Citrix Webinar: Best-Practice: Mit Podio die Effizienz von Teams drastisch erhöhen

m 09.12.2014 um 10:00 Uhr geben die Kollaborateure im Rahmen der Citrix Webinar Reihe gemeinsam mit Peter Küssner (CEO, frinch AG) einen Überblick über Podio und praktische Anwenderbespiele am Beispiel der Podio Einführung bei der frich AG. Im kostenlosen Webinar erklären die Kollaborateure, wie Sie mit firmenspezifischen Apps und Workspaces Ihre Arbeitsprozesse transparent in Podio abbilden können. Zudem zeigt die frinch AG am Best-Practice Beispiel, wie sie Podio genutzt hat, um ihr dezentral aufgestelltes Vertriebsteam effektiv zu steuern und einen transparenten Sales-Funnel zu kreieren. Sie können sich hier kostenlos anmelden.

Social Collaboration im Unternehmen

Die Arbeitswelt wird „social“: Zentralen, virtuellen Arbeitsräumen kommt im Unternehmenskontext – branchen- und größenunabhängig – zunehmend mehr Aufmerksamkeit zu. Auf soziale Interaktion ausgerichtete Zusammenarbeit soll in Verbindung mit lückenloser Informationsbereitstellung dabei maßgeblich zur Prozessoptimierung im Bereich der unternehmensinternen Kommunikation beitragen. Immer mehr Unternehmen bringen interne soziale Netzwerke für Firmen auf den Markt. Prominentes Beispiel: Die Telekom. Mit dem Enterprise Social Network TeamLike bewirbt die Telekommunikationsfirma aktuell den Bereich der Social Business Collaboration.

Flexibilitäts- und Mobilitätstrend steigern den Bedarf

Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile interner sozialer Netzwerke: Die Telekom beispielsweise vertreibt mit der Plattform TeamLike nicht nur ein soziales Netzwerk für Firmen, sondern verfügt mit dem „Telekom Social Network“, das 2011 als Projekt ins Leben gerufen wurde, intern selbst über ein solches. Auch Studien prognostizieren einen enormen Zuwachs des Einsatzes von Social-Business-Collaboration-Lösungen in den kommenden Jahren. Insgesamt, so z.B. die Studie „Social Business für Communication & Collaboration in Deutschland“ der Experton Group, soll der Social-Business-Markt „bis 2016 jährlich durchschnittlich um 50% wachsen“. Der steigende Bedarf an flexiblen, auf soziale Interaktion ausgerichtete IT-Infrastrukturen ist mit Blick auf die Entwicklungen und Trends in der Arbeitswelt nachvollziehbar. So stellen alternative Arbeitsmodelle und individuelle Arbeitsumgebungen keine Ausnahme mehr dar, die Zusammenarbeit interdisziplinärer Teams auf globaler Ebene wird immer häufiger. Auch abstimmungs- und kommunikationsintensive Prozesse müssen über geografische Grenzen hinweg funktionieren. Um den reibungslosen Informationsaustausch und die ortsunabhängige Erledigung von Arbeitsaufgaben zu gewährleisten, müssen Mitarbeiter mobilen Zugriff auf alle notwendigen Geschäftsanwendungen und Informationen erhalten. Cloud-basierte, individualisierbare Systeme wie Podio können genau diesen Anforderungen gerecht werden und zur Effizienzsteigerung beitragen.

Gesehen und gelernt in: Sozialen Netzwerken

Kommentieren, Liken, Teilen: In unserem privaten social-network-geprägten Alltag ist dies längst zur Normalität avanciert. Auch der externe Umgang mit Social Media in Unternehmen wird immer stärker professionalisiert: Die auf Dialog und Transparenz ausgerichtete Kommunikation mit Kunden, „Freunden“ und Partnern ist abteilungsübergreifend Bestandteil von Unternehmensstrategien. Die Idee, die Vorteile sozialer Netzwerke auf interne IT-Tools für den Businessbereich zu übertragen, ist grundsätzlich nicht neu. Intranets wurden um Chats, Wikis, Blogs oder ähnliche Anwendungen erweitert oder als eigenständige Tools etabliert. Gleichzeitig verzeichnet die Nutzung von Cloud-Services zum Teilen von Daten, Dokumenten und Anwendungen in Firmen starken Zuwachs. Der Blick auf diese Entwicklung zeigt, dass in vielen Unternehmen die ersten Schritte in Richtung Social Business Collaboration längst gemacht wurden – was fehlt ist Struktur und Übersicht inmitten von Insellösungen. Um nicht länger verschiedene Dienste und Anwendungen zeitintensiv in den Arbeitsablauf integrieren zu müssen, bieten Kommunikations- und Kollaborationsplattformen wie Podio eine zentrale Anlauf- und Schaltstelle – unabhängig von Zeit, Standort, Abteilungen und Hierarchien.

Vorteile von Social Business Collaboration im Überblick:

Hohe Flexibilität und Unmittelbarkeit:

Ein zentraler Kommunikationsort – erreichbar zu jeder Zeit, an jedem Ort und mit jedem Gerät – erleichtert Abstimmungs- und Planungsprozesse über Abteilungs-, Standort- und Zeitgrenzen hinweg und erhöht so die Reaktionsschnelligkeit. Zunehmend wichtig ist auch die Echtzeit-Interaktion mit Stakeholdern, die differenziert in das soziale System eingebunden werden können.

Förderung konstruktiver Kommunikation und Kollaboration:

Durch die direkte und vereinfachte Vernetzung der Mitarbeiter und Teams, können perspektivübergreifend Ideen ausgetauscht, benötigte Fähigkeiten eingebracht und direktes Feedback vergeben werden – der Weg zu einer kommunikativen und offenen Unternehmenskultur wird geebnet. Entscheidungen können dank Bewertungsfunktionen und offenen Dialogen schneller gemeinsam getroffen werden. Es gibt weniger hierarchische Top-Down-Strukturen, dafür sehr viele Partizipationsmöglichkeiten für die Mitarbeiter.

