Arbeitswelt 4.0

Wird uns irgendwann der Roboter ersetzen? Oder werden wir dadurch einfach flexibler arbeiten können? Wo es zu Henry Fords und Taylors Zeiten noch hieß, der Mensch sei eine Maschine, so sind wir im 21. Jahrhundert zunehmend an dem Punkt, diese Ansicht umzudrehen. Es gibt zwar noch keine Roboter, die im Büro sitzen und unsere Arbeit verrichten, aber im Zuge der Digitalisierung wird es zu einer Flexibilisierung, Dezentralisierung und Entgrenzung der Arbeit kommen.

Die Technisierung wird weiter zunehmen, in dessen Folge die einfache und körperlich schwere Arbeit von Maschinen erledigt wird. Durch die zunehmende Digitalisierung und den Einsatz von cyber-physischen Systemen, wird die Routinetätigkeit immer weiter automatisiert werden.

Die digitale und mobile Kommunikation in der Arbeitswelt führt zu neuen Möglichkeiten der Zusammenarbeit und Koordination, trotz räumlicher und zeitlicher Verteilung der Beteiligten.
Was dazu führt, dass auch Aufgaben immer unabhängiger von Zeit und Raum erledigt werden können. Tools wie Podio, passen sich dabei den individuellen Bedürfnissen der einzelnen Teams an.

Eine immer weiter fortschreitende Verschmelzung der realen und virtuellen Welt im “Internet der Dinge” führt zu einer Entlastung durch intelligente Umgebungen und interagierende Objekte. Dabei ergeben sich im betrieblichen Bereich neue Möglichkeiten insbesondere zur Optimierung inner- und zwischenbetrieblicher Abläufe und zur Steigerung der Effizienz und Effektivität der Arbeitsprozesse. Durch wissensbasierte Systeme wird der komplette Geschäftsprozess unterstützt. Mit deren Hilfe können Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort aus auf Daten und Informationen zugreifen und so ein kontextbezogenes Wissen erzeugen.

Cloud Computing ermöglicht beispielsweise eine neue Form des Outsourcing und erzielt Kostenvorteile bei gleichzeitiger Steigerung des Leistungsumfangs. Besonders attraktiv ist das für Unternehmen, die sich eine umfangreiche IT-Infrastruktur nicht entsprechend ausbauen wollen, deren Geschäft starken Schwankungen (saisonal bedingt) unterliegen oder die viele mobile Mitarbeiter beschäftigen, welche Fernzugriff auf Applikationen bekommen sollen.

Einer Umfrage zur generellen Einstellung zum Thema Cloud Computing, zeigt deutlich, dass sich die Einstellung der deutschen Unternehmer gegenüber Cloud Computing in den letzten 5 Jahren signifikant verändert hat und mittlerweile fast 47 % der Unternehmer eher aufgeschlossen und interessiert dem Thema gegenüberstehen.

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Bildquelle: statista.de

Dieser Wandel lässt sich vor allem darin erklären, dass in den Unternehmen ein Erkenntnisprozess eingesetzt hat. Darüber, dass viele Ressourcen in den alten analogen Prozessen unnötig verschwendet werden. Vor allem wird durch die eingebrachte Arbeitszeit der Mitarbeiter, die diese analogen Prozesse ausführen müssen, Geld verschwendet. Digitale und koordinierte Prozesse sparen viel Geld, auch wenn der Prozess der Digitalisierung erst einmal welches kostet. Genau diese digitale Transformation ist unsere Leistung. Wir unterstützen Sie in Ihrem Digitalisierungsprozess.

Fragen Sie uns! Wir helfen Ihnen gern und unterbreiten Ihnen ein auf Ihre individuellen Bedürfnissen und Anforderungen angepasstes Angebot! http://kollaborateure.com/team/


1 vgl. S. 31 New Work: Benedikt Hackl u. a. (Springer Verlag – 2017)
2 vgl. S. 6 Auf dem Weg zu Arbeit 4.0: Jutta Rump u. a. (Springer Verlag – 2017)
3 vgl. S 79 P. H. Voß (Hrsg.), Logistik – eine Industrie, die (sich) bewegt (Springer Verlag 2015)

Podio-Backup von und mit den Kollaborateuren

Machen Sie Ihre Podio Daten sicher!

Wir erläutern, wie das neue Backup für Podio funktioniert und warum Sie es nutzen sollten.

Warum überhaupt ein Backup für einen Cloud-Dienst wie Podio?

