Ferienhausvermittlung Kröger+Rehn GmbH setzt auf Google Apps for Business für die effiziente Bearbeitung von Kundenanfragen

Google Apps for Business erfüllt alle unsere Anforderungen an ein effizientes Team-Postfach. Und das Beste: es ist auch noch preiswerter als alle anderen von uns betrachteten Lösungen.

Sebastian Rehn, Geschäftsführer Ferienhausvermittlung Kröger+Rehn GmbH

Die Firma

Die Ferienhausvermittlung Kröger+Rehn GmbH mit Sitz in Hamburg hat sich seit über 30 Jahren auf die Vermittlung und Vermietung dänischer Ferienhäuser spezialisiert. Das Unternehmen besteht aus 10 Mitarbeitern und Partneragenturen in Dänemark. Tägliches Geschäft ist die Bearbeitung zahlreicher Anfragen, die telefonisch, über die Webseite Dansk.de oder per Mail eingehen.

Die Herausforderung

Zum Tagesgeschäft gehört wie bei jedem kundenorientierten Unternehmen die Bearbeitung von Anfragen per Email. Dabei legt das Unternehmen besonderen Wert darauf, jede Anfrage möglichst schnell zu beantworten. Aufgrund der großen Anzahl von Anfragen ist dies nur möglich, indem mehrere Mitarbeiter gleichzeitig den die eintreffenden Kundenanfragen bearbeiten. Bisher passierte dies mit einem herkömmlichen Email-System, bei dem die Kunden-Emails über mehrere zentrale Adressen ins System gelangten und gleichzeitig an mehrere Mitarbeiter verteilt wurden. Einer der zuständigen Mitarbeiter öffnete dann die Mail, bearbeitete die Anfrage und schickte die Antwort an den Kunden.

Gerade zu Stoßzeiten kam es hierbei vor, dass zwei Mitarbeiter dieselbe Kundenanfrage gleichzeitig bearbeiteten. In Einzelfällen wurden deshalb sogar zwei Antworten von zwei verschiedenen Mitarbeitern an den Kunden geschickt. Doppelte Arbeit für die Mitarbeiter und unklare Kommunikation mit dem Kunden. Für Sebastian Rehn, Geschäftsführer und Inhaber von Ferienhausvermittlung Kröger+Rehn GmbH, war klar: Hier hier muss eine bessere Lösung her.

Die Lösung

Bei der Suche nach einer Lösung standen folgende Kriterien im Vordergrund:

  • mehrfache Emails an einen Kunden durch verschiedene Mitarbeiter verhindern
  • bessere Übersicht, welche Kundenanfragen bereits beantwortet sind und welche noch bearbeitet werden müssen
  • bereits versendete Antworten einsehen können
  • vertretbare Kosten
  • einfache Wartbarkeit

Neben speziellen Branchenlösungen wurde Sebastian Rehn auch immer wieder Microsoft Exchange als Lösung vorgeschlagen. Nach einiger Suche und Prüfung verschiedener Lösungen erhielt Sebastian Rehn den Tipp von einem Geschäftspartner: Frag‘ die Kollaborateure.

Die Kollaborateure haben sich die Anforderungen von Ferienhausvermittlung Kröger+Rehn GmbH nach einem Eingangsbearbeitungssystem angesehen und daraufhin eine Lösung auf Basis von Google Apps for Business ausgearbeitet, die alle genannten Punkte erfüllt. Ferienhausvermittlung Kröger+Rehn GmbH nutzen jetzt den kollaborativen Posteingang von Google Apps for Business, um die eingehende Kunden-Emails im Team zu bearbeiten. Ganz nebenbei profitiert das Unternehmen jetzt vom verbesserten Leistungsumfang von Google Apps:

  • Das veraltete Email-System wurde abgelöst durch Googles sichere, leistungsfähige Infrastruktur mit garantiert 99,9% Verfügbarkeit.
  • Der auf einer Excel-Datei basierende Urlaubskalender wurde durch einen Team-Kalender abgelöst, den der Chef jetzt auch auf seinem Mobiltelefon einsehen und bearbeiten kann.
  • Das Marketing wird mit den G+ Profilen noch stärker ausgebaut
  • Hangouts und Chats machen die Kommunikation mit Partnern und untereinander einfacher
  • In google docs kann nun kollaborativ und gleichzeitig zusammen gearbeitet werden.