Nachhaltiges Wissensmanagement & lückenlose Dokumentation:

Alle geschäftsrelevanten Daten werden zentral abgelegt und sind jederzeit zugänglich. Zudem verfügen alle Mitarbeiter über Profile und können so beispielsweise als richtiger Ansprechpartner identifiziert werden. Die gesamte Firmenexpertise ist so jederzeit abrufbar und der Wissenstransfer entsprechend vereinfacht. Gleichzeitig werden alle Aktivitäten und Verläufe ohne zusätzlichen Aufwand dokumentiert und bleiben jederzeit nachvollzieh- und reflektierbar.

Strukturierung, Übersicht  & Transparenz:

Umfassende Aufgabenverwaltung, Kalender, Status- und Zuständigkeitsvergabe – mit sozialen Netzwerken für Firmen lassen sich auch komplexe (Abstimmungs- und Planungs-)Prozesse und Arbeitsabläufe übersichtlich und fokussiert abwickeln. Jeder involvierte Mitarbeiter bleibt stets auf dem neusten Stand, ebenso einfach ist die Einarbeitung in ein bereits laufendes Projekt, da alle wichtigen Entwicklungsschritte in der Historie nachvollziehbar bleiben.

Individualisierbarkeit und Anwendungs-Integration:

Je nach Einsatzszenario und orientiert an den individuellen Anforderungen und Zielen des Unternehmens, lassen sich die etablierten Enterprise Social Networks dank innovativer Features oder App-Baukästen anpassen. Darüber hinaus können zuvor genutzte Onlinedienste und Businessanwendungen meist problemlos in das System integriert werden. Um auch intern Daten zu schützen, können für alle Inhalte und Anwendungen Zugriffsberechtigungen und Administratorenrechte auf verschiedenen Ebenen vergeben werden.

Erfolgreiche Implementierung: Mitarbeiter begeistern

Viele positive Erwartungen sind mit dem Einsatz von Social-Collaboration-Tools in Unternehmen verknüpft: Durch die Implementierung von Social-Collaboration-Tools erhoffen sich Geschäftsleitungen einen innovativen Motor der Prozessoptimierung. Doch der Einsatz einer tollen Software ist noch lange kein Selbstläufer – letztendlich muss das soziale Netzwerk auch intensiv genutzt werden, um aus seinen Vorteilen echte Mehrwerte generieren zu können. Als Trainer und Implementierer für Podio sind die Kollaborateure auf die erfolgreiche Einführung eines sozialen Netzwerkes für Unternehmen spezialisiert und wissen, worauf es ankommt. So galt es vor der Einführung stets gründlich zu analysieren, welche konkreten Kommunikations- und Kollaborationsbedürfnisse bestehen und wie diese künftig – sinnvoll strukturiert – erfüllt werden können. Die Konstruktion und Entwicklung des Systems mit seinen Anwendungen und Workspaces erfolgt dann stark bedürfnisorientiert – auch ein anschließender Support bei der Datenübernahme und der Vergabe von Zugriffsberechtigungen durch Experten ist ratsam. Schlussendlich folgt der wichtigste Meilenstein der Implementierung: Die Mitarbeiter in Workshops und Trainings für das neue Tool begeistern und ihnen wichtiges Know-how für den Umgang an die Hand geben. Denn: Ein soziales Netzwerk ist nur produktiv, wenn sich die Nutzer zahlreich, aktiv und neugierig in ihm bewegen. Sollten Sie dabei Hilfe benötigen, so unterstützen wir sie gerne: Kontakt

Bildquelle: http://www.shutterstock.com/pic-189811238/stock-photo-people-connecting-…

Lernen Sie Podio endlich richtig kennen

Alle Abläufe, Prozesse und Vorgänge eines Unternehmens lassen sich mit dem Kollaborations- und Kommunikationstool Podio optimal abbilden und strukturieren, während die soziale Interaktion intensiv gefördert wird. Nutzer erfahren schnell eine Effektivitätssteigerung ihrer Arbeit. Die Kollaborateure sind Experten für die Einführung und den Einsatz von Podio und erleben als Implementierer und Trainer jeden Tag, wie das cloudbasierte System als maßgeschneiderte Lösung die Arbeit in Unternehmen und die persönliche Organisation der Menschen verbessert. Jetzt starten sie eine neue Seminarreihe rund um die flexible, facettenreiche Plattform. Um neuen Nutzern die Einsatzmöglichkeiten und Leistungsfähigkeit von Podio nahe zu bringen und ihnen einen bestmöglichen Einstieg zu ermöglichen, startet die Reihe mit dem Modul „Grundlagen in Podio“.

Seminarinhalt – Grundlagen in Podio

In dem vierstündigen Seminar zu den Grundlagen in der Arbeit mit Podio lernen die Teilnehmer anhand konkreter Beispiele, wie man mit Podio den Arbeitsalltag organisiert. Es wird anschaulich vermittelt, wie die Podio-Benutzeroberfläche zu bedienen ist und wie Inhalte erstellt und bearbeitet werden. Die vorgangsbezogene Kommunikation mit anderen Personen innerhalb von Podio wird ebenfalls elementarer Bestandteil der Einführung sein. Nach dem Seminar sind die Teilnehmer befähigt, ihre persönliche Organisation zu einem Großteil mit Podio zu bewältigen und so schnell Mehrwerte im Arbeitsablauf zu generieren.

Kosten

EUR 199,00 zzgl. MwSt.

Veranstaltungsorte

Hamburg und Berlin, Termine werden noch bekannt gegeben.