In Sachen Backup bei Cloud-Software gibt es zwei Meinungen. Die einen fragen sich, warum man überhaupt ein Backup bei einer Cloud-Software machen muss. Diejenigen scheuen zusätzlichen Aufwand für ein Backup, sofern der Cloud-Dienst an sich schon entsprechende Sicherungsmechanismen mitbringt. Die anderen wollen am liebsten das Backup vom Backup und können davon gar nicht genug bekommen.

Im Prinzip sehen wir es auch so, dass Podio’s Sicherheitsmechanismen ausreichend sind, um Daten sicher in der Podio-Cloud ablegen und davon ausgehen zu können, dass sie nicht über Nacht verschwinden oder Unbefugte Zugriff darauf erhalten. Mehr Infos dazu im offiziellen Security White Papier von Podio. Der eigentliche Bedarf für ein Backup von Podio-Daten resultiert aus der Rechtestruktur und der grundsätzlichen Möglichkeit der Nutzer (entsprechende Berechtigungsstufe vorausgesetzt), Daten löschen zu können, die nicht wieder hergestellt werden können. Dass z.B. ein Admin das Recht haben können muss, etwas zu löschen, ist klar. Doch die Realität hat gezeigt, dass in heute üblichen Organisationsstrukturen und flachen Hierarchien viel passieren kann, das hinterher nur unnötig Aufwand verursacht. Und Löschen in Podio heißt: Weg ist weg!

Wenig Aufwand, viel Nutzen.

Wenn man sich nun anschaut, wie ein Backup für Podio aufgebaut sein muss, damit es möglichst wenig laufenden Aufwand verursacht, aber immer absoluten Schutz bietet, dann sind die Anforderungen relativ klar. Es müssen Apps mit allen Items, Dateianhängen, Bildfeldern und Kommentaren (nebst Kommentaranhängen) gesichert werden. Und es müssen unterschiedliche Versionen gesichert werden, damit man nach 2 Wochen auch noch einen inzwischen dreimal überschriebenen oder gelöschten Eintrag wieder herstellen kann.

Und das Backup muss einfach einzurichten sein und im laufenden Betrieb wenig administrativen Aufwand verursachen.

Falls dann mal der Ernstfall eintritt, sollte ein festgelegter Personenkreis in der Lage sein, den ursprünglichen Datenbestand mit wenigen Mausklicks aus dem Backup wieder herzustellen. Für alle, die ganz auf Nummer sicher gehen wollen, muss es möglich sein, das Backup herunterzuladen, auf einen Datenträger zu verbannen und im Safe einzuschliessen.

Wir präsentieren: Deutsches Backup auf europäischen Servern.

Die Kollaborateure, als erster deutscher Podio Preferred Partner, haben sich daher mit dem Developer Daniel Schreiber aus Köln zusammen getan und bieten ihren Kunden ab sofort unbegrenztes Backup zum einheitlichen Preis.

Für monatlich nur 5€ zzgl. MwSt. pro angefangenem Gigabyte gespeicherter Daten, können alle Apps in einem Podio Workspace gesichert werden, inkl. aller Anhänge, Kommentare und allem was dazu gehört.

Hier können Sie das Backup direkt buchen.

Und hier die Highlights des Angebotes (Mehr Details gibt es auf der Angebotsseite).

  • Unbegrenzter Speicher für alle Inhalte und Dateien in einem Workspace
  • Monatliche Abrechnung und Rechnungslegung durch die Kollaborateure mit 14 Tagen Zahlungsziel
  • einfachste Handhabung (Einrichtung in 5 Minuten)
    • „Backup-Nutzer“ in zu sichernden Workspace einladen
    • in der Weboberfläche zu sichernde Apps auswählen
    • Sicherungsintervall einstellen (täglich, wöchentlich, monatlich)
    • Bei Bedarf zur Weboberfläche wechseln, um z.B. ein zusätzliches manuelles Backup zu erstellen, etwas wiederherzustellen oder ein Backup herunterzuladen

Weitere Details und technische Informationen

Neues Zertifikat für Google Apps for Work

Google for Work ist jetzt ISO/IEC 27018:2014 zertifiziert

Wir erklären, was dass für Sie als Kunde und Nutzer bedeutet und warum Sie Google Ihre Daten unbesorgt anvertrauen können.

Neuer Standard war dringend notwendig

Die ISO/IEC 27018 wurde im August 2014 speziell für Clouddienste wie Microsofts Office 365 oder Google Apps for Business (dass jetzt Google Apps for Work heißt) erstellt und hat die Regulierung der Verarbeitung von personenbezogenen Daten in einer öffentlichen Cloud zum Inhalt. Mehr Infos zum Thema in diesem Artikel von datenschutzbeauftagter-info.de.

