informationen zum großen Update besuchen Sie den Podio Blog (englisch).

Rat an alle Podio-Administratoren

Die Kollaborateure möchten allen Podio-Administratoren an dieser Stelle noch einen Rat mit auf den Weg geben: Informieren Sie Ihre Kollegen über die neue Schaltfläche „Vorlage bearbeiten“. Sie sollten alle Podio-Anwender mit den Rollen „Admin“ und „Regulär“ darauf hinweisen, dass sie mit dieser Funktion die Ansicht für alle Mitarbeiter ändern, nicht nur für sich selber. Am besten legen Sie ihren Kollegen nahe, dass sie die Schaltfläche nur in Rücksprache mit einem erfahrenen Podio-Anwender benutzen sollten.

Falls Sie zusätzliche Hilfe oder Schulungen benötigen, so kontaktieren Sie uns gerne.

Google erweitert Sicherheit

Anlässlich der SXSW-Konferenz in Austin versicherte Googles Verwaltungsratschef Eric Schmidt, dass die Nutzerdaten von Google-Kunden nun geschützt seien.

Nachdem im Rahmen des NSA-Skandals bekannt wurde, dass die NSA und andere US-Geheimdienste wohlmöglich illegal direkten Zugriff auf die internen Google-Netzwerke hatten, beschleunigte Google die bereits laufenden Arbeiten an zusätzlichen Verschlüsselungssystemen im großen Umfang. Nach Abschluss dieser, so Schmidt, sei er sich heute ziemlich sicher, dass die Nutzerdaten der Google-Kunden nun vor unrechtmäßigen Fremdzugriffen geschützt sind.

Hier der Link zur Quelle (heise online).

Bildquelle: http://www.google.de/press/images.html

Kundenzufriedenheitsstudie für Google Apps for Business

Die Cloud Alliance for Google Apps hat in Zusammenarbeit mit dem Marktforschungsunternehmen Frost & Sullivan die Ergebnisse des zweiten halbjährlichen „State of the Google Apps Ecosystem report“ veröffentlicht.

Der Statusbericht enthält Antworten von 1.158 Google Apps-Administratoren und Endnutzern, die zwischen Dezember 2013 und Januar 2014 befragt wurden. Die Ergebnisse zeigen, dass Google Apps-Nutzer mit der Cloud-basierten Produktivitätssuite sehr zufrieden sind und sie in Anwendungen von Drittanbietern einen wichtigen Bestandteil für die Umstellung auf die Cloud sehen. Zudem ergab die Umfrage, dass sowohl Endnutzer als auch IT-Administratoren gleichermaßen dazu bereit sind, Eigenmittel für Produkte von Drittanbietern auszugeben und, dass die Nutzung von Microsoft Office abnimmt.

Wichtige Erkenntnisse:

  • 89% der Befragten sind mit Google Apps zufrieden
  • 33% der IT-Administratoren geben an, dass Marketplace-Apps für ihren Wechsel zu Google Apps sehr wichtig waren
  • 71% der IT-Administratoren wünschen sich mehr Integration zwischen Drittanbieterprodukten und Google Apps
  • 60% der Befragten sind bereit ihr Geld für Apps auszugeben, die zur Optimierung der Arbeitsproduktivität beitragen
  • 60% der Endnutzer sind für die Auswahl der Web-Anwendungen, die sie bei der Arbeit verwenden, verantwortlich
  • 83% der Befragten arbeiten in Unternehmen, die „Bring Your Own Device“ (BYOD), also die Integration von privaten mobilen Endgeräte in das Unternehmensnetzwerk unterstützen
  • 58% der IT-Administratoren nutzen Microsoft Office nicht mehr oder reduzieren den Gebrauch

 

Den gesamten Bericht gibt es unter (englisch): www.cloudallianceforgoogleapps.com/report