Lernen Sie Podio mit uns kennen und verstehen. Schaffen Sie endlich unzählige Listen, Zettel und Tabellen ab und arbeiten Sie einheitlich und gemeinsam in Podio. Hier geht es zur Anmeldung.

Axel Springer Plug and Play entscheidet sich für Podio

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Seit Februar 2013 führt das Accelerator-Programm von Axel Springer Plug and Play innovative Start-up-Unternehmen nach ihrer Gründungsphase durch intensives Coaching und Anschubfinanzierung zum Erfolg. Für Axel Springer Plug and Play – mit Sitz in Berlin – kollaborieren die Axel Springer SE und das Plug and Play Tech Center, das zu den führenden Startup-Investoren und Acceleratoren aus dem Silicon Valley zählt. Jährlich werden drei Programmdurchläufe angeboten, für die international jeweils bis zu 15 Start-ups ausgewählt werden. Im Rahmen des dreimonatigen Programms werden die Jungunternehmer mit einer Anschubfinanzierung von 25.000 € ausgestattet und die Teams ziehen in die Büroräume von Axel Spring Plug and Play nach Berlin-Kreuzberg. Workshops, der Zugang zum internationalen Netzwerk sowie umfassendes Mentoring und Coaching sorgen für die individuelle Weiterentwicklung und Realisierung der jungen Geschäftskonzepte. Die Start-ups haben zum Abschluss des Programms die Möglichkeit sich einem renommierten Publikum potentieller Kapitalgeber vorzustellen, um die Folgefinanzierungen zu sichern. Axel Springer Plug and Play erhält fünf Prozent der Unternehmensanteile der geförderten Start-ups.

Die Herausforderung

Um den jungen, kreativen Gründerteams individuelle sowie zielführende Unterstützung zu geben, bedient sich Axel Springer Plug and Play seines hervorragenden internationalen Netzwerkes. Global zu denken und zu vernetzen ist fester Bestandteil der Start-up-Förderung: Einige der Jungunternehmer haben unter anderem die Möglichkeit einen Teil des Programms in Silicon Valley zu absolvieren. Ansonsten ist Berlin als zentraler Ort des Geschehens fix – nur alles drum herum ist eben extrem beweglich. So müssen die zahlreichen Mentoren und Netzwerkpartner in das Programm-Geschehen integriert sowie laufend verschiedenste Veranstaltungen koordiniert werden. Im Mittelpunkt aller Kommunikationsprozesse stehen dabei die geförderten Start-up-Teams, für die ein schneller, stetiger Informationsfluss sowie ein nachhaltiger Wissenstransfer elementar sind. Ein digitaler Treffpunkt, in dem alle Prozesse abgebildet werden und der sich flexibel für alle Ebenen der Kommunikation und Kollaboration rund um das Accelerator-Programm einsetzen lässt, musste her.

Die Lösung

Axel Springer Plug and Play hat sich für Podio entschieden, um sämtliche IT- und Kommunikationsprozesse zentral abzubilden. Für die Implementierung wurde ein Partner benötigt, der bei der Prozessanalyse, der anschließenden Konzeption und Umsetzung unterstützt. Das Team stellte eine Anfrage an Podio – die vorgeschlagenen Kollaborateure wurden ins Boot geholt. Nach einem initialen Workshop wurden gemeinsam die bereits vorhandenen Anläufe analysiert, um alle internen Prozesse in Podio abbilden zu können. Im Anschluss an die Implementierung und die Datenübernahme ließen sich in Zusammenarbeit mit den Kollaborateuren schnell einsatzbereite und verlässliche Strukturen zur Ablauforganisation schaffen, die nun vom Axel Springer Plug and Play-Team nach Bedarf mit maßgeschneiderten Apps angepasst und erweitert werden. Dank der sorgfältigen Konstruktion der Workspaces, in denen die Kommunikation aller Start-ups eines Programmdurchlaufs organisiert ist, konnte Podio in der Praxis schnell überzeugen. Damit sich die Gründerteams von Beginn an sicher in Podio bewegen konnten, wurden sie – ebenso wie das Axel Springer Plug and Play-Team – von den Kollaborateuren in jeweilgen Podio-Trainings vorbereitet. Das Feedback zur Plattform zeigt: Podio ist ein Platz, an dem sich alle gut aufgehoben fühlen und der viel Platz für Ideen und Fortschritt bietet.

Wie hat Podio die Arbeit bei Axel Springer Plug and Play verändert?

Ziel war es die vielschichtigen Kommunikationswege und organisatorischen Abläufe innerhalb von Axel Springer Plug and Play zu strukturieren. Seit mit Podio alles an einem Ort gemanaged werden kann, ist alles einfacher – unsere Arbeitsprozesse sind effizienter geworden. So haben neue Mitarbeiter und unsere Kollegen in den USA sofort Zugriff auf alle relevanten Informationen. Auch der gesamte Bewerbungs- und Entscheidungsprozess zur Auswahl der Start-ups lässt sich – dank Übersicht und Transparenz – optimal abwickeln.

– Charlotte Bilzer, Associate Program & Operations

Wie verliefen die Umstellung und die Zusammenarbeit mit den Kollaborateuren?

Der Entscheidung für Podio folgte eine durch die Kollaborateure begleitete gründliche Analyse der vorhandenen Prozesse. Dank der bedürfnisorientierten Entwicklung der Workspaces und Anwendungen in Podio, dem Support bei der Datenübernahme und der Vergabe von Zugriffsberechtigungen für die verschiedenen Ebenen durch die Kollaborateure – intern für unser Team sowie für die Start-ups – ist schnell ein gewinnbringendes System entstanden. Die Trainings brachten allen Beteiligten Sicherheit im Umgang mit Podio. Heute können wir das System unserem Bedarf entsprechend selber erweitern und unsere Start-ups nutzen Podio sogar für ihre Freizeitgestaltung.