Ihre personenbezogenen Daten in der Google Cloud

Neben Punkten, wie der gesetzlich geregelten Herausgabe von Nutzer-Informationen an Behörden, regelt dieser neue Standard z.B. auch, dass personenbezogene Daten für Marketing- oder Werbezwecke nur dann genutzt werden dürfen, wenn der Kunde seine ausdrückliche Einwilligung dazu gegeben hat. Speziell diesen Vorwurf musste sich Google Apps for Work in der Vergangenheit des Öfteren gefallen lassen, da viele Kritiker diese Verfahrensweise von den kostenfreien GMail-Konten für Privatnutzer kennen und annahmen, sie träfen auch auf das Business-Produkt zu. Privatnutzer können GMail tatsächlich kostenfrei nutzen, gerade weil Google Ihnen passende Werbung neben dem Posteingang liefert. In Googles Produktlinie für den Business-Bereich, war diese Funktion schon immer deaktivierbar.

Was genau wurde zertifiziert

Ernst & Young, als unabhängiger Auditor, hat nun einen Grossteil der Dienste, die man mit Google Apps for Work und Google Apps for Education nutzen kann, geprüft und entsprechend zertifiziert. Darunter nicht nur Kerndienste wie GMail, Google Kalender und Google Docs, sondern auch die rechtssichere Emailarchivierung Google Apps Vault und den Chat-Dienst Google Hangouts. Auch das Soziale Netzwerk Google+ und Google Apps Script, welche ähnlich verwendet werden können, wie früher die Makros in Microsoft Excel, haben die Zertifizierung erhalten.Übersicht der Zertifikate nach Google Dienst

Alles in allem auch für deutsche Firmen eine echte Alternative

Mit dieser neuen Zertifizierung kommt Google speziell bei Kunden im deutschen Mittelstand ein grosses Stück weiter, da es nun kaum noch Argumente gegen Googles Cloudlösungen gibt. Auch schon vor der neuerlichen Zertifizierung hatten Experten wie Oliver Stutz im Blog von datenschutz-notizen.de aus deutscher datenschutzrechtlicher Sicht geschildert, warum sie das Produkt in Deutschland für uneingeschränkt nutzbar halten.

Offizielle Meldung von Google über die neue Zertifizierung

Das Google Zertifikat mit der Übersicht über alle zertifizierten Dienste

Datenverlust bei Hardware-Diebstahl: Schutz durch die Cloud

Seit 1970 besteht die Druckerei Gläser in Berlin. Für Inhaber Jan Gläser und seine Mitarbeiter hat die Zufriedenheit der Kunden höchste Priorität. Bestmögliche Produktqualität und Zuverlässigkeit bei der Erbringung der Dienstleistungen sind für das Team selbstverständlich. Doch was passiert, wenn ohne eigenes Verschulden plötzlich die Produktion lahmgelegt ist und vereinbarte Liefertermine nicht eingehalten werden können? Bereits vier Mal war der Berliner Druckereibetrieb das Ziel von Einbrechern. Vor allem PCs, Notebooks, Bildschirme und weitere Hardware wurden entwendet – die lokal gesicherten Daten waren somit ebenfalls verloren. Die Druckerei Gläser ist damit längst kein Einzelfall. Im Erdgeschoss gelegene Gewerbeflächen sowie die Ausstattung mit modernster Druck-, Grafik- und Computertechnik rücken Druckereien immer wieder ins Visier von Dieben.

Die Herausforderung: Mehrkosten und Terminschwierigkeiten vermeiden

Während die teuren Arbeitsgeräte umfassend versichert sind und in der Regel kurzfristig ersetzt werden können, ziehen die Diebstähle ein anderes schwerwiegendes Problem nach sich: Den Datenverlust. Bereits bearbeitete Druckvorlagen und weitere Daten zur Auftragsabwicklung können nicht einfach wiederhergestellt werden. Die geplante Ausführung von Aufträgen gerät ins Stocken, wertvolle Arbeitszeit ist verloren. So entstehende Mehrkosten und Probleme bei der Einhaltung von Terminen sind die Folgen. Jan Gläser hat sich deshalb für eine einfache, aber überaus effektive Lösung entschieden: Die Daten der Berliner Druckerei landen nun nicht mehr auf lokalen Speichermedien, sondern in der Cloud von Google Drive. Diese Verlagerung der Daten – in Kombination mit neuer Sicherheitstechnik (wie Alarmanlagen und Videoüberwachung) sowie einem Wachschutz – sorgt für einen umfassenden Schutz der Druckerei Gläser vor Einbrüchen bzw. dessen Folgen.

