Podio testen, aber richtig

Teststellung mit konkretem Verwendungszweck ohne Lizenzkosten anfordern

Bevor man in Podio produktiv starten kann, muss man seinen Prozess abbilden oder aus dem Podio Market eine „Umsetzung“ wählen, bei der sich ein Anderer überlegt hat, wie man das mal machen könnte.

Ersteres kostet die meisten Nutzer viel Zeit und Nerven, gerade am Anfang, wo noch alles neu und unbekannt ist. Letzteres endet meist in einer Sackgasse, da man Unternehmensprozesse, bei aller Ähnlichkeit, eben nicht aus der Konserve abbilden kann.

Podio vom Spezialisten

Die Kollaborateure machen sich seit 2012 einen Namen als erster deutscher Podio Preferred Partner. Neben einer umfangreichen technischen Expertise, zum Beispiel bei der Anbindung von Podio an Drittsysteme, haben wir auch sehr viel Erfahrung bei der Implementierung von Podio im Unternehmensumfeld. Dabei sind zwei Bereiche besonders wichtig. Erstens die wechselseitige Anpassung von Podio an die Unternehmensprozesse und umgekehrt, denn mit jeder Systemeinführung sollten wichtige Prozesse geprüft und ggf. angepasst werden. Und zweitens der individuelle Change Prozess der Mitarbeiter, die zwar häufig wissen, wie man das morgendliche Frühstück bei Facebook postet, aber oft Anpassungsschwierigkeiten haben, wenn es darum geht, Unternehmensprozesse in Social Collaboration Tools abzuwickeln (übrigens kein reines Podio Problem).

Diesen Erfahrungsschatz nutzen wir, um kurzen Prozess zu machen. Und zwar mit der Aufnahme Ihrer individuellen Parameter und Anforderungen an genau die Bereiche, die wir in unserer Podio-Teststellung anbieten. Um es auf den Punkt zu bringen: wir haben schon so oft CRM, Projektmanagement, Reisekosten, Kassenbuch, Aufgabenmanagement und und und mit Podio umgesetzt, dass wir einen sehr kurzen Lernprozess haben, um zu verstehen, was Sie genau benötigen. Warum sollten Sie also nicht von unseren Erfahrungen direkt profitieren?

Ob Trello, Wrike, Kanban oder Scrum – mit Podio ist (fast) alles machbar

Oft begleiten wir Kunden beim Auswahl- und Entscheidungsprozess und haben somit viel Kontakt zu anderen Systemen, die auch im Rennen sind. Daher können wir bestätigen, was Podio auf seiner Webseite schreibt, nämlich, dass man mit Podio den Funktionsumfang von gleich mehreren anderen Online-Tools ersetzen kann – man muss nur wissen wie.

Am Beispiel Trello.com wird das schnell klar. Es geht um Teams, deren Prozess-Schritte und den daraus resultierenden Tasks. Was ist „to do“, wer macht gerade was und was ist bereits erledigt. Checklisten, Zuständigkeiten und nicht zuletzt die Kommunikation am Vorgang machen Trello zu einem intuitiven und flexibel anpassbaren Tool, wie das folgende Video anschaulich darstellt.

Was viele Nutzer bei Trello auch toll finden, ist das Drag & Drop der s.g. Cards, die damit dem nächsten Arbeitsfortschritt zugeordnet werden. Das erspart vielfache Klicks, wie man sie in anderen Programmen ausführen muss, um den eigenen Arbeitsstatus aktuell zu halten.

Um mit den vielfältigen Einstellungsmöglichkeiten in Podio ein „Trello-nahes“ Nutzererlebnis zu kreieren, braucht es einige Erfahrung und das Wissen an welchen Schrauben zu stellen ist. Wir haben diese Erfahrung und stellen sie Ihnen gern zur Verfügung.

In Podio sind die einzelnen Funktionen, die Trello ausmachen, ebenfalls enthalten. Es ist außerdem möglich, im Gegensatz zu Trello, diese flexibel zu verwenden und in vorgegebenen Abläufen allen Nutzern im Arbeitsablauf vorzugeben. Soll es also Pflicht sein, dass ein Bild eingefügt wird, ist dies einstellbar. Soll sich eine Frist für ein Teilprojekt automatisch anhand des Startdatums errechnen, bitte sehr. Soll ein anderer Mitarbeiter automatisch informiert werden, wenn ein bestimmter Status erreicht ist, kein Problem. Sollen an manchen Stellen Hinweise oder Informationen von einer anderen Stelle in Podio angezeigt werden, so ist auch dies flexibel möglich.
Und natürlich geht in Podio auch das aus Trello bekannte drag & drop der Cards, die in Podio Items heissen.

Status aktualisieren mit drag & drop

Status aktualisieren mit drag & drop

Zugegeben, Podio ist nicht out of the Box so wie Trello oder eines der anderen genannten Tools. Aber dafür gibt es ja uns.

Podio ist, nein Podio sind alle genannten Tools.