– Jörg Rheinboldt, CEO

Fotos: Rico Seiferth / Kollaborateure

Bericht vom Treffen der Podio User Gruppe in Hamburg

Ein Viertel der stetig wachsenden Usergruppe für Deutschland, Österreich und die Schweiz hat sich am 19. Juni in Hamburg zum ersten Mal persönlich kennengelernt. Die Neugierde aufeinander und die jeweiligen Erfahrungen mit Podio war groß. Die Neuerungen von Podio sowie Tools aus dem Partnernetzwerk wurden vorgestellt und viele spannende Aspekte aus dem Podio-Kosmos diskutiert. Am Ende eines produktiven Tages stand fest: Das muss wiederholt werden.

Eine Gruppe so facettenreich wie Podio selbst

Jeder Nutzer hat seinen ganz eigenen Weg mit Podio beschritten – manche sind von der ersten Stunde dabei, andere erst seit kurzer Zeit. Allen gemein, so wurde schnell deutlich, ist aber die Begeisterung für das Kollaborationstool. In der Vorstellungsrunde ließen die Teilnehmer die anderen an ihrer persönlichen Podio-Geschichte teilhaben. Ob Software-Berater, Entwickler, Prozessberater, Interim-Manager, App-Lotse, Vorstand einer Non-Profit-Organisation, Initiator einer Schulgründung oder Podio Implementierer – die Teilnehmergruppe und ihr jeweiliger Einatz von Podio spiegelte wieder, was Podio als flexibles Organisations- und Kommunikationstool ausmacht: Anpassungsfähigkeit und Mobilität.

Neuerungen in Podio: Der Daumen ist oben

Im April 2014 wurde ein umfassendes Podio-Update veröffentlicht. Auffälligste Änderung war die neu gestaltete Oberfläche. Das Feedback der Teilnehmer fiel innerhalb einer kurzen Diskussion sehr positiv aus – es sei einfach alles noch besser geworden. Ähnlich verhielt es sich mit dem Meinungsbild zum neuen Berechnungsfeld in Podio, das durch Stefan Ukena von den Kollaborateuren vorgestellt wurde. Die Durchführung komplexer Berechnungen mit JavaScript sind ein mächtiges Werkzeug und somit ein Feature, das die Teilnehmer begeistert.

„Kannst du das mal zeigen, bitte?“

Auf der Agenda stand zunächst die Vorstellung interessanter Partnertools durch die Kollaborateure. Die Vor- und Nachteile von Tools wie SmartGantt (Visualisierung im Projektmanagement) und GlobiFlow (Workflow-Automatisierung) wurden im anschließenden Dialog herausgestellt und kritisch hinterfragt. Schlussendlich wird ein erweitertes Funktionsspektrum, das durch solche Partner-Tools entsteht, begrüßt – man ist gespannt auf weitere innovative Tools.

Am Nachmittag folgten die Open Sessions. Dabei wurde live in Podio abgestimmt, was thematisiert werden soll. Die Entscheidung fiel auf die Interaktion zwischen Google und Podio sowie zwei Praxisbeispiele aus dem Alltag. Rico (dieKollaborateure) zeigte anhand seiner „Planung und Abrechnung mehrerer Babysitter“, wie schnell und einfach unübersichtliche Planungs- und Abrechnungsvorgänge in Podio gelöst werden können. Auch die Telefonnotiz, vorgestellt vom Holger von Holger (p3t), zeigte, wie ein simpler Anwendungsfall in Podio eine enorme Wirkung auf die Arbeit im Team hervorbringen kann. Zur Interaktion von Google Apps und Podio ging Rico auf Fragen der Usergruppe ein. Viele bis dato unbekannte Funktionen kamen ans Licht – Wissen wurde geteilt und wichtige Aspekte für eine weitere Recherche nach dem Treffen notiert. Im Anschluss demonstrierte der Applotse Jan Florian Funktionen wie etwa die Einbettung verschiedener Medienformate (z.B. Youtube Videos, Präsentationen, etc.), die im Gespräch aufgegriffen wurden und für Staunen bei den Anwesenden sorgten.

Wo sind eigentlich die Grenzen?

Das noch viel mehr geht, als jeder einzelne Teilnehmer momentan mit Podio macht, war wohl kein Geheimnis. Das es aber so viel mehr zu entdecken und ausprobieren galt vielleicht schon. Anregungen dafür gab es bei diesem ersten Treffen sehr viele. Und, wie es sich für echte “Podios“ gehört, wurden die Themen direkt online weiterdiskutiert. Vielleicht werden zukünftig vermeintliche Grenzen von Podio noch einfacher überschritten, denn was die Teilnehmer an speziellem Know-How mitbringen, ist eine wertvolle Ressource für die Usergruppe.

So geht es weiter

Die Websessions in Podio, in denen je ein User als Experte seine Arbeit mit Podio oder ein Schwerpunktthema vorstellt, haben bereits in der Vergangenheit für die Usergruppe einen wichtigen Input geliefert. Diese werden in Zukunft weiterhin regelmäßig stattfinden, um den regen Austausch über Podio weiter zu fördern. Die Usergruppe freut sich außerdem über den stetigen Zuwachs an Mitgliedern. Spätestens im nächsten Jahr besteht beim zweiten Treffen der Usergruppe für Deutschland, Österreich und die Schweiz wieder die Möglichkeit sich persönlich kennenzulernen.

Wenn Sie sich für die Podio User Gruppe interessieren oder Mitglied werden wollen, dann melden Sie sich hier an.

