Veranstaltungs-Management mit Podio und Xing Events

Wie die Kommunikationslotsen aus Köln ihr weiteres Wachstum sichern und schlanke interne Prozesse realisieren

TL;DR

Stark wachsende Unternehmensberatung und Trainingsanbieter für Facilitation und Visual Facilitation professionalisiert sein Veranstaltungs-Management mit Xing Events, Podio und den Kollaborateuren. Prozess-Harmonisierung, Automatisierung und Skalierbarkeit stehen dabei im Vordergrund.

  • Kunde: Kommunikationslotsen Scholz & Vesper GmbH & Co. KG
  • Produkte: Podio, Zapier, Podio-2-Wordpress-Plugin, Xing Events
  • Integration: Anbindung von Xing Events an Podio

Die Kommunikationslotsen

“Ein Facilitator kann ein Prozess- oder Dialogbegleiter sein, der eine Gruppe darin unterstützt, ihre eigenen Grundannahmen, Überzeugungen und Werte zu verstehen.” Im Facilitation Curriculum der Kommunikationslotsen wird genau das gelehrt.

Ebenfalls zur Lotsen-Gruppe gehört die bikablo® akademie, die Visual Facilitation Seminare anbietet. „Visual Facilitation ist die verantwortliche visuelle Begleitung von Gruppenprozessen“, wie Wikipedia weiß.

Seit den 90er Jahren sind die Lotsen dabei, diese ursprünglich in den 50er Jahren in Texas entwickelte Methode nach Europa zu bringen, und sie gehören zu den etabliertesten Anbietern in diesem Bereich.

Quelle: bikablo akademie® http://bikablo.kommunikationslotsen.de/Quelle: bikablo akademie® bikablo.kommunikationslotsen.de

Der Anbieter

Die Firma Xing Events wurde 2006 in München als Amiando gegründet und gehört seit 2011 zur Xing AG. Xing Events ist neben dem amerikanischen Anbieter Eventbrite die führende Plattform im globalen Marktplatz für Veranstaltungen und besonders für deutsche Firmen die erste Anlaufstelle.

Wenn man also Anbieter von unterschiedlichsten Veranstaltungen ist, wie es die Kommunikationslotsen sind, und man langfristig Themen wie Zahlungsabwicklung, Verbindlichkeit von Reservierungen, Stornierungen und das Risiko von Zahlungsausfällen professionell abwickeln will, dann ist man bei Xing Events an der richtigen Adresse. Zum festen prozentualen Satz kann man all diese Themen von Xing Events regeln lassen und sich selbst um sein Kerngeschäft kümmern.

Die Vorbereitung

Die Frage Make-or-Buy stellte sich bei den Kommunikationslotsen sehr frühzeitig, da der gesamte Prozess von Anfrage-Reservierung-Buchung-Bestätigung-Bezahlung-Storno-Veranstaltungsbesuch nach eingehender Analyse der Lotsin Verena Hanke enorme Prozesskosten verursachte. Und da es bei den Lotsen, wie bei jeder gewachsenen Unternehmung, einige suboptimale Tools (Excel-Tabellen), unklar definierte Abläufe und sehr viel Detailwissen in den Köpfen der engagierten Mitarbeiter gab, war der erste Meilenstein, ein Tool zu finden, mit dem man alle Prozesse nachvollziehbar und reproduzierbar dokumentieren und abbilden kann.

Dieses Tool sollte Podio sein und wir, die Kollaborateure, haben dabei geholfen den schrittweisen Prozess der Einführung zu begleiten.

Die Aufgabenstellung

Wenn man die Kommunikationslotsen nicht direkt zu sich in die Firma bestellt, besucht man eines ihrer offenen Seminare, die sie auf ihrer Webseite anbieten.

Eigentlich ein simpler Prozess.

Eigentlich ein simpler Prozess. Die Herausforderung besteht jetzt darin, die begrenzte Anzahl an Plätzen eines Seminars mit den sich zeitlich überlappenden Entscheidungsprozessen der Anfragen, Reservierungen (mit individueller Frist) und Buchungen über mehrere interne Arbeitsplätze zu verwalten und sicher zu stellen, dass zu jedem Zeitpunkt alle Beteiligten gegenüber dem Kunden aussagefähig sind. Manuelle Rückfragen unter den Kollegen á la „Du sag mal, ist der eine Platz in Seminar xyz noch frei?“ sollten vermieden werden. Podio als maßgebliches System sollte zu jeder Zeit und ortsungebunden (auch mobil) aussagefähig sein, über den Stand der Anfragen, den Stand der Reservierungen und den Stand der Buchungen. Und das jährlich für bis zu hundert, teilweise mehrmodulige Events. Jedes mit bis zu 30 Teilnehmern, viele zeitlich parallel laufend und einem Team aus drei Lotsen, das an zwei Standorten den gesamten Prozess gleichzeitig bearbeitet.

