Ferienhausvermittlung Kröger+Rehn GmbH setzt auf Google Apps for Business für die effiziente Bearbeitung von Kundenanfragen

Google Apps for Business erfüllt alle unsere Anforderungen an ein effizientes Team-Postfach. Und das Beste: es ist auch noch preiswerter als alle anderen von uns betrachteten Lösungen.

Sebastian Rehn, Geschäftsführer Ferienhausvermittlung Kröger+Rehn GmbH

Die Firma

Die Ferienhausvermittlung Kröger+Rehn GmbH mit Sitz in Hamburg hat sich seit über 30 Jahren auf die Vermittlung und Vermietung dänischer Ferienhäuser spezialisiert. Das Unternehmen besteht aus 10 Mitarbeitern und Partneragenturen in Dänemark. Tägliches Geschäft ist die Bearbeitung zahlreicher Anfragen, die telefonisch, über die Webseite Dansk.de oder per Mail eingehen.

Die Herausforderung

Zum Tagesgeschäft gehört wie bei jedem kundenorientierten Unternehmen die Bearbeitung von Anfragen per Email. Dabei legt das Unternehmen besonderen Wert darauf, jede Anfrage möglichst schnell zu beantworten. Aufgrund der großen Anzahl von Anfragen ist dies nur möglich, indem mehrere Mitarbeiter gleichzeitig den die eintreffenden Kundenanfragen bearbeiten. Bisher passierte dies mit einem herkömmlichen Email-System, bei dem die Kunden-Emails über mehrere zentrale Adressen ins System gelangten und gleichzeitig an mehrere Mitarbeiter verteilt wurden. Einer der zuständigen Mitarbeiter öffnete dann die Mail, bearbeitete die Anfrage und schickte die Antwort an den Kunden.

Gerade zu Stoßzeiten kam es hierbei vor, dass zwei Mitarbeiter dieselbe Kundenanfrage gleichzeitig bearbeiteten. In Einzelfällen wurden deshalb sogar zwei Antworten von zwei verschiedenen Mitarbeitern an den Kunden geschickt. Doppelte Arbeit für die Mitarbeiter und unklare Kommunikation mit dem Kunden. Für Sebastian Rehn, Geschäftsführer und Inhaber von Ferienhausvermittlung Kröger+Rehn GmbH, war klar: Hier hier muss eine bessere Lösung her.

Die Lösung

Bei der Suche nach einer Lösung standen folgende Kriterien im Vordergrund:

  • mehrfache Emails an einen Kunden durch verschiedene Mitarbeiter verhindern
  • bessere Übersicht, welche Kundenanfragen bereits beantwortet sind und welche noch bearbeitet werden müssen
  • bereits versendete Antworten einsehen können
  • vertretbare Kosten
  • einfache Wartbarkeit

Neben speziellen Branchenlösungen wurde Sebastian Rehn auch immer wieder Microsoft Exchange als Lösung vorgeschlagen. Nach einiger Suche und Prüfung verschiedener Lösungen erhielt Sebastian Rehn den Tipp von einem Geschäftspartner: Frag‘ die Kollaborateure.

Die Kollaborateure haben sich die Anforderungen von Ferienhausvermittlung Kröger+Rehn GmbH nach einem Eingangsbearbeitungssystem angesehen und daraufhin eine Lösung auf Basis von Google Apps for Business ausgearbeitet, die alle genannten Punkte erfüllt. Ferienhausvermittlung Kröger+Rehn GmbH nutzen jetzt den kollaborativen Posteingang von Google Apps for Business, um die eingehende Kunden-Emails im Team zu bearbeiten. Ganz nebenbei profitiert das Unternehmen jetzt vom verbesserten Leistungsumfang von Google Apps:

  • Das veraltete Email-System wurde abgelöst durch Googles sichere, leistungsfähige Infrastruktur mit garantiert 99,9% Verfügbarkeit.
  • Der auf einer Excel-Datei basierende Urlaubskalender wurde durch einen Team-Kalender abgelöst, den der Chef jetzt auch auf seinem Mobiltelefon einsehen und bearbeiten kann.
  • Das Marketing wird mit den G+ Profilen noch stärker ausgebaut
  • Hangouts und Chats machen die Kommunikation mit Partnern und untereinander einfacher
  • In google docs kann nun kollaborativ und gleichzeitig zusammen gearbeitet werden.

Jahresrückblick: Vortrag „Soziale Kollaboration in der Chemieindustrie“

zuschauer

Die Veranstaltung war gut besucht.

Am Donnerstag, den 07.11.2013 gab Jan Grau von den Kollaborateuren in Frankfurt am Main einen Vortrag auf der Tagung der Vereinigung von Chemie und Wirtschaft (VCW) zum Thema „Soziale Kollaboration in der Chemieindustrie“ einen Vortrag über Podio. Rund 100 Zuschauer und Entscheider aus der Branche verfolgten Vorträge von u.a. Evonik, BASF, Procter & Gamble, IBM und den Kollaborateuren zum Thema soziale Kollaboration, Trends und konkreten Anwendungsbeispielen. Wir möchten uns herzlich für die Teilnahme und interessante Diskussionen bedanken.