Sollten Sie interessiert sein, zu sehen, wie Sie zukünftig mit Podio so wie bisher mit Trello, oder Wrike, oder [hier Namen einsetzen] arbeiten, jedoch mit unbegrenztem Speicher, eigenen Stammdaten und der Möglichkeit individuelle Auswertungen und Reports zu erstellen, dann ordern Sie hier unsere kostenfreie Podio-Teststellung.

Pipedrive und Podio mit Zapier verbinden

Schneller im Verkauf mit Pipedrive / effizienter in der Abwicklung mit Podio

Wir zeigen wie man die zwei Cloud-Produkte clever miteinander verbindet

Verkauf folgt festen Regeln

Egal ob man mit Zitronen handelt oder, wie wir als Kollaborateure, eine Dienstleistung erbringt. Es gibt einen mehr oder weniger ähnlichen Verkaufsprozess, der neben hoher persönlicher Disziplin der Handelnden vor allem eines verlangt: die richtigen Tools, oder besser das eine richtige Tool.

Der Spezialist vs. die eierlegende Wollmilchsau

Nun hat Podio ja den Anspruch, und wir können das aus unserer täglichen Praxis bestätigen, ein derart flexibles Tool zu sein, dass man damit auch einen Sales Funnel in Teams abbilden kann. Das geht selbstverständlich und das machen auch viele. Die Arbeit an der vertrieblichen Front unter zur Hilfenahme von Podio folgt aber Podio’s internen Regeln, Rechten und Restriktionen, und vor allem der Podio-typischen Oberfläche bei Webseite und mobiler iOS- und Android-App.

Und an dieser Stelle bin ich der Meinung, dass ein Spezialist, im Sinne von spezialisierter Software, besser mit diesen vertriebsspezifischen Anforderungen und Bedürfnissen umgehen kann, vor allem denen der ausführenden Nutzer. Um es in einem Satz zu formulieren: Podio ist super im Abbilden komplexer und dynamischer interner Prozesse. Aber es ist einfach zu mächtig, um einen so fokussierten Bereich abzubilden, wie es der Verkauf ist. Hier kommt es ausschliesslich auf die Konzentration auf das abzuschliessende Geschäft an. „Man führt ja zu Hause auch kein SAP ein, nur um eine Einkaufsliste zu erstellen.“

Ein weiterer erheblicher Punkt ist die Transparenz und Kollaboration, die tief in Podio verankert ist. Vielerorts im Vertrieb ist diese einfach nicht gegeben. Die Zuordnung Verkaufschance zu Vertriebsmitarbeiter ist schon deshalb häufig 1-zu-1, weil ja irgendwer für den Deal auch die Lorbeeren kassieren will. Gemeinsam im Team an der Sache arbeiten ist toll, im Vertrieb aber oft fehl am Platz. Und diese Alle-arbeiten-an-Allem-Mentalität, die Podio ausmacht, sorgt gleichzeitig dafür, dass ein Spezialist wie Pipedrive den vertrieblichen Bereich einfach gezielter abdeckt.

Zum Glück leben wir im Zeitalter von API-Schnittstellen und Automatisierung und so stellt es überhaupt kein Problem dar, die beiden Cloud-Systeme vollständig automatisiert miteinander arbeiten zu lassen.

Zusammenspiel von Pipedrive und Podio

Zusammenspiel von Pipedrive und Podio

Aber was sind eigentlich genau die Anforderungen an ein Tool das den Verkauf maximal unterstützt?

Unsere bisherige Erfahrung in unterschiedlichen Branchen (und nicht nur mit Podio), von 2-Mann-Teams bis multinationaler, mehrsprachiger Vertriebsstruktur, haben die folgende Handvoll Gemeinsamkeiten ergeben:

  • Kontakte – Alle meine vorhandenen Kontakte müssen verfügbar sein und neue müssen im 2-Way-Sync mit meinem Adressbuch abgeglichen werden.
  • Organisationen – Firmen und Organisationen müssen flexibel mehreren Personen zugeordnet werden können.
  • Stages – Vom Lead, über Angebots- und Verhandlungsphase bis zum Abschluss muss ich meinen individuellen Verkaufsprozess abbilden können.
  • Aufgaben / Fristen – Ich muss mir und meinem Team Aufgaben und Fristen zu Ansprechpartnern und Verkaufschancen zuteilen können, inkl. Reminder-Funktion.
  • Zuständigkeiten – Leads und Kontakte müssen „übergebbar“ sein und ich muss Auswertungen nach Zuständigen machen können (im Vertrieb ist Controlling ja bekanntlich alles).
  • Kommunikation – Anruf, Email, Präsentation oder Café trinken, alles muss einfach und maximal automatisiert dokumentierbar sein, auch mobil.
  • Archiv – Ich muss auch nach einem Abschluss sehen können, wer wann mit wem etwas besprochen hat.