Podio speichert Daten innerhalb der EU

Insbesondere bei cloud-basierten Arbeitsumgebungen wie Podio, ist Datenschutz das zentrale Anliegen der Nutzer. Die Sicherheit aller mit Podio verwalteten Daten hat bei der Bereitstellung aller Podio-Services deshalb höchste Priorität. Wie die mehrstufige, von vorneherein integrierte Sicherheitsarchitektur die sensiblen Firmendaten in der Cloud umfassend schützt, stellt Citrix in einem White Paper zum Thema Sicherheit bei Podio  vor. Hier die wichtigsten Sicherheitsmaßnahmen im Überblick:

Sicherheit durch Benutzerauthentifizierung

Ein wesentliches Element der Informationssicherheit ist die sichere Identifizierung und Authentifizierung von Personen, die Zugriff auf die Informationen erhalten. Alle Benutzer müssen sich mit einem validierten E-Mail-Konto, das mit einer identifizierten Organisation verbunden ist, registrieren. Darüber hinaus werden zahlreiche Techniken eingesetzt, um einen unbefugten Kontozugriff zu erkennen und verhindern: Dazu gehören die Forderung nach einem komplexen Passwort, eine durch wiederholt erfolglose Login-Versuche ausgelöste Kontensperrung, und die Protokollierung sowie kontinuierliche Überwachung des Kontos auf anormale Aktivitäten.

Alle Zugriffe auf Podio werden nur über Verbindungen, die mit Secure Sockets Layer (SSL) gesichert sind, zugelassen. So bleiben alle zwischen Podio und dem Browser oder der mobilen App des Benutzers weitergeleiteten Informationen sicher vor Lausch- oder Man-in-the-Middle- Angriffen.

Datenzentren in Deutschland und den Niederlanden

Die Daten der Podio-Nutzer werden auf Servern innerhalb der EU – in Frankfurt und Amsterdam – gespeichert und über diese bereitgestellt. Diese Server liegen in hochsicheren Rechenzentren, zu denen nur autorisierte Personen Zugang erhalten. Citrix sorgt mit den aktuellsten Sicherheitsupdates und periodischen Neubewertungen durch interne sowie unabhängige Prüfungen dafür, dass die Server stets dem aktuell höchstmöglichen Schutz unterliegen.

Alle Schutzmaßnahmen der Welt sind sinnlos, wenn nicht jederzeit auf wichtige Daten oder Systeme zugegriffen werden kann. So hat Citrix die Verfügbarkeit zur Top-Priorität erklärt. Der Netzwerkzugriff auf alle beteiligten Systeme ist streng durch Firewalls und andere Netzwerksicherheitsgeräte zur Erkennung und Reaktion auf verschiedene Angriffe gesteuert. Die Verbindung zwischen den Podio-Servern erfolgt über die Nutzung verschlüsselter Rechnernetze (Tunnel). Um die unbeabsichtigte Zerstörung oder die Beschädigung von Daten zu verhindern, werden alle Podio-Systeme stündlich und täglich gesichert, mit Backups verschlüsselt und an einem sicheren Ort Off-Site gespeichert. Zusätzlich enthält die Schnittstelle einen Schutzmechanismus, der eine explizite Benutzerbestätigung vor der Ausführung von Löschanträgen vom Nutzer einfordert.

Sicherheit durch das Podio-Systemdesign

Alle Daten befinden sich in Arbeitsbereichen, die mit spezifischen Organisationen verbunden sind. Nur Benutzern, denen explizit Zugriff auf die Daten gewährt wird, können diese sehen oder modifizieren. Die Konzeption des Systems erfordert, dass bei jeder Zugriffsanfrage durch ein Subsystem geprüft wird, ob der Benutzer entsprechende Rechte zur Ausführung hat. Auch Podio-Mitarbeiter oder -Administratoren können nicht auf Nutzerdaten zugreifen, wenn ihnen nicht das Recht dazu erteilt wird. Im Gegensatz zu einigen Datenmanagementsystemen beinhaltet Podio nämlich nicht das Konzept eines „Superuser“-Zugangs.

Zusätzlich garantieren in Podio beinhaltete Software-Services dafür, dass in jeder Phase der Entwicklung und des Einsatzes von Podio alle Sicherheitstechniken integriert werden. Jede bedeutende Design- und Architekturentscheidung, die ein Nutzer trifft, durchläuft zudem eine sogenannte „Bedrohungsanalyse“. Alle in Hinblick auf die vorgeschlagene Konstruktion vorhersehbaren Gefahren für das System werden hier vor ihrer Umsetzung in Podio gemessen und auswertet.

Das Podio Security-White Paper gibt es (in englischer Sprache) hier.

Bildquelle: Shutterstock/Sergey Nivens

1. Treffen der Podio Usergruppe Deutschland

Die Podio Usergruppe Deutschland…

… ist die Anlaufstelle für alle Podio-Nutzer, Podio-Partner und Kunden im deutschsprachigen Raum. Ideenaustausch, neue Impulse, interessante Projekte: Innerhalb der direkt in Podio integrierten Usergruppe finden angeregte Dialoge und Diskussionen rund um die flexible, cloudbasierte Arbeitsplattform statt. Die Vorstellung von zukunftsweisenden Lösungen, neuen Anwendungen und Strukturen (z.B. in regelmäßigen Online-Meetings), die in Podio realisiert werden, ist wichtiger Bestandteil des aktiven Austauschs. Der wachsende Ideen-Pool wird auch an den Podio-Hauptsitz in Kopenhagen weitergegeben. Zudem fließen Fragestellungen und Lösungskompetenzen der User innerhalb der Gruppe zusammen, wodurch kontinuierlich Mehrwerte innerhalb der Community generiert werden. Betreut wird die Usergruppe für Nutzer aus Deutschland, Österreich und der Schweiz seit März 2013 durch ihre Initiatoren: „Die Kollaborateure“. Als Podio-Experten leisten sie schnelle Hilfestellung, informieren über Neuerungen und sorgen stetig für neuen Input. Werden auch Sie Teil der Podio Usergruppe Deutschland. Hier geht es zur Anmeldung (die Mitgliedschaft ist kostenfrei).

