Die Kommunikationslotsen setzen auf Podio

Die Kommunikationslotsen beraten und begleiten Teams, Abteilungen und Organisationen bei der Planung und Durchführung von komplexen Veränderungs- bzw. Entwicklungsprozessen und Zukunftsprojekten. Dabei setzt das interdisziplinäre Team aus Beratern und Visualisierern vor allem auf die Weitergabe von Erfahrungswissen aus den Ansätzen des Facilitation und des Visual Facilitating sowie dem Bereich der Dialog- und Großgruppenformate. Um ihren Kunden entsprechende Fertigkeiten und Methoden an die Hand zu geben, bieten die Kommunikationslotsen sowohl offene Trainings als auch Inhouse-Fortbildungen an. Aus der Praxis heraus entwickelt das Beratungsunternehmen zugehörige Produkte und Tools, die sie über einen Partner-Shop vertreiben.

Die Herausforderung

Die Zentrale der Kommunikationslotsen ist in Köln, das etwa 20-köpfige Team aus festen Mitarbeitern und assoziierten Partnern aber stets in Bewegung – deutschlandweit ebenso wie im Ausland. Sie bieten ein breites, stufenweise aufgebautes Fortbildungsangebot an verschiedenen Orten sowie auf die Kunden zugeschnittene Inhouse-Lösungen. Für jeden Einsatz erfolgt die Zusammenstellung von passenden Lotsenteams. Die flexiblen Angebote erfordern flexible, über Distanzen gut vernetzte Lotsen und eine übersichtliche Kunden- und Seminarverwaltung. Zusätzlicher Koordinationsaufwand ergibt sich aus der Kooperation mit einem Shop als Vertriebspartner der eigenen Produkte und der Zusammenarbeit mit neuen Beraterpersönlichkeiten. Wer arbeitet an was, mit wem, wann und wo? Mit Exel- und Papierlisten, Telefon, Email und der professionsbedingt ausgeprägten Affinität zu Kommunikationsprozessen konnte das erfahrene Team seine Abläufe bewältigen. Doch dies bedeutete zu viel Aufwand – vor allem für echte Kommunikationsexperten.

Die Lösung

Die Kommunikationslotsen setzen mit Podio auf eine flexible IT- und Kommunikationsinfrastruktur, die ihnen stetigen und ortsunabhängigen Informationsfluss sowie strukturierte, kontextbezogene Kommunikationsprozesse inner- und außerhalb der inderdisziplinären Beraterteams ermöglicht. Kommunikation und Kollaboration sind als essentielle Begleiter der Lotsen nun im Tagesgeschäft innerhalb eines Systems verwirklicht. Auf einen Blick ist nun sichtbar, welcher Kunde von welchem Beraterteam betreut wird, welche Angebote dieser bereits genutzt hat oder was zukünftig geplant ist. Jeder Mitarbeiter kann seine Prozesse abbilden und derer anderer Kollegen folgen. Während der an die Bedürfnisse des Teams angepassten Einführung von Podio, stetig begleitet durch die Kollaborateure, standen zunächst die Umsetzung der Kundenverwaltung und Interessentengewinnung im Fokus. Anwendungen zur Verwaltung von Seminaren mit Teilnehmerlisten und Ressourcenbelegung sowie eine Schnittstelle zum Shop sind ebenfalls Teil der Implementierung. Podio erleichtert den Kommunikationslotsen heute nicht nur das Arbeitsleben, sondern steht auch ganz im Zeichen des Facilitation-Ansatzes: Beteiligungs- und Dialogorientierung, Perspektivenvielfalt und kollektive Intelligenz…

Welche Argumente sprachen aus Sicht des Unternehmens für Podio?

Wir brauchten unkomplizierte, schnelle Kommunikationswege, die zu unserer Arbeitsweise passen. Wir arbeiten an vielen verschiedenen Orten und Projekten – was wir wollten war mehr Transparenz und Übersicht an den Schnittstellen der Projektarbeit sowie in der Organisation. Mit Podio haben wir einen Ort gefunden, an dem wir alle zusammenkommen, uns austauschen, informieren und gemeinsam organisieren können – immer und überall.

Verena Hanke, Projektleitung

Wie verlief die Umstellung und die Zusammenarbeit mit den Kollaborateuren?

Von der Vision bis zu den fertigen Anwendungen in Podio haben wir gemeinsam mit den Kollaborateuren eine intensive Entwicklungsphase durchlebt. Nachdem unsere Projektleitung Podio zunächst getestet hat, begann mit Hinzuziehung der Kollaborateure die eigentliche Gestaltung und Einführung des Systems. Im Mittelpunkt ihrer Unterstützung stand die Realisierung von exakt den Features, die wir wirklich benötigen. Zusammengearbeitet wurde ausschließlich in Online–Meetings – ebenso regelmäßig wie spontan, wenn Rat gefragt war.

Holger Scholz, Geschäftsführer

http://www.kommunikationslotsen.de/

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