Die Lösung: Konsequente Absicherung bei unendlicher Speicherkapazität

Gerade für Druckereien bzw. Unternehmen, in denen große Mengen an Daten gespeichert, bewegt und abgestimmt werden müssen, bietet die Arbeit mit der Cloud enorme Vorteile. Google Apps for Work bietet Unternehmen beispielsweise – für 8 € pro Nutzer und Monat – unbegrenzten Speicherplatz, sodass Engpässe bei der Speicherkapazität keine Rolle mehr spielen. Zudem hat die Druckerei Gläser mit der Verwendung von Google Drive die völlige Unabhängigkeit von der Hardware erreicht: Auf die in Google Drive abgelegten Daten kann über jedes Gerät mit Internetzugang zugegriffen werden. So resultieren aus zukünftigen  Verlusten oder Ausfällen der Hardware keine Beeinträchtigungen durch fehlende Daten. Es muss entsprechend kein zusätzlicher Fileserver zur Datenablage betrieben werden, während auch Backups überflüssig werden. Weiterer Vorteil ist die Zentralisierung der Daten: Alles wird an einem Ort gespeichert, während alle Aktualisierungen in Echtzeit gesichert werden. So arbeiten alle Mitarbeiter der Druckerei Gläser immer an bzw. mit der aktuellsten Version einer Datei. Über die Änderungshistorie kann jederzeit nachvollzogen werden, von welchem Anwender zu welchem Zeitpunkt etwas geändert wurde. Gleichzeitig kann auf ältere Versionen einer Datei zugegriffen werden – sofern man diese nicht dauerhaft speichert, werden sie nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Jegliche Inhalte können nach der Bearbeitung gezielt für Kollegen oder Kunden freigegeben werden. Diese können jederzeit über ihre mobilen Geräten von unterwegs auf Google Apps for Work zugreifen. Auch die Suche nach der richtigen Datei ist mit der in Google Drive integrierten Volltextsuche schnell erledigt, auch wenn eine Datei mal nicht im richtigen Ordner abgelegt ist. Mit der Entscheidung für die Cloud hat Jan Gläser neben hohem Komfort seinen Betrieb konsequent vor den Folgeschäden eines Diebstahls abgesichert.

Citrix Webinar: Best-Practice: Mit Podio die Effizienz von Teams drastisch erhöhen

m 09.12.2014 um 10:00 Uhr geben die Kollaborateure im Rahmen der Citrix Webinar Reihe gemeinsam mit Peter Küssner (CEO, frinch AG) einen Überblick über Podio und praktische Anwenderbespiele am Beispiel der Podio Einführung bei der frich AG. Im kostenlosen Webinar erklären die Kollaborateure, wie Sie mit firmenspezifischen Apps und Workspaces Ihre Arbeitsprozesse transparent in Podio abbilden können. Zudem zeigt die frinch AG am Best-Practice Beispiel, wie sie Podio genutzt hat, um ihr dezentral aufgestelltes Vertriebsteam effektiv zu steuern und einen transparenten Sales-Funnel zu kreieren. Sie können sich hier kostenlos anmelden.

Bericht vom Treffen der Podio User Gruppe in Hamburg

Ein Viertel der stetig wachsenden Usergruppe für Deutschland, Österreich und die Schweiz hat sich am 19. Juni in Hamburg zum ersten Mal persönlich kennengelernt. Die Neugierde aufeinander und die jeweiligen Erfahrungen mit Podio war groß. Die Neuerungen von Podio sowie Tools aus dem Partnernetzwerk wurden vorgestellt und viele spannende Aspekte aus dem Podio-Kosmos diskutiert. Am Ende eines produktiven Tages stand fest: Das muss wiederholt werden.

Eine Gruppe so facettenreich wie Podio selbst

Jeder Nutzer hat seinen ganz eigenen Weg mit Podio beschritten – manche sind von der ersten Stunde dabei, andere erst seit kurzer Zeit. Allen gemein, so wurde schnell deutlich, ist aber die Begeisterung für das Kollaborationstool. In der Vorstellungsrunde ließen die Teilnehmer die anderen an ihrer persönlichen Podio-Geschichte teilhaben. Ob Software-Berater, Entwickler, Prozessberater, Interim-Manager, App-Lotse, Vorstand einer Non-Profit-Organisation, Initiator einer Schulgründung oder Podio Implementierer – die Teilnehmergruppe und ihr jeweiliger Einatz von Podio spiegelte wieder, was Podio als flexibles Organisations- und Kommunikationstool ausmacht: Anpassungsfähigkeit und Mobilität.