1. Treffen der Podio Usergruppe Deutschland

Am Donnerstag, 19. Juni 2014, findet das erste Treffen der Podio Usergruppe Deutschland außerhalb der Online-Welt statt. Die ideale Gelegenheit, um der künftigen Zusammenarbeit innerhalb der User Group neue, gewinnbringende Strukturen zu verpassen, sich aktiv über Erfahrungen mit Podio auszutauschen sowie interessante Beispiele aus dem vielfältigen Podio-Kosmos kennenzulernen. Eingeladen sind – ob von der ersten Stunde an oder ganz neu dabei – alle Mitglieder der Podio Usergruppe Deutschland.

Die Location

Die Podio Usergruppe Deutschland kommt im schönen Gastwerk Hotel in Hamburg-Bahrenfeld zusammen. Einzigartig – historisch – kreativ: Das Industriedenkmal aus Backstein und Stahl bietet für diesen besonderen Anlass das passende Ambiente.

Das Angebot

Die Kosten für den gesamten Tag betragen pro Person 59 EUR. Enthalten sind Standardtechnik, Tagungsgetränke, Kaffeepausen sowie ein Business-Lunch in Form eines Buffets.

Als Initiatoren der deutschen Usergruppe übernehmen „Die Kollaborateure“ jeweils 29 EUR für jedes Mitglied, sodass die Teilnehmer jeweils nur 30 EUR selber tragen müssen.

Die Agenda

Wir, die Kollaborateure, freuen uns als Veranstalter über eure Ideen und Wünsche bezüglich Gestaltung und Themen unseres ersten gemeinsamen Podio Usergruppen-Treffens. Zur Orientierung und als Diskussionsgrundlage haben wir eine vorläufige Agenda erstellt.

  • Struktur der Podio Usergruppe Deutschland: Was brauchen wir zukünftig, damit alle Mitglieder mehr Nutzen daraus ziehen können?
  • Aktuelle Beispiele für den Einsatz von Podio: Ziel ist, dass wir unser Bewusstsein über App-Building und Strukturausbau in Podio erweitern und anhand erfolgreicher Praxis-Beispiele voneinander lernen. Gerne stellen wir innerhalb eines Vortrags einige Kundenbeispiele vor. Wer möchte noch?
  • Workshops: Vorstellung von Anwendungsfällen, konkreten Herausforderungen bzw. Prozessen, die in Podio umgesetzt werden sollen: Gemeinsame Diskussion zur Lösungsfindung (je nach Teilnehmerzahl auch in verschiedene Bereiche teilbar).
  • Was machen die Partner? Welche Erweiterungen oder sonstige Lösungen gibt es? Wir können dies gerne zusammenstellen und Lösungen aus dem Partnernetzwerk präsentieren.

Anmeldung

Bitte meldet euch direkt innerhalb der Usergruppe in Podio an. Wir freuen uns auf euch!

Podio für die Baubranche

Die Green Building Group baut hochwertige, langlebige und energieeffiziente Häuser für unterschiedliche Bedürfnisse und Lebensphasen. Das Unternehmen hat in vier Hauptstandorten in drei Ländern über 1000 Mitarbeiter, davon viele extern. Seit dem 4. Quartal 2013 nutzen sie das in Podio integrierte Mängelmanagement-Modul. Einfach, umfassend, individualisierbar: Wo die bestehenden IT-Systeme infolge des hohen Informations- und Kommunikationsaufwands innerhalb der Mängelmanagementprozesse an ihre Grenzen gekommen waren, zeigt sich die Podio-Lösung von ihrer besten Seite.

Mängelmanagement auf Baustellen

Eine Baustelle ganz ohne die Entstehung von Mängeln gibt es nicht. Entscheidend ist der richtige Umgang der am Bauprojekt beteiligten Akteure mit auftretenden Mängeln, um Folgekosten und somit das wirtschaftliche Risiko zu minimieren. Ein professionelles Mängelmanagement ist somit ein wichtiger Erfolgsfaktor von Bauprojekten. Die Green Building Group hat sich deshalb für die Integration ihres Mängelmanagements in Podio entschieden – und konnte mit dem Einsatz des neuen, individualisierten Moduls seine Mängelmanagementprozesse innerhalb kürzester Zeit maßgeblich optimieren.

Die Herausforderung: Viele Informationen, viele Schnittstellen

Ein Blick auf die Baustelle vor dem Einsatz von Podio im Mängelmanagement: Fertighaus-Teile werden angeliefert und die Montagekolonne beginnt mit dem Aufbau. Sie erkennen gegebenenfalls bereits in diesem Stadium erste Mängel verschiedenster Art, die während des Transports oder bei der Herstellung im Werk entstanden sind. Obwohl die Arbeiter der Kolonne die ersten auf der Baustelle sind, haben sie die wenigsten Zugänge zu den vorhandenen Systemen, die der Erfassung und Dokumentation der Mängel dienen. Doch alle Informationen zu den festgestellten Mängeln müssen möglichst schnell von dem Leiter der Kolonne an den Bauleiter weitergegeben werden. Wann und in welcher Form dies geschieht, ist nicht vorgegeben – genutzt werden händisch ausgefüllte Papiere, Excellisten sowie der persönliche Kontakt. Im Anschluss muss die Informationsweitergabe durch den Bauleiter an die Serviceabteilung fortgesetzt werden, damit diese den weiteren Prozess der Mängelbeseitigung koordinieren kann. Es entstehen immer mehr Schnittstellen zwischen den Projektbeteiligten – und es kommt häufig zur mehrfachen Erfassung der Mängel durch die Verantwortlichen. Die Nachteile solcher Strukturen haben die Mitarbeiter der Green Building Group dank ihres hohen persönlichen Engagements ausgleichen können. Die genannten Herausforderungen wurden in Analysen und Machbarkeitsüberlegungen einbezogen – und das Optimierungspotential dank einer flexiblen Podio-Lösung voll ausgeschöpft.