Alle genannten Funktionen lassen sich grundsätzlich auch mit Podio realisieren. Die Spezialisierung von Pipedrive auf genau diesen Teil der Prozesskette eines Unternehmen machen Pipedrive in seiner Effizienz zu einer einzigartigen vertrieblichen Software.

Was man von Pipedrive / Podio erwarten kann

Wie erwähnt, glänzt Pipedrive mit der Fokussierung auf das Thema Vertrieb, speziell bei der Qualifizierung, also dem s.g. Sales Funnel.

Wie einfach ein Sales Funnel sein kann, erklärt dieses kurze Video.

So individuell der Verkaufsprozess in vielen Firmen ist – einige gemeinsame Nenner sind immer dabei:

  • Es soll Produkt A oder Produkt B verkauft werden.
  • Karl Käufer ist für den Einkauf bei Firma A und Firma B zuständig.
  • Verkäufer A und Verkäufer B hatten schon Kontakt mit Karl Käufer.
  • Karl Käufer kaufte bereits letzten Monat und ist schon wieder kurz vorm Abschluss.
  • Kunden die Produkt A kauften, könnten sich auch für Produkt B interessieren (Upselling).

Was ich damit sagen will: Die Kombinationen sind zahlreich, die Beteiligten am Gesamtprozess sind aber grundsätzlich überschaubar.

Der entscheidende Punkt ist die Richtigkeit der Informationen zum Zeitpunkt des gewonnen Abschlusses, denn nur dann erfolgt eine Übergabe der Daten an Podio, wo es dann mit der Abwicklung weiter geht.

Es spricht also nichts gegen ein „hektisches Gewusel“ in Pipedrive, das mit der „Gewusel-Auswertung“ deutlich besser klar kommt.

Live-Dashboard in Pipedrive

Live-Dashboard in Pipedrive (©pipedrive.com)

Vertrieb ist das Gesetz der großen Zahl. Und diese grossen Zahlen lassen sich in Pipedrive sehr schön auswerten, ohne dass die Beteiligten umfangreiche Regularien bei der Dateneingabe befolgen müssen (was in vielen Podio-Umgebungen allein wegen der Verbindlichkeit der Auswertungen notwendig ist).

Statistiken in Pipedrive

Statistiken in Pipedrive (©pipedrive.com)

Von Podio kann man nun in gewohnter Weise erwarten, dass es den Ball, den Pipedrive abspielt, aufnimmt und in der individuellen Struktur weiter verarbeitet. Das kann bedeuten, dass gewonnene Deals von Produkt A in Podio-Workspace X müssen, oder dass Deals von Verkäufer B einen speziellen internen Bearbeiter benötigen.

Wie man in zwei Systemen so arbeitet wie in einem

Grundsätzlich: dass mehrere Systeme bisweilen problematisch sein können ist Fakt. Dass zwei Systeme auch zweimal Geld kosten ebenfalls. Da jedoch Podio, als auch Pipedrive alles andere als teure Unternehmenssoftware sind (Pipedrive 9€ pro Nutzer pro Monat / Podio ab 9 USD pro Nutzer pro Monat (Stand 10/2015)) braucht man eine Verrechnung mit ineffizienten internen Prozessen gar nicht erst anfangen.

Ziel der Verzahnung beider Systeme muss es also sein, das Konstrukt technisch, als auch von der Bedienbarkeit her so aufzubauen, dass möglichst wenig Reibungsverluste zwischen den Systemen entstehen. Erfahrungsgemäß zuverlässig funktioniert dies mit Zapier.

Übergabe der Daten von Pipedrive an Podio via Zapier

Übergabe der Daten von Pipedrive an Podio via Zapier

Zapier macht hier den Job der Sachbearbeitung, und den Hirnschmalz, den man von einer guten Sachbearbeitung erwarten kann, gießt man in die Logik des Systems. Gibt es also, wie oben erwähnt, Bedingungen, die eine andere Übergabe an Podio als die Übliche erfordern, können diese in Zapier hinterlegt werden. Die Datenübergabe von Pipedrive an Podio erfolgt dann so individuell wie die Abläufe in dem jeweiligen Unternehmen nun mal sind.

Fazit

Klar kann man das alles auch auch via Copy/Paste oder mit der x-ten Excel-Tabelle lösen. Leider ist das auch tatsächlich noch die gelebte Realität in vielen Unternehmen.

Aber auch bei kleinen und mittleren Unternehmen muss eine digitale Transformation stattfinden und die beiden Cloud-Dienste Pipedrive und Podio sind ein guter Anfang, wie man das auch ohne „großes SAP“ hinbekommt. Flexibel, weil jederzeit anpassbar. Bedienbar ohne Spezialwissen oder extra-teure Software-Spezialisten. Und allemal „günstiger“ als die ineffizienten Abläufe und Copy/Paste.

Lust Pipedrive zu testen? Hier geht´s zu Pipedrive, die ersten 30 Tage sind kostenfrei.

Lust Podio zu testen? Hier können Sie eine kostenfreie Teststellung anfordern.