Bildquelle: http://www.cloudallianceforgoogleapps.com/report/

Der NSA-Skandal, Google und Ihre Daten

Seit im Sommer 2013 die Veröffentlichung der von Edward Snowden entwendeten geheimen Dokumente der National Security Agency (NSA) ihren Anfang nahm, hat der größte Überwachungsskandal der Geschichte längst ungeahnte Dimensionen erreicht – wenngleich ein Ende der Enthüllungsmeldungen nicht absehbar ist. Während die Veröffentlichung der geheimen Informationen anfangs Reaktionen massiver Empörung über die Macht, Unkontrollierbarkeit und Intransparenz der Geheimdienste hervorriefen, scheinen neue „skandalträchtige“ Meldungen nun immer mehr an medialem Aufreger-Potenzial zu verlieren – wohl weil sie den eigentlichen Erkenntnisprozess kaum mehr maßgeblich beeinflussen. Denn längst steht fest: Das erlangte Wissen über die weltweite Überwachungsinfrastruktur hat die Sicht auf Datensicherheit in digitalen Sphären nachhaltig verändert.

Eine generelle Skepsis ist im Kontext der Digitalisierung zwar nicht neu, doch ist sie infolge der NSA-Affäre mit voller Wucht ins Bewusstsein der Anwender eingedrungen. Im Mittelpunkt stehen – im privaten wie im geschäftlichen Kontext – die Themen Datenschutz und Datensicherheit im Netz. Gekoppelt an die diffuse Informationslage im Skandalgeschehen, wirkt bei den Nutzern von Online-Diensten vor allem Verunsicherung nach: Was bedeutet Überwachung für den Anwender von Online-Diensten (wie Google Apps for Business)?

Rechtliche Autorisierung der NSA-Überwachung

Die geheimdienstlichen Aktivitäten spielen sich selbstverständlich weiterhin im Verborgenen ab, eine effektive Kontrolle und parlamentarische Überwachung wird als nahezu unmöglich eingeschätzt, obwohl verschiedenen Regierungszweigen die Aufsicht über die Programme und das Vorgehen der NSA obliegt. Doch was darf die NSA überhaupt aus rechtlicher Sicht? Die NSA agiert nach Aussage ihres Direktors getreu dem Prinzip, „wer die Nadel finden will, braucht eben auch den Heuhaufen.“ Als Rechtfertigung für die weltweite Massenüberwachung wird jedenfalls stets der Kampf gegen den Terrorismus (und den Waffenhandel) hervorgehoben.

Die geheimdienstliche Informationssammlung wird mit einer Vielzahl an Programmen und (rechtlich erzwungenen) Kooperationen mit Internet- und Telekommunikationsdienstleistern vorgenommen – rechtliche Autorisierung für ihre Vorgehensweise und eingesetzten Programme erhält die NSA durch komplexe Gesetzes-Mechanismen. Diese wurden vornehmlich nach dem 11. September 2001 geschaffen oder entsprechend ausgeweitet. Die wichtigsten Rechtsgrundlagen bieten der USA PATRIOT Act sowie der Foreign Intelligence Surveillance Act (FISA), die jeweils Grundrechte betreffende Gesetze einschränken. Der USA PATRIOT Act soll die Vereinfachung von Ermittlungen durch die Bundesbehörden im Fall einer terroristischen Bedrohung gewährleisten. Im Rahmen dieses Gesetzes können zum Beispiel anhand der National Security Letter (NSL) der Federal Bureau of Investigation (FBI) ohne richterlichen Beschluss Auskunftsersuchen zu Nutzern an Unternehmen wie Google gerichtet werden, sofern Ermittlungen zur nationalen Sicherheit durchgeführt werden. Herausgegeben werden müssen dann Metadaten (Adresse, Dauer des Dienstes oder Abrechnungsunterlagen) der Nutzer, aber keine Kommunikationsinhalte. Die Herausgabe der Inhalte kann dann im Rahmen des Abhörgesetzes FISA eingefordert werden – durch Anordnungen, die von einem speziellen FISA-Gerichtshof erteilt werden. Dies ist nur ein kurzer Abriss zum gesetzlichen Hintergrund des Überwachungsapparats der NSA, der noch viel größere Bogen spannen kann. Ebenso verfügen auch andere westliche Geheimdienste über ähnliche Rechtsmittel, mit denen sie aus Gründen der nationalen Sicherheit die Offenlegung von Informationen fordern können.