Die Lösung: Mängelerfassung und -dokumentation in Echtzeit

Heute hat sich die Art der Kommunikation innerhalb des Mängelmanagements für die Mitarbeiter der Green Building Group grundlegend verändert: Mithilfe des Mängelmanagement-Moduls werden die Mängel einer Baustelle sofort mit mobilen Endgeräten wie Smartphone und Tablet erfasst und im gleichen Schritt mit allen relevanten Informationen sowie zugehörigen Fotos in Podio dokumentiert. Alle verantwortlichen Stellen erfahren nun über das Internet in Echtzeit von der Feststellung und der Art des Mangels. Dieser kann nun direkt bearbeitet werden, während der Bearbeitungsstand von allen an der Abwicklung beteiligten Personen eingesehen werden kann. Die zugehörigen Kommunikationswege sind dank Chat- und Kommentarfunktionen oder der Möglichkeit zu Video-Konferenzen nun direkt, schnell und zielgerichtet. Somit sind nicht nur die Schnittstellen auf ein Minimum reduziert worden, sondern zugleich ist die lückenlose Dokumentation aller Bearbeitungsschritte innerhalb von Podio gewährleistet. Statt riesigen Papierakten wird jetzt auf der Baustelle lediglich ein Tablet-PC benötigt, mit dem jederzeit alle Informationen rund um die Baustelle abgerufen werden kann – fehlende Unterlagen oder veraltete Informationsstände gehören somit der Vergangenheit an.

Maximal erhöhte Transparenz – Statistiken und Kostenerfassung

Die direkte Erfassung und Dokumentation der Mängel in Echtzeit ermöglicht die automatisierte Auswertung der Mängel-Daten sowie die Erstellung zugehöriger Statistiken. Eine enorme Arbeitserleichterung, denn: Alle Mängel werden kategorisch, z.B. pro Baustelle, pro Montagekolonne oder pro Art des Mangels, im System erfasst und ausgewertet – vor der Nutzung von Podio mussten solche Statistiken pro Halbjahr händisch erstellt werden.

Das Mängelmanagement-Modul der Green Building Group ist außerdem direkt mit einer weiteren Anwendung verknüpft, in der alle zusätzlichen, aufgrund von Mängeln entstandenen Kosten erfasst werden. Diese Mehrkosten werden auf den entsprechenden Mangel referenziert und wie oben beschrieben nach verschiedenen Mangelkategorien und den Verursachern (extern/intern) ausgewertet. Auch eine zusätzliche Verknüpfung des Mängelmanagement-Moduls mit der Zeiterfassung für die Lohnbuchhaltung ist angedacht.

Sollten Sie Hilfe bei der Implementierung durch einen deutschen Partner wünschen, so kontaktieren Sie uns gerne.

Bildquelle: Goodluz/www.shutterstock.com

Podio veröffentlicht das bis dato größte Produkt-Update

Teamarbeit produktiver zu machen, indem Teams die Kontrolle über die Werkzeuge gegeben wird, mit denen sie arbeiten: Die Mission des revolutionären Konzepts von Podio hat die Arbeitsweise in hunderttausenden Unternehmen grundlegend verändert – jetzt stellen die Macher das bisher umfassendste Update der beliebten Kollaborationsplattform vor. Den Änderungen ging ein umfassender Forschungsprozess – einschließlich Interviews mit hunderten Podio-Nutzern – voraus.

Konzentration auf das Wesentliche – mehr Leistung für Sie

Das neue Podio hat nicht nur einen neuen, klaren Look. Es bietet vor allem neue, spannende Funktionen zur Effektivitätssteigerung Ihrer Arbeit. Im Zentrum des Updates stand die Vereinfachung der Kernfunktionalität von Podio – also der Nutzung maßgeschneiderter Apps – bei gleichzeitiger Verbesserung der Leistung. So zählen zu den vorgenommenen Verbesserungen eine schnellere Benutzeroberfläche, ein intuitives Drag-and-Drop-Design und leistungsfähigere Möglichkeiten, um innerhalb von Podio Aufgaben zu automatisieren und zu verlinken.

Jetzt noch einfacher: Apps erstellen und anpassen

Mehr als eine Million Apps wurden von Nutzern in Podio bislang geschaffen – und damit viele einzigartige Möglichkeiten, Arbeit effizient zu erledigen. Mit Blick auf die Nutzer-Erfahrungen wurde die App-Erstellung und -Anpassung neu konzipiert und optisch neu aufbereitet. So wurde unter anderem der reglementierte Prozess zur Strukturierung der Inhalte mit Podio entfernt. Apps können jetzt zeitsparend im laufenden Betrieb erstellt und angepasst sowie zeitgleich mit Inhalten gefüllt werden. Dieses englischsprachige Video zeigt, wie die Erstellung eigener Work-Apps in Podio funktioniert: Create your own work apps with Podio (englisch)

Alles auf schnell

Die auffälligste Änderung ist die neue Schnell- und Detailansicht. Hierzu haben die Kollaborateure ein kurzes Video für Sie erstellt: Die neue Schnell- und Detailansicht kurz erklärt.

Doch nicht nur das neue Design für einen perfekten Überblick gestaltet die Arbeit deutlich schneller – zusätzlich sorgt die neue Technologie hinter Podio dafür, dass Inhalte mehr als 200% schneller geladen werden.