In der finalen Ausbaustufe sollten dann die Buchungen über die noch zu schaffende Schnittstelle zu Xing Events in Echtzeit in Podio eintreffen. Der interne Bearbeitungsprozess sollte weitestgehend automatisiert werden, damit auch zukünftig ein kleines Team die stetig wachsende Auslastung der Seminare abwickeln kann.

Die Umsetzung

Mit den Kommunikationslotsen war eine agile Einführung vereinbart. Es ging vor allem darum, die Mitarbeiter in ihrer bestehenden Arbeitsumgebung und mit ihren aktuellen Tools abzuholen. Es musste sicher gestellt werden, dass in kurzer Abfolge Schulung, Implementierung, Daten-Migration, Feedback und Nachbesserung so durchgeführt werden, dass der laufende Betrieb nicht gestört wird. Wir nennen das intern eine „Operation am offenen Herzen“, da der gesamte Ablauf nur wenige Fehler verzeiht und schon kleine Abweichungen große Folgen haben können. Glücklicherweise ist diese Vorgehensweise eine der Stärken der Kollaborateure. In unserem Fokus stehen dabei vor allem der ausführende Mitarbeiter, sein individueller Change-Prozess und die operative Lauffähigkeit des Gesamtablaufs.

An diesem Punkt hatten wir erreicht:

  • Übernahme mehrerer Tausend Kundendaten in den neuen podiobasierten Kundenstamm.
  • Abbilden eines skalierbaren Anfrage-, Reservierungs- und Buchungsprozesses in Podio.
  • Seminarpool mit allen zeitlichen und organisatorischen Teilaspekten (geplant, veröffentlicht, abgesagt, ausgebucht, etc.).
  • Generierung von seminarbezogenen Übersichten für Trainer, Veranstalter und Teilnehmer inkl. Übersicht der Übernachtungs- und Essensbestellungen.
  • Automatisierter Übertrag des aktiven Seminarangebotes aus Podio heraus auf mehrere öffentliche Webseiten der Kommunikationslotsen. Inklusive der vollautomatischen Weiterverarbeitung und Publizierung in den jeweiligen WordPress-Installationen. (Hier nutzten wir ein WordPress-Plugin von Friedhelm Oja)

Es fehlte noch der letzte Schritt, die Anbindung an Xing Events und die Ausgliederung des gesamten kaufmännischen Prozesses, sowie die Übergabe der Buchungsdaten an Podio.

Hier hat sich ausgezahlt, dass seitens der Lotsen mit Xing Events ein deutscher Anbieter gewählt wurde, inkl. persönlichem Ansprechpartner und Entwicklungsabteilung in München. Gemeinsam mit Xing Events haben die Kollaborateure definiert, was die Zapier-Integration können muss und so kamen die Kommunikationslotsen als erste in den Genuss der neu entwickelten Schnittstelle. Damit kann man nicht nur die Basisdaten der Buchungen an Podio übertragen, sondern so ziemlich den gesamten Datenbestand aus Xing Events nach Podio bringen, um dort damit weiter zu arbeiten. An dieser Stelle auch nochmal ein großes Lob und Dankeschön an Lennart Bosche und sein Team von Xing Events, die hier für die Lotsen und jeden anderen interessierten Kunden eine Möglichkeit geschaffen haben, Xing und Podio in Zukunft (fast) wie ein einziges System nutzen zu können.

Das Fazit

Die Kommunikationslotsen verfügen jetzt über ein System, dass mit Ihnen wachsen kann und dabei individuell flexibel anpassbar bleibt. Ein System, dass von der konzeptionellen Phase („Was wollen wir eigentlich für Seminare anbieten?“), über den gesamten kaufmännischen Prozess (mit Xing Events), auch den internen (Seminarverwaltung, Reports) und externen organisatorischen Ablauf (Anfragen, Listen) abbildet und inzwischen auch als innerbetriebliche Kommunikationsplattform für alle Lotsen und Mitarbeiter genutzt wird. Zum Beispiel für die Disposition der externen Visualisierer, die in vielfältigen Jobs in ganz Europa zum Einsatz kommen. Weniger Mails, mehr Transparenz und schlanke, skalierbare Prozesse.

die von Verena Hanke gezeichnete Idee vom Januar 2015