Neuerungen in Podio: Der Daumen ist oben

Im April 2014 wurde ein umfassendes Podio-Update veröffentlicht. Auffälligste Änderung war die neu gestaltete Oberfläche. Das Feedback der Teilnehmer fiel innerhalb einer kurzen Diskussion sehr positiv aus – es sei einfach alles noch besser geworden. Ähnlich verhielt es sich mit dem Meinungsbild zum neuen Berechnungsfeld in Podio, das durch Stefan Ukena von den Kollaborateuren vorgestellt wurde. Die Durchführung komplexer Berechnungen mit JavaScript sind ein mächtiges Werkzeug und somit ein Feature, das die Teilnehmer begeistert.

„Kannst du das mal zeigen, bitte?“

Auf der Agenda stand zunächst die Vorstellung interessanter Partnertools durch die Kollaborateure. Die Vor- und Nachteile von Tools wie SmartGantt (Visualisierung im Projektmanagement) und GlobiFlow (Workflow-Automatisierung) wurden im anschließenden Dialog herausgestellt und kritisch hinterfragt. Schlussendlich wird ein erweitertes Funktionsspektrum, das durch solche Partner-Tools entsteht, begrüßt – man ist gespannt auf weitere innovative Tools.

Am Nachmittag folgten die Open Sessions. Dabei wurde live in Podio abgestimmt, was thematisiert werden soll. Die Entscheidung fiel auf die Interaktion zwischen Google und Podio sowie zwei Praxisbeispiele aus dem Alltag. Rico (dieKollaborateure) zeigte anhand seiner „Planung und Abrechnung mehrerer Babysitter“, wie schnell und einfach unübersichtliche Planungs- und Abrechnungsvorgänge in Podio gelöst werden können. Auch die Telefonnotiz, vorgestellt vom Holger von Holger (p3t), zeigte, wie ein simpler Anwendungsfall in Podio eine enorme Wirkung auf die Arbeit im Team hervorbringen kann. Zur Interaktion von Google Apps und Podio ging Rico auf Fragen der Usergruppe ein. Viele bis dato unbekannte Funktionen kamen ans Licht – Wissen wurde geteilt und wichtige Aspekte für eine weitere Recherche nach dem Treffen notiert. Im Anschluss demonstrierte der Applotse Jan Florian Funktionen wie etwa die Einbettung verschiedener Medienformate (z.B. Youtube Videos, Präsentationen, etc.), die im Gespräch aufgegriffen wurden und für Staunen bei den Anwesenden sorgten.

Wo sind eigentlich die Grenzen?

Das noch viel mehr geht, als jeder einzelne Teilnehmer momentan mit Podio macht, war wohl kein Geheimnis. Das es aber so viel mehr zu entdecken und ausprobieren galt vielleicht schon. Anregungen dafür gab es bei diesem ersten Treffen sehr viele. Und, wie es sich für echte “Podios“ gehört, wurden die Themen direkt online weiterdiskutiert. Vielleicht werden zukünftig vermeintliche Grenzen von Podio noch einfacher überschritten, denn was die Teilnehmer an speziellem Know-How mitbringen, ist eine wertvolle Ressource für die Usergruppe.

So geht es weiter

Die Websessions in Podio, in denen je ein User als Experte seine Arbeit mit Podio oder ein Schwerpunktthema vorstellt, haben bereits in der Vergangenheit für die Usergruppe einen wichtigen Input geliefert. Diese werden in Zukunft weiterhin regelmäßig stattfinden, um den regen Austausch über Podio weiter zu fördern. Die Usergruppe freut sich außerdem über den stetigen Zuwachs an Mitgliedern. Spätestens im nächsten Jahr besteht beim zweiten Treffen der Usergruppe für Deutschland, Österreich und die Schweiz wieder die Möglichkeit sich persönlich kennenzulernen.

Wenn Sie sich für die Podio User Gruppe interessieren oder Mitglied werden wollen, dann melden Sie sich hier an.