Für weitere Informationen zum großen Update besuchen Sie den Podio Blog (englisch).

Rat an alle Podio-Administratoren

Die Kollaborateure möchten allen Podio-Administratoren an dieser Stelle noch einen Rat mit auf den Weg geben: Informieren Sie Ihre Kollegen über die neue Schaltfläche „Vorlage bearbeiten“. Sie sollten alle Podio-Anwender mit den Rollen „Admin“ und „Regulär“ darauf hinweisen, dass sie mit dieser Funktion die Ansicht für alle Mitarbeiter ändern, nicht nur für sich selber. Am besten legen Sie ihren Kollegen nahe, dass sie die Schaltfläche nur in Rücksprache mit einem erfahrenen Podio-Anwender benutzen sollten.

Falls Sie zusätzliche Hilfe oder Schulungen benötigen, so kontaktieren Sie uns gerne.

Die Kommunikationslotsen setzen auf Podio

Die Kommunikationslotsen beraten und begleiten Teams, Abteilungen und Organisationen bei der Planung und Durchführung von komplexen Veränderungs- bzw. Entwicklungsprozessen und Zukunftsprojekten. Dabei setzt das interdisziplinäre Team aus Beratern und Visualisierern vor allem auf die Weitergabe von Erfahrungswissen aus den Ansätzen des Facilitation und des Visual Facilitating sowie dem Bereich der Dialog- und Großgruppenformate. Um ihren Kunden entsprechende Fertigkeiten und Methoden an die Hand zu geben, bieten die Kommunikationslotsen sowohl offene Trainings als auch Inhouse-Fortbildungen an. Aus der Praxis heraus entwickelt das Beratungsunternehmen zugehörige Produkte und Tools, die sie über einen Partner-Shop vertreiben.

Die Herausforderung

Die Zentrale der Kommunikationslotsen ist in Köln, das etwa 20-köpfige Team aus festen Mitarbeitern und assoziierten Partnern aber stets in Bewegung – deutschlandweit ebenso wie im Ausland. Sie bieten ein breites, stufenweise aufgebautes Fortbildungsangebot an verschiedenen Orten sowie auf die Kunden zugeschnittene Inhouse-Lösungen. Für jeden Einsatz erfolgt die Zusammenstellung von passenden Lotsenteams. Die flexiblen Angebote erfordern flexible, über Distanzen gut vernetzte Lotsen und eine übersichtliche Kunden- und Seminarverwaltung. Zusätzlicher Koordinationsaufwand ergibt sich aus der Kooperation mit einem Shop als Vertriebspartner der eigenen Produkte und der Zusammenarbeit mit neuen Beraterpersönlichkeiten. Wer arbeitet an was, mit wem, wann und wo? Mit Exel- und Papierlisten, Telefon, Email und der professionsbedingt ausgeprägten Affinität zu Kommunikationsprozessen konnte das erfahrene Team seine Abläufe bewältigen. Doch dies bedeutete zu viel Aufwand – vor allem für echte Kommunikationsexperten.

Die Lösung

Die Kommunikationslotsen setzen mit Podio auf eine flexible IT- und Kommunikationsinfrastruktur, die ihnen stetigen und ortsunabhängigen Informationsfluss sowie strukturierte, kontextbezogene Kommunikationsprozesse inner- und außerhalb der inderdisziplinären Beraterteams ermöglicht. Kommunikation und Kollaboration sind als essentielle Begleiter der Lotsen nun im Tagesgeschäft innerhalb eines Systems verwirklicht. Auf einen Blick ist nun sichtbar, welcher Kunde von welchem Beraterteam betreut wird, welche Angebote dieser bereits genutzt hat oder was zukünftig geplant ist. Jeder Mitarbeiter kann seine Prozesse abbilden und derer anderer Kollegen folgen. Während der an die Bedürfnisse des Teams angepassten Einführung von Podio, stetig begleitet durch die Kollaborateure, standen zunächst die Umsetzung der Kundenverwaltung und Interessentengewinnung im Fokus. Anwendungen zur Verwaltung von Seminaren mit Teilnehmerlisten und Ressourcenbelegung sowie eine Schnittstelle zum Shop sind ebenfalls Teil der Implementierung. Podio erleichtert den Kommunikationslotsen heute nicht nur das Arbeitsleben, sondern steht auch ganz im Zeichen des Facilitation-Ansatzes: Beteiligungs- und Dialogorientierung, Perspektivenvielfalt und kollektive Intelligenz…

Welche Argumente sprachen aus Sicht des Unternehmens für Podio?

Wir brauchten unkomplizierte, schnelle Kommunikationswege, die zu unserer Arbeitsweise passen. Wir arbeiten an vielen verschiedenen Orten und Projekten – was wir wollten war mehr Transparenz und Übersicht an den Schnittstellen der Projektarbeit sowie in der Organisation. Mit Podio haben wir einen Ort gefunden, an dem wir alle zusammenkommen, uns austauschen, informieren und gemeinsam organisieren können – immer und überall.

Verena Hanke, Projektleitung

Wie verlief die Umstellung und die Zusammenarbeit mit den Kollaborateuren?

Von der Vision bis zu den fertigen Anwendungen in Podio haben wir gemeinsam mit den Kollaborateuren eine intensive Entwicklungsphase durchlebt. Nachdem unsere Projektleitung Podio zunächst getestet hat, begann mit Hinzuziehung der Kollaborateure die eigentliche Gestaltung und Einführung des Systems. Im Mittelpunkt ihrer Unterstützung stand die Realisierung von exakt den Features, die wir wirklich benötigen. Zusammengearbeitet wurde ausschließlich in Online–Meetings – ebenso regelmäßig wie spontan, wenn Rat gefragt war.

Holger Scholz, Geschäftsführer

http://www.kommunikationslotsen.de/

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