In diesem Zusammenhang veröffentlichten wir einen Artikel im Chemanager über Podio (online im Original hier abrufbar)

Soziale Kollaboration mit umfassendem Ansatz

Das Internettool Podio bildet sämtliche Unternehmensprozesse ab

Soziale Kollaboration in Unternehmen ist derzeit eines der prägenden Themen in der IT. Jedoch sollte der Ansatz tiefer und umfassender greifen, um eine wirkliche Effizienz zu erzeugen. Podio zeigt Wege für eine umfassende Kollaboration auf.

Als 2009 bei Facebook die Nutzerzahlen explodierten, dachten sich drei dänische Studenten aus Kopenhagen, dass diese Art der Kollaboration, der Kommunikation und des Austausches vom privaten Lebensbereich in die Geschäftswelt übertragen werden kann. Sie wollten aber nicht einfach nur ein Social Intranet für Unternehmen entwickeln. Bei ihnen lag der Fokus auf einem Tool, mit dem nicht nur der soziale Austausch gefördert werden sollte, sondern auch sämtliche Prozesse, Abläufe und Vorgänge von Unternehmen abgebildet werden können. Das Ergebnis ist Podio.
Der Anspruch war, dass jeder in die Lage versetzt wird, seine Prozesse abzubilden und dass zugleich die Kommunikation über diese Vorgänge gefördert und strukturiert wird. Dies erkannte auch der Milliardenkonzern Citrix und übernahm das junge Unternehmen im April 2012. Alle Gründer sind noch an Bord. Der Rest wird Geschichte schreiben.

Individuelle Prozesse stehen im Vordergrund
Warum? Weil Podio die Art und Weise grundlegend verändert, wie Mitarbeiter Vorgänge bearbeiten und über diese Vorgänge kommunizieren – sowohl innerhalb des Unternehmens als auch mit Zulieferern und Kunden. Prinzipiell ist dieses Tool eine Mischung aus einem ERP-System und einer sozialen Kollaborations- und Kommunikationsplattform. Kommunikation ist hierbei kein Selbstzweck, sondern erfolgt je nach Unternehmensbereich immer im Kontext von konkreten Projekten, Vorgängen, Informationen usw.
Was Podio wirklich unterscheidet ist, wie es Unternehmen und Mitarbeitern die Kontrolle über ihre Werkzeuge zurückgibt. Der Mensch und seine Arbeitsweise stehen im Mittelpunkt. Das Unternehmen gibt die Prozesse vor, Podio passt sich an – und nicht umgekehrt. Als cloudbasiertes System ist es dabei mobil und stationär von überall und jederzeit abrufbar und immer auf dem neuesten Informationsstand.

Informationsinseln abbauen
Unternehmen nutzen in der Regel unterschiedlichste Systeme, um ihre Vorgänge abzuwickeln. Der Verkauf hat ein CRM-System, die Entwicklungsabteilung ein eigenes System, das Wissensmanagement ist im Intranet, die Produktion nutzt wiederum etwas Anderes und die Personalabteilung bearbeitet Projekte üblicherweise mit Excel. Dies sind Informationsinseln, denn wenn Informationen zwischen Abteilungen ausgetauscht werden, geschieht dies über E-mails, Meetings oder telefonischen Austausch. Mithilfe von Podio arbeiten alle innerhalb eines Systems, geben Vorgänge frei und kommentieren sie. Durch ein Rechte- und Rollensystem kann entschieden werden, wer was sehen soll und darf. E-mails mit endlosen CC-Listen sind damit innerhalb des Unternehmens obsolet. Ähnlich wie in Twitter und Facebook besteht die Möglichkeit, Vorgängen zu folgen und dadurch immer auf dem neuesten Informationsstand zu sein.

Verbreitung
Podio ist bereits bei tausenden Organisationen und Unternehmen im Einsatz. Alcatel, BMW und viele andere kleine und große Unternehmen profitieren schon heute von dieser neuen Art zu arbeiten. Dennoch wird es dauern, bis sich das System flächendeckend durchsetzt. In bestehende Systeme der Unternehmen wurde viel investiert, die durch Podio herbeigeführte Arbeitsphilosophie erfordert ein Umdenken und offene und transparente Strukturen. In allen Unternehmensbereichen kann das System zum Einsatz kommen. Sei es Leadmanagement, Produktion, Rechnungsprüfung, Projektmanagement, Wissensmanagement oder eine Einkaufsliste.
Wir – Die Kollaborateure – nutzen selbstverständlich im Unternehmensalltag ebenfalls Podio: Wir schreiben uns (fast) keine E-mails mehr, sondern bearbeiten, besprechen und erledigen alle Anliegen und Vorgänge in unternehmensspezifischen Podio-„Apps“. Der Kreativität sind wenig Grenzen gesetzt.

Autor:
Jan Grau, Partner Business Development, Die Kollaborateure