1. Treffen der Podio Usergruppe Deutschland

Die Podio Usergruppe Deutschland…

… ist die Anlaufstelle für alle Podio-Nutzer, Podio-Partner und Kunden im deutschsprachigen Raum. Ideenaustausch, neue Impulse, interessante Projekte: Innerhalb der direkt in Podio integrierten Usergruppe finden angeregte Dialoge und Diskussionen rund um die flexible, cloudbasierte Arbeitsplattform statt. Die Vorstellung von zukunftsweisenden Lösungen, neuen Anwendungen und Strukturen (z.B. in regelmäßigen Online-Meetings), die in Podio realisiert werden, ist wichtiger Bestandteil des aktiven Austauschs. Der wachsende Ideen-Pool wird auch an den Podio-Hauptsitz in Kopenhagen weitergegeben. Zudem fließen Fragestellungen und Lösungskompetenzen der User innerhalb der Gruppe zusammen, wodurch kontinuierlich Mehrwerte innerhalb der Community generiert werden. Betreut wird die Usergruppe für Nutzer aus Deutschland, Österreich und der Schweiz seit März 2013 durch ihre Initiatoren: „Die Kollaborateure“. Als Podio-Experten leisten sie schnelle Hilfestellung, informieren über Neuerungen und sorgen stetig für neuen Input. Werden auch Sie Teil der Podio Usergruppe Deutschland. Hier geht es zur Anmeldung (die Mitgliedschaft ist kostenfrei).

1. Treffen der Podio Usergruppe Deutschland

Am Donnerstag, 19. Juni 2014, findet das erste Treffen der Podio Usergruppe Deutschland außerhalb der Online-Welt statt. Die ideale Gelegenheit, um der künftigen Zusammenarbeit innerhalb der User Group neue, gewinnbringende Strukturen zu verpassen, sich aktiv über Erfahrungen mit Podio auszutauschen sowie interessante Beispiele aus dem vielfältigen Podio-Kosmos kennenzulernen. Eingeladen sind – ob von der ersten Stunde an oder ganz neu dabei – alle Mitglieder der Podio Usergruppe Deutschland.

Die Location

Die Podio Usergruppe Deutschland kommt im schönen Gastwerk Hotel in Hamburg-Bahrenfeld zusammen. Einzigartig – historisch – kreativ: Das Industriedenkmal aus Backstein und Stahl bietet für diesen besonderen Anlass das passende Ambiente.

Das Angebot

Die Kosten für den gesamten Tag betragen pro Person 59 EUR. Enthalten sind Standardtechnik, Tagungsgetränke, Kaffeepausen sowie ein Business-Lunch in Form eines Buffets.

Als Initiatoren der deutschen Usergruppe übernehmen „Die Kollaborateure“ jeweils 29 EUR für jedes Mitglied, sodass die Teilnehmer jeweils nur 30 EUR selber tragen müssen.

Die Agenda

Wir, die Kollaborateure, freuen uns als Veranstalter über eure Ideen und Wünsche bezüglich Gestaltung und Themen unseres ersten gemeinsamen Podio Usergruppen-Treffens. Zur Orientierung und als Diskussionsgrundlage haben wir eine vorläufige Agenda erstellt.

  • Struktur der Podio Usergruppe Deutschland: Was brauchen wir zukünftig, damit alle Mitglieder mehr Nutzen daraus ziehen können?
  • Aktuelle Beispiele für den Einsatz von Podio: Ziel ist, dass wir unser Bewusstsein über App-Building und Strukturausbau in Podio erweitern und anhand erfolgreicher Praxis-Beispiele voneinander lernen. Gerne stellen wir innerhalb eines Vortrags einige Kundenbeispiele vor. Wer möchte noch?
  • Workshops: Vorstellung von Anwendungsfällen, konkreten Herausforderungen bzw. Prozessen, die in Podio umgesetzt werden sollen: Gemeinsame Diskussion zur Lösungsfindung (je nach Teilnehmerzahl auch in verschiedene Bereiche teilbar).
  • Was machen die Partner? Welche Erweiterungen oder sonstige Lösungen gibt es? Wir können dies gerne zusammenstellen und Lösungen aus dem Partnernetzwerk präsentieren.

Anmeldung

Bitte meldet euch direkt innerhalb der Usergruppe in Podio an. Wir freuen uns auf euch!

Podio für die Baubranche

Die Green Building Group baut hochwertige, langlebige und energieeffiziente Häuser für unterschiedliche Bedürfnisse und Lebensphasen. Das Unternehmen hat in vier Hauptstandorten in drei Ländern über 1000 Mitarbeiter, davon viele extern. Seit dem 4. Quartal 2013 nutzen sie das in Podio integrierte Mängelmanagement-Modul. Einfach, umfassend, individualisierbar: Wo die bestehenden IT-Systeme infolge des hohen Informations- und Kommunikationsaufwands innerhalb der Mängelmanagementprozesse an ihre Grenzen gekommen waren, zeigt sich die Podio-Lösung von ihrer besten Seite.