Google: Reaktionen und Transparenzbemühungen

Besonders geriet die amerikanische Internet-Branche unter Erklärungsdruck, nachdem veröffentlichte Dokumente den Eindruck erweckten, die NSA könne nach Belieben direkt auf Nutzerdaten zugreifen. Inwieweit ein unautorisierter Zugriff auf die großen Internet-Konzerne tatsächlich stattgefunden hat, kann nur bedingt nachvollzogen werden – Google und Co. reagierten empört, die NSA dementierte die Zugriffe. Google, Facebook, LinkedIn, Microsoft und Yahoo hatten unter anderem Ende 2013 gemeinschaftlich auf das Recht geklagt, ihre Kunden detaillierter über das Ausmaß der Anfragen von Seiten der NSA informieren zu dürfen. Ende Januar 2014 wurden ihnen Zugeständnisse bezüglich der Herausgabe von Informationen eingeräumt: In seinen Transparenzberichten darf Google nun etwas genauere Angaben darüber machen, wie oft Behörden die geheime Herausgabe von Nutzerdaten verlangt haben oder auf welcher rechtlichen Grundlage dies geschehen ist. In Bezug auf NSLs war dies bereits vorher möglich, neu ist die Auskunft über die FISA-Anfragen. Dabei werden den Konzernen zwei Varianten der Informationsweitergabe zur Auswahl gestellt: Es kann die Gesamtzahl aller Behörden-Nachfragen mit Bezug zur nationalen Sicherheit mit Schritten von jeweils 250 Anträgen genannt werden oder es darf aufgeschlüsselt werden, worauf die Anträge rechtlich beruhen (NSLs oder FISA-Anordnungen). Dabei dürfen die Zahlen der Nachfragen aber weiterhin nur in 1000er-Schritten angeben werden. Grundsätzlich darf die Veröffentlichung erst sechs Monate nach Stellung der Anfrage erfolgen.

Die fünf Internetkonzerne haben nach ihrem jüngsten Teilerfolg angekündigt, sich stetig vor Gericht für mehr Transparenz stark zu machen. Sie fordern außerdem innerhalb einer gemeinsamen Kampagne die Reform der staatlichen Überwachung.

Ferner gibt Google längst nicht nur Auskunft über die Anträge seitens amerikanischer Geheimdienste, sondern veröffentlicht Statistiken, die detailliert über Auskunftsersuchen von Strafverfolgungsbehörden aller Länder informieren. Denn weltweit können Behörden mithilfe von Gesetzen Nutzerdaten von Google fordern, um kriminelle Aktivitäten zu untersuchen. Google überprüft jedes Ersuchen, um sicherzustellen, dass es dem Gesetz entspricht. In einigen Fällen so Google, könne man die Herausgabe von Informationen ablehnen oder den Umfang des Ersuchens eingrenzen. Ein Beispiel: Deutschland rangiert nach den USA und Indien an dritter Stelle, wenn es um das Ersuchen von Nutzerkontendaten geht. Google hat in nur 48% der Fälle von Auskunftsersuchen Daten vorgelegt.

Fragen die sich Entscheider / Unternehmen als Nutzer von Google Apps for business in Bezug auf Sicherheitsbedenken stellen:

Haben amerikanische Behörden Zugriff auf meine Daten ohne dass ich davon etwas mitbekomme?

    • Ja, genauso, wie deutsche Behörden auch, wenn z.B. eine Straftat vorliegt. Google informiert seine Nutzer normalerweise über Rechtsersuchen, sofern dies nicht per Gesetz oder gerichtlicher Verfügung untersagt ist. Über FISA-Ersuchen darf nicht informiert werden, und auch als Empfänger eines NSL kann Google zum Stillschweigen verpflichtet werden.

Sind meine Daten bei Google Apps for business sicher?

    • Ja, im technischen Sinne ist Google so ziemlich der sicherste Ort der Welt. Denn kaum ein Unternehmen investiert in Datensicherheit so viel wie Google. Dieser hohe Standard ist auch mehrfach zertifiziert.

Muss ich meinen deutschen Kunden und Partnern mitteilen, dass ich meine Daten bei Google Apps for Business speichere?

    • Grundsätzlich ja, das Bundesdatenschutzgesetz schreibt vor, dass beim Speichern von personenbezogenen Daten eine Informationspflicht vorliegt. Allerdings lässt sich die Frage nicht immer pauschal beantworten. Da wir keine Rechtsanwälte sind und keine Rechtsberatung leisten können, sollten Sie sich im konkreten Fall von einem Anwalt beraten lassen.

Sicherheit als höchste Prioriät

Der unerlaubte Zugriff auf sensible Daten – gerade in Unternehmen ist diese Befürchtung seit Bekanntwerden der Ausspäh­aktivitäten inter­nationaler Geheim­dienste größer denn je. Gleichzeitig wird es als positiver Trend bewertet, dass durch den Überwachungsskandal neue Impulse für eine intensive Auseinandersetzung mit Datensicherheit gegeben wurden. Die Technologie- und Kommunikationsunternehmen reagieren entsprechend mit noch größeren Sicherheitsmaßnahmen, fordern eine verschärfte Kontrolle der Geheimdienste sowie mehr Transparenz. Google hat zusätzliche Verschlüsselungen für den internen Datenverkehr eingeführt, um die Daten seiner Nutzer vor unautorisierten Zugriffen stärker zu schützen. Grundsätzlich misst Google dem Schutz von Kundendaten höchste Priorität zu – die Kunden profitieren entsprechend von der komplexen Sicherheitsinfrastruktur, die stets optimiert wird.

+++Update: Google erweitert Sicherheit++++

Bildquelle: http://pixabay.com/de/google-suchmaschine-76522/

Jahresrückblick: Vortrag „Soziale Kollaboration in der Chemieindustrie“

zuschauer

Die Veranstaltung war gut besucht.

Am Donnerstag, den 07.11.2013 gab Jan Grau von den Kollaborateuren in Frankfurt am Main einen Vortrag auf der Tagung der Vereinigung von Chemie und Wirtschaft (VCW) zum Thema „Soziale Kollaboration in der Chemieindustrie“ einen Vortrag über Podio. Rund 100 Zuschauer und Entscheider aus der Branche verfolgten Vorträge von u.a. Evonik, BASF, Procter & Gamble, IBM und den Kollaborateuren zum Thema soziale Kollaboration, Trends und konkreten Anwendungsbeispielen. Wir möchten uns herzlich für die Teilnahme und interessante Diskussionen bedanken.

In diesem Zusammenhang veröffentlichten wir einen Artikel im Chemanager über Podio (online im Original hier abrufbar)

Soziale Kollaboration mit umfassendem Ansatz

Das Internettool Podio bildet sämtliche Unternehmensprozesse ab

Soziale Kollaboration in Unternehmen ist derzeit eines der prägenden Themen in der IT. Jedoch sollte der Ansatz tiefer und umfassender greifen, um eine wirkliche Effizienz zu erzeugen. Podio zeigt Wege für eine umfassende Kollaboration auf.

Als 2009 bei Facebook die Nutzerzahlen explodierten, dachten sich drei dänische Studenten aus Kopenhagen, dass diese Art der Kollaboration, der Kommunikation und des Austausches vom privaten Lebensbereich in die Geschäftswelt übertragen werden kann. Sie wollten aber nicht einfach nur ein Social Intranet für Unternehmen entwickeln. Bei ihnen lag der Fokus auf einem Tool, mit dem nicht nur der soziale Austausch gefördert werden sollte, sondern auch sämtliche Prozesse, Abläufe und Vorgänge von Unternehmen abgebildet werden können. Das Ergebnis ist Podio.
Der Anspruch war, dass jeder in die Lage versetzt wird, seine Prozesse abzubilden und dass zugleich die Kommunikation über diese Vorgänge gefördert und strukturiert wird. Dies erkannte auch der Milliardenkonzern Citrix und übernahm das junge Unternehmen im April 2012. Alle Gründer sind noch an Bord. Der Rest wird Geschichte schreiben.

Individuelle Prozesse stehen im Vordergrund
Warum? Weil Podio die Art und Weise grundlegend verändert, wie Mitarbeiter Vorgänge bearbeiten und über diese Vorgänge kommunizieren – sowohl innerhalb des Unternehmens als auch mit Zulieferern und Kunden. Prinzipiell ist dieses Tool eine Mischung aus einem ERP-System und einer sozialen Kollaborations- und Kommunikationsplattform. Kommunikation ist hierbei kein Selbstzweck, sondern erfolgt je nach Unternehmensbereich immer im Kontext von konkreten Projekten, Vorgängen, Informationen usw.
Was Podio wirklich unterscheidet ist, wie es Unternehmen und Mitarbeitern die Kontrolle über ihre Werkzeuge zurückgibt. Der Mensch und seine Arbeitsweise stehen im Mittelpunkt. Das Unternehmen gibt die Prozesse vor, Podio passt sich an – und nicht umgekehrt. Als cloudbasiertes System ist es dabei mobil und stationär von überall und jederzeit abrufbar und immer auf dem neuesten Informationsstand.

Informationsinseln abbauen
Unternehmen nutzen in der Regel unterschiedlichste Systeme, um ihre Vorgänge abzuwickeln. Der Verkauf hat ein CRM-System, die Entwicklungsabteilung ein eigenes System, das Wissensmanagement ist im Intranet, die Produktion nutzt wiederum etwas Anderes und die Personalabteilung bearbeitet Projekte üblicherweise mit Excel. Dies sind Informationsinseln, denn wenn Informationen zwischen Abteilungen ausgetauscht werden, geschieht dies über E-mails, Meetings oder telefonischen Austausch. Mithilfe von Podio arbeiten alle innerhalb eines Systems, geben Vorgänge frei und kommentieren sie. Durch ein Rechte- und Rollensystem kann entschieden werden, wer was sehen soll und darf. E-mails mit endlosen CC-Listen sind damit innerhalb des Unternehmens obsolet. Ähnlich wie in Twitter und Facebook besteht die Möglichkeit, Vorgängen zu folgen und dadurch immer auf dem neuesten Informationsstand zu sein.

Verbreitung
Podio ist bereits bei tausenden Organisationen und Unternehmen im Einsatz. Alcatel, BMW und viele andere kleine und große Unternehmen profitieren schon heute von dieser neuen Art zu arbeiten. Dennoch wird es dauern, bis sich das System flächendeckend durchsetzt. In bestehende Systeme der Unternehmen wurde viel investiert, die durch Podio herbeigeführte Arbeitsphilosophie erfordert ein Umdenken und offene und transparente Strukturen. In allen Unternehmensbereichen kann das System zum Einsatz kommen. Sei es Leadmanagement, Produktion, Rechnungsprüfung, Projektmanagement, Wissensmanagement oder eine Einkaufsliste.
Wir – Die Kollaborateure – nutzen selbstverständlich im Unternehmensalltag ebenfalls Podio: Wir schreiben uns (fast) keine E-mails mehr, sondern bearbeiten, besprechen und erledigen alle Anliegen und Vorgänge in unternehmensspezifischen Podio-„Apps“. Der Kreativität sind wenig Grenzen gesetzt.

Autor:
Jan Grau, Partner Business Development, Die Kollaborateure

Podio erweitert den Activity Stream um Änderungshistorie

Podio hat ab sofort eine wertvolle Erweiterung. Die Änderungshistorie einzelner Einträge wird jetzt kompakt unterhalb des jeweiligen Eintrags zusammen gefasst. So können Mitarbeiter sehen, welche Änderungen an Projekten, Adressen, Leads usw. gemacht wurden. Als Podio Preferred Partner konnten wir diese Erweiterung schon im Beta-Status testen und sind begeistert über die erhöhte Transparenz der neuen Änderungshistorie.

Weitere Informationen finden Sie unter http://blog.podio.com/2013/11/20/itemactivity/(Englisch), Hilfe bei der Einführung, Implementierung und Training von Podio finden Sie bei den Kollaborateuren.