Mängelmanagement auf Baustellen

Eine Baustelle ganz ohne die Entstehung von Mängeln gibt es nicht. Entscheidend ist der richtige Umgang der am Bauprojekt beteiligten Akteure mit auftretenden Mängeln, um Folgekosten und somit das wirtschaftliche Risiko zu minimieren. Ein professionelles Mängelmanagement ist somit ein wichtiger Erfolgsfaktor von Bauprojekten. Die Green Building Group hat sich deshalb für die Integration ihres Mängelmanagements in Podio entschieden – und konnte mit dem Einsatz des neuen, individualisierten Moduls seine Mängelmanagementprozesse innerhalb kürzester Zeit maßgeblich optimieren.

Die Herausforderung: Viele Informationen, viele Schnittstellen

Ein Blick auf die Baustelle vor dem Einsatz von Podio im Mängelmanagement: Fertighaus-Teile werden angeliefert und die Montagekolonne beginnt mit dem Aufbau. Sie erkennen gegebenenfalls bereits in diesem Stadium erste Mängel verschiedenster Art, die während des Transports oder bei der Herstellung im Werk entstanden sind. Obwohl die Arbeiter der Kolonne die ersten auf der Baustelle sind, haben sie die wenigsten Zugänge zu den vorhandenen Systemen, die der Erfassung und Dokumentation der Mängel dienen. Doch alle Informationen zu den festgestellten Mängeln müssen möglichst schnell von dem Leiter der Kolonne an den Bauleiter weitergegeben werden. Wann und in welcher Form dies geschieht, ist nicht vorgegeben – genutzt werden händisch ausgefüllte Papiere, Excellisten sowie der persönliche Kontakt. Im Anschluss muss die Informationsweitergabe durch den Bauleiter an die Serviceabteilung fortgesetzt werden, damit diese den weiteren Prozess der Mängelbeseitigung koordinieren kann. Es entstehen immer mehr Schnittstellen zwischen den Projektbeteiligten – und es kommt häufig zur mehrfachen Erfassung der Mängel durch die Verantwortlichen. Die Nachteile solcher Strukturen haben die Mitarbeiter der Green Building Group dank ihres hohen persönlichen Engagements ausgleichen können. Die genannten Herausforderungen wurden in Analysen und Machbarkeitsüberlegungen einbezogen – und das Optimierungspotential dank einer flexiblen Podio-Lösung voll ausgeschöpft.

Die Lösung: Mängelerfassung und -dokumentation in Echtzeit

Heute hat sich die Art der Kommunikation innerhalb des Mängelmanagements für die Mitarbeiter der Green Building Group grundlegend verändert: Mithilfe des Mängelmanagement-Moduls werden die Mängel einer Baustelle sofort mit mobilen Endgeräten wie Smartphone und Tablet erfasst und im gleichen Schritt mit allen relevanten Informationen sowie zugehörigen Fotos in Podio dokumentiert. Alle verantwortlichen Stellen erfahren nun über das Internet in Echtzeit von der Feststellung und der Art des Mangels. Dieser kann nun direkt bearbeitet werden, während der Bearbeitungsstand von allen an der Abwicklung beteiligten Personen eingesehen werden kann. Die zugehörigen Kommunikationswege sind dank Chat- und Kommentarfunktionen oder der Möglichkeit zu Video-Konferenzen nun direkt, schnell und zielgerichtet. Somit sind nicht nur die Schnittstellen auf ein Minimum reduziert worden, sondern zugleich ist die lückenlose Dokumentation aller Bearbeitungsschritte innerhalb von Podio gewährleistet. Statt riesigen Papierakten wird jetzt auf der Baustelle lediglich ein Tablet-PC benötigt, mit dem jederzeit alle Informationen rund um die Baustelle abgerufen werden kann – fehlende Unterlagen oder veraltete Informationsstände gehören somit der Vergangenheit an.

Maximal erhöhte Transparenz – Statistiken und Kostenerfassung

Die direkte Erfassung und Dokumentation der Mängel in Echtzeit ermöglicht die automatisierte Auswertung der Mängel-Daten sowie die Erstellung zugehöriger Statistiken. Eine enorme Arbeitserleichterung, denn: Alle Mängel werden kategorisch, z.B. pro Baustelle, pro Montagekolonne oder pro Art des Mangels, im System erfasst und ausgewertet – vor der Nutzung von Podio mussten solche Statistiken pro Halbjahr händisch erstellt werden.

Das Mängelmanagement-Modul der Green Building Group ist außerdem direkt mit einer weiteren Anwendung verknüpft, in der alle zusätzlichen, aufgrund von Mängeln entstandenen Kosten erfasst werden. Diese Mehrkosten werden auf den entsprechenden Mangel referenziert und wie oben beschrieben nach verschiedenen Mangelkategorien und den Verursachern (extern/intern) ausgewertet. Auch eine zusätzliche Verknüpfung des Mängelmanagement-Moduls mit der Zeiterfassung für die Lohnbuchhaltung ist angedacht.

Sollten Sie Hilfe bei der Implementierung durch einen deutschen Partner wünschen, so kontaktieren Sie uns gerne.

Bildquelle: Goodluz/www.shutterstock.com

Podio veröffentlicht das bis dato größte Produkt-Update

Teamarbeit produktiver zu machen, indem Teams die Kontrolle über die Werkzeuge gegeben wird, mit denen sie arbeiten: Die Mission des revolutionären Konzepts von Podio hat die Arbeitsweise in hunderttausenden Unternehmen grundlegend verändert – jetzt stellen die Macher das bisher umfassendste Update der beliebten Kollaborationsplattform vor. Den Änderungen ging ein umfassender Forschungsprozess – einschließlich Interviews mit hunderten Podio-Nutzern – voraus.

Konzentration auf das Wesentliche – mehr Leistung für Sie

Das neue Podio hat nicht nur einen neuen, klaren Look. Es bietet vor allem neue, spannende Funktionen zur Effektivitätssteigerung Ihrer Arbeit. Im Zentrum des Updates stand die Vereinfachung der Kernfunktionalität von Podio – also der Nutzung maßgeschneiderter Apps – bei gleichzeitiger Verbesserung der Leistung. So zählen zu den vorgenommenen Verbesserungen eine schnellere Benutzeroberfläche, ein intuitives Drag-and-Drop-Design und leistungsfähigere Möglichkeiten, um innerhalb von Podio Aufgaben zu automatisieren und zu verlinken.

Jetzt noch einfacher: Apps erstellen und anpassen

Mehr als eine Million Apps wurden von Nutzern in Podio bislang geschaffen – und damit viele einzigartige Möglichkeiten, Arbeit effizient zu erledigen. Mit Blick auf die Nutzer-Erfahrungen wurde die App-Erstellung und -Anpassung neu konzipiert und optisch neu aufbereitet. So wurde unter anderem der reglementierte Prozess zur Strukturierung der Inhalte mit Podio entfernt. Apps können jetzt zeitsparend im laufenden Betrieb erstellt und angepasst sowie zeitgleich mit Inhalten gefüllt werden. Dieses englischsprachige Video zeigt, wie die Erstellung eigener Work-Apps in Podio funktioniert: Create your own work apps with Podio (englisch)

Alles auf schnell

Die auffälligste Änderung ist die neue Schnell- und Detailansicht. Hierzu haben die Kollaborateure ein kurzes Video für Sie erstellt: Die neue Schnell- und Detailansicht kurz erklärt.

Doch nicht nur das neue Design für einen perfekten Überblick gestaltet die Arbeit deutlich schneller – zusätzlich sorgt die neue Technologie hinter Podio dafür, dass Inhalte mehr als 200% schneller geladen werden.

Für weitere Informationen zum großen Update besuchen Sie den Podio Blog (englisch).

Rat an alle Podio-Administratoren

Die Kollaborateure möchten allen Podio-Administratoren an dieser Stelle noch einen Rat mit auf den Weg geben: Informieren Sie Ihre Kollegen über die neue Schaltfläche „Vorlage bearbeiten“. Sie sollten alle Podio-Anwender mit den Rollen „Admin“ und „Regulär“ darauf hinweisen, dass sie mit dieser Funktion die Ansicht für alle Mitarbeiter ändern, nicht nur für sich selber. Am besten legen Sie ihren Kollegen nahe, dass sie die Schaltfläche nur in Rücksprache mit einem erfahrenen Podio-Anwender benutzen sollten.

Falls Sie zusätzliche Hilfe oder Schulungen benötigen, so kontaktieren Sie uns gerne.

Google erweitert Sicherheit

Anlässlich der SXSW-Konferenz in Austin versicherte Googles Verwaltungsratschef Eric Schmidt, dass die Nutzerdaten von Google-Kunden nun geschützt seien.

Nachdem im Rahmen des NSA-Skandals bekannt wurde, dass die NSA und andere US-Geheimdienste wohlmöglich illegal direkten Zugriff auf die internen Google-Netzwerke hatten, beschleunigte Google die bereits laufenden Arbeiten an zusätzlichen Verschlüsselungssystemen im großen Umfang. Nach Abschluss dieser, so Schmidt, sei er sich heute ziemlich sicher, dass die Nutzerdaten der Google-Kunden nun vor unrechtmäßigen Fremdzugriffen geschützt sind.

Hier der Link zur Quelle (heise online).

Bildquelle: http://www.google.